Prywatny telefon pracownika a urlop wypoczynkowy

- Czy szef może się domagać podania prywatnego telefonu przed udaniem się pracownika na urlop? W naszej firmie często pracodawca przed udzieleniem pracownikowi zgody na urlop chce, by ten zapisał mu swój prywatny numer telefonu. Stawia taki warunek na wypadek konieczności odwołania go z tego wolnego. Czy jest to prawnie dopuszczalne?

– pyta czytelnik.

Przepisy kodeksu pracy gwarantują pracownikowi prawo do corocznego, nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że poza wyjątkowymi okolicznościami pracodawca nie może zakłócać ani przerywać urlopu pracownika.

Odwołanie wypoczywającego z urlopu może nastąpić tylko w sytuacji, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:

- wystąpiły szczególne okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,

- jeżeli nieobecność pracownika w pracy spowodowałaby poważne zakłócenia w funkcjonowaniu zakładu pracy.

Jako przykład takiej przesłanki można wskazać awarię urządzeń, które obsługuje pracownik, czy też kontrolę na stanowisku pracy zajmowanym przez podwładnego.

Przepisy k.p., które przewidują możliwość odwołania pracownika z urlopu, nie precyzują przy tym formy, w jakiej to powinno nastąpić. To oznacza, że jeżeli pracodawca nie dysponuje prywatnym numerem telefonu pracownika ani prywatnym adresem e-mailowy, w praktyce odwołanie go z urlopu może się okazać niemożliwe.

Nie oznacza to jednak, że pracownik ma obowiązek podać pracodawcy swój prywatny numer telefonu stacjonarnego lub komórkowego, prywatny adres e-mailowy. Tym bardziej nie może to być warunek udzielenia mu urlopu. Zatrudniony może oczywiście dobrowolnie ujawnić takie dane, ale pracodawca nie może tego na nim wymuszać.

Jeśli pracownik nie poda swoich prywatnych danych kontaktowych, nie ma podstaw do tego, by uznać, że nie stosuje się do polecenia pracodawcy. A nawet jeśli ujawni swój numer telefonu, nie oznacza to, że musi odbierać połączenia w sprawach służbowych. Szef nie może wówczas zastosować wobec niego żadnych sankcji z tego powodu.

To nie koncert życzeń

Kodeks pracy określa zamknięty katalog danych, jakich pracodawca może żądać od pracownika. Są to wyłącznie takie dane, jak:

- imię (imiona) i nazwisko,

- imiona rodziców,

- data urodzenia,

- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

- wykształcenie,

- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Poza wymienionymi wyżej danymi pracodawca może żądać od pracownika podania danych dotyczących imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci, ale tylko w sytuacji, gdy ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawiepracy.

Pracodawca może prosić podwładnego o podanie numeru PESEL.

Innych danych pracodawca może żądać wtedy, gdy wynika to z odrębnych przepisów. Chodzi tu np. o dane dotyczące karalności pracownika, jeżeli z przepisu ustawy wynika wymóg niekaralności pracownika przy zatrudnianiu na danym stanowisku.

Prawo do prywatności

Warto w tym miejscu wskazać na przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). W świetle jej art. 23 ust. 1 pkt 1, pkt 2 i pkt 5 przetwarzanie danych jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy:

- osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę (za wyjątkiem sytuacji, gdy chodzi o usunięcie dotyczących jej danych),

- jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

- jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Pozyskiwanie przez pracodawcę danych osobowych od pracownika musi być adekwatne do celu, w jakim są przetwarzane. Taki pogląd prezentują sądy, jak również Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (dalej: GIODO).

Przykładowo w wyroku z 1 grudnia 2005 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny (II SA/Wa 917/05) orzekł, że zgadza się z poglądem wyrażonym przez GIODO, że pozyskiwanie przez spółkę danych osobowych w zakresie szerszym niż jest to niezbędne dla osiągnięcia celów przetwarzania danych, nie może prowadzić do naruszania sfery prywatności klientów.

Jak podkreślił WSA, nawet jeżeli jedną z przesłanek legalizujących przetwarzanie danych stanowi zgoda podmiotu danych, to zbierane informacje nie mogą wykraczać poza niezbędny zakres do realizacji zamierzonego zgodnego z prawem celu. Sąd podkreślił, że zasada adekwatności ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swoimi danymi a interesem administratora danych.

Administrator danych nie może w żaden sposób stawiać swego interesu ponad dobro osoby, której dane przetwarza. Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim to jest niezbędne do wypełniania celu, w jakim dane są przez niego przetwarzane – stwierdził WSA.

W świetle powyższego należy uznać, że domaganie się od pracowników podawania prywatnego numeru telefonu lub adresu e-mailowego narusza ich prywatność.

Odstępstwo od reguły

Pracodawca może prosić pracownika o podanie prywatnych danych kontaktowych w wyjątkowych przypadkach. Dotyczy to osób kluczowych dla firmy, których odwołanie z wypoczynku może być niezbędne dla funkcjonowania firmy. Zasady te i konkretne stanowiska osób, których to dotyczy, powinny wynikać z wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy.

Przykład