Wręczanie wypowiedzeń umowy o pracę a ochrona danych osobowych

Pracownicy próbują różnych sztuczek, by podważyć skuteczność wypowiedzenia. Często nie przyjmują pisma o zwolnieniu albo idą na nagłe L-4 wydane od początku dnia pracy, w którym szef próbował wręczyć wymówienie.

By mieć pewność, że do wypowiedzenia umowy faktycznie doszło i zwalniany nie będzie podważał tego faktu, pracodawcy posuwają się do dokonywania wypowiedzeń na forum publicznym.

Oczywiście przy przekazywaniu pożegnalnego pisma mogą towarzyszyć świadkowie, ale nie każdy może nim być. Lepiej o tym pamiętać, bo nieprzestrzeganie tej zasady może dla zatrudniającego być brzemienne w skutkach. Oto jeden z listów, który ostatnio dotarł do redakcji.

- Od początku roku próbuję zwolnić pracownika. Ten, gdy tylko dowiedział się, że grozi mu wypowiedzenie, poszedł na zwolnienie lekarskie.

Pozostałe dwukrotne próby wręczenia mu wymówienia też spełzły na niczym z jego winy – raz wyszedł z pracy po telefonie od kadrowej z zapytaniem, czy jest przy biurku, innym razem udał się na pilną i ponoć wcześniej zaplanowaną rozmowę z kontrahentem. W końcu, w przypływie złości w obecności innych pracowników sam wręczyłem mu wypowiedzenie umowy o pracę.

Chciałem w ten sposób mieć pewność, że pracownik nie ucieknie przed kadrową po raz kolejny i w końcu uda nam się z nim rozstać. Teraz osoba ta zarzuca mi, że niezgodnie z prawem rozwiązałem z nim umowę o pracę. Sprawa ma trafić do sądu. Czy pracownik ma rację?

– pyta czytelnik.

Zakładając, że pracodawca dopełnił wszelkich formalności składając pracownikowi wypowiedzenie, tzn. że było ono sporządzone na piśmie, zawierało pouczenie o możliwości odwołania się pracownika do sądu pracy oraz – w przypadku umowy zawartej na czas nieokreślony określało przyczynę wypowiedzenia umowy, należy uznać, że pismo wypowiadające angaż zostało dostarczone skutecznie. To nie ulega wątpliwości.

Ale rzeczywiście w tym przypadku można mieć uzasadnione przypuszczenia, że pracodawca naruszył przepisy. Co prawda naruszenie to nie dotyczy kodeksowych przepisów o wypowiadaniu umów, ale tych z ustawy o ochronie danych osobowych. To jednak nie umniejsza przewinienia zatrudniającego. Na czym polega błąd pracodawcy?

Wręczając wypowiedzenie czy dyscyplinarkę na firmowym forum publicznym istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo naruszenia art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych.

Asysta dozwolona, ale z wyjątkami

Wręczenie przez pracodawcę pisma wypowiadającego angaż w obecności innego pracownika jest zgodne z prawem pod warunkiem, że towarzyszem szefa przy doręczeniu wymówienia jest bądź osoba zajmująca się w imieniu pracodawcy sprawami kadrowymi (np. kadrowa czy dyrektor personalny), bądź przedstawiciel związku zawodowego, do którego należy zwalniana z pracy osoba.

Takie wnioski wyciągnąć można także z rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Wskazuje ono, że dokumentację pracowniczą należy prowadzić w formie akt osobowych i powinna ona zawierać m.in. dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia i związane z jego ustaniem.

Teczki do wglądu dla wybranych

Zestaw akt osobowych pracowników stanowi zbiór danych osobowych. Zawierają bowiem dane osobowe zatrudnionych, mają określoną strukturę oraz są dostępne według określonych kryteriów (np. kryterium alfabetyczne).

Tym samym spełnione są ustawowe warunki dla uznania zestawu danych osobowych za zbiór danych. W konsekwencji przetwarzanie (np. zbieranie, udostępnianie czy przechowywanie) należących do tego zbioru danych informacji o pracowniku podlega zasadom określonym w ustawie o ochronie danych osobowych.

Żadne przepisy nie uprawniają pracodawcy do udostępniania pracownikom informacji o osobach, z którymi rozwiąże umowy o pracę, podobnie jak np. o nałożeniu kary porządkowej. Jedyną przesłanką uprawniającą szefa do udostępnienia innym zatrudnionym tego typu informacji jest zgoda osoby, której te dane dotyczą (art. 23 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych; tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Udostępnienie tych informacji bez zgody zwolnionego pracownika stanowi naruszenie jego prawa do ochrony danych osobowych. Pracodawca naraża się też na zarzut naruszenia dóbr osobistych zatrudnionego.

Potwierdził to również Generalny Inspektor Danych Osobowych (decyzja nr DOLiS/DEC-997/11) wydanej w listopadzie 2011 r.

Konieczne upoważnienie

GIODO potwierdził, że pracodawca musi udostępnić dostęp do danych pracownika osobie, która ma być świadkiem wręczania mu wypowiedzenia. Sprawa dotyczyła pracownicy banku, której szef wręczył oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę w obecności innego zatrudnionego, który nie był pracownikiem kadr.

Skarżąca uważała, że pracodawca postępując w ten sposób dopuścił się udostępnienia jej danych osobowych bez jej zgody osobie postronnej nieuprawnionej do posiadania takich informacji.

Z przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących w banku wynikało, że pismo w sprawie rozwiązania umowy o pracę wręcza pracownikowi dyrektor, bezpośredni przełożony lub nadzorujący dyrektor banku, w obecności drugiego wskazanego przez siebie pracownika.

W tym jednak przypadku pracodawca nie dopuścił się naruszenia prawa, ponieważ osoba asystująca dyrektorowi przy wypowiedzeniu posiadała nadane jej dwa dni wcześniej upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pracowników oddziału banku w czynnościach związanych z wręczaniem wypowiedzenia umowy o pracę. Upoważnienie obowiązywało w dniu, w którym pracownica otrzymała wymówienie. Dlatego pracodawca działał zgodnie z prawem.

Jak zatem w świetle przepisów o ochronie danych osobowych pracodawca powinien zachować się w sytuacjach związanych z koniecznością udokumentowania faktu wręczenia wypowiedzenia umowy o pracę przez oświadczenie świadka?

Ważne umocowanie

Zdaniem GIODO nie każda wskazana przez pracodawcę osoba może być świadkiem przy wręczaniu wypowiedzenia umowy o pracę. Pracodawca, wręczając takie oświadczenie w obecności osoby trzeciej, musi zadbać, aby posiadała one stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zwalnianej osoby. Przepisy ustawy o ochronie danych osobowych nakładają ponadto na pracodawcę, jako administratora danych, obowiązek dołożenia szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą (art. 26 ust. 1 tej ustawy).

Osoby obecne w charakterze świadków podczas dokonywania określonych czynności (w omawianym przypadku – wręczenia pisma z informacją o wypowiedzeniu umowy o pracę) nabywają w związku z tymi czynnościami określoną wiedzę. W konsekwencji świadkiem nie może być posiadający upoważnienie do przetwarzania danych, ale bez dostępu do informacji, których czynności dotyczą.

Często stosowana praktyka, która polega na wręczeniu nagany lub wypowiedzenia przez pracownika działu personalnego w obecności jego bezpośredniego przełożonego, jest w pełni zgodna z ustawą o ochronie danych osobowych pod warunkiem, że każda z tych osób ma nadane przez pracodawcę imienne upoważnienie do dostępu do zbioru zawierającego dane osobowe pracowników w zakresie obejmującym, tzn. sposób rozwiązania umowy o pracę.

Upoważnienia nadaje pracodawca lub działająca w jego imieniu osoba – najczęściej administrator bezpieczeństwa informacji, nadzorujący przestrzeganie zasad ochrony danych, którego powinien wyznaczyć każdy pracodawca.

GIODO nie cofnie pisma szefa

Udostępnienie danych lub umożliwienie dostępu do nich osobom nieupoważnionym jest zagrożone odpowiedzialnością karną przewidzianą w art. 51 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Jednak jeśli pracodawca dopuści się takiej przewiny, to wcale nie oznacza, że wypowiedzenie czy dyscyplinarka będzie nieskuteczna. Umowa rozwiąże się na zasadach ogólnych z upływem okresu wypowiedzenia lub ze skutkiem natychmiastowym (w przypadku zwolnienia bez wypowiedzenia).

Co więcej, nie ma co liczyć na to, że GIODO doprowadzi do cofnięcia nieprawidłowo wręczonego wypowiedzenia. Art. 18 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych nie daje mu takich uprawnień. Może natomiast, w drodze decyzji administracyjnej, nakazać przywrócenie stanu zgodnego z prawem, a w szczególności:

- usunięcie uchybień,

- uzupełnienie, uaktualnienie, sprostowanie, udostępnienie lub nieudostępnienie danych osobowych,

- zastosowanie dodatkowych środków zabezpieczających zgromadzone dane osobowe,