Biuro informacji gospodarczej: zasady funkcjonowania

Zatory płatnicze to jeden z problemów polskiej gospodarki. Obecnie tylko 30 proc. wierzytelności w Polsce jest spłacanych w terminie, wobec 60 proc. w Niemczech i 50 proc. w Stanach Zjednoczonych. Biorąc pod uwagę liczbę płatności przeterminowanych o ponad 4 miesiące, to jesteśmy w europejskiej czołówce. Problem dotyka w szczególności małych i średnich przedsiębiorstw.

Można się spodziewać, że w czasie spowolnienia gospodarczego wskaźniki te nie tylko nie będą się poprawiać, ale mogą ulec dalszemu pogorszeniu. Zatory finansowe są w stanie doprowadzić do bankructwa nawet najlepiej funkcjonujące przedsiębiorstwo.

Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy starają się sprawdzać wiarygodność finansową potencjalnych i obecnych kontrahentów, tak aby zminimalizować ryzyko zaistnienia sytuacji, w której nie otrzymają zapłaty za wykonane przez siebie czynności. W  tym celu mogą posłużyć się ofertą biur informacji gospodarczej.

Zasady ich funkcjonowania określa ustawa z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (dalej: ustawa). Ten akt prawny określa zasady udostępniania informacji gospodarczych dotyczących wiarygodności płatniczej, a także tworzenia i działania biur informacji gospodarczej.

Pośrednictwo w udostępnianiu

Przedmiotem działalności gospodarczej biura jest pośrednictwo w udostępnianiu informacji gospodarczych, polegające na przyjmowaniu informacji gospodarczych od wierzycieli, przechowywaniu i ujawnianiu ich. W praktyce działalność biur informacji gospodarczych polega na zbieraniu takich informacji i odpłatnym udzielaniu ich klientom. W swojej ofercie posiadają m.in.: sprawdzanie kontrahentów pod kątem wiarygodności finansowej, monitorowanie finansowe kontrahentów i konkurencji (warto o niej wiedzieć jak najwięcej). Można zlecić także biuru sprawdzenie samego siebie pod kątem figurowania na liście dłużników.

Przedsiębiorstwa znajdujące się w rejestrach biur informacji gospodarczych  mają utrudniony dostęp do wszelkich form kredytowania (zanim ktoś udzie- li kredytu, sprawdzi daną firmę; gdy ta będzie figurować w rejestrach, zapewne kredytu nie otrzyma jako podmiot potencjalnie nierzetelny finansowo). System informacji gospodarczej w swej istocie ma więc po pierwsze motywować do terminowej zapłaty należności, po drugie eliminować z obrotu nierzetelnych kontrahentów.

Przedmiotem działalności gospodarczej biura może być również przetwarzanie archiwalnych informacji gospodarczych dla celów statystycznych, dotyczących dłużników niebędących konsumentami, zarządzanie majątkiem biura, a także prowadzenie działalności szkoleniowej lub edukacyjnej w zakresie objętym działalnością biura.

Uwaga!

Przychody z tytułu prowadzenia działalności w dwóch ostatnich z wymienionych obszarów nie mogą przekraczać 10 proc. ogólnych przychodów biura.

Trzeba mieć polisę

Na biurach informacji gospodarczej ciąży ustawowy obowiązek zabezpieczenia roszczeń o naprawienie szkody, która może wyniknąć w związku z działalnością gospodarczą biura. Jego wypełnienie może nastąpić w drodze zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, zlecenia udzielenia gwarancji bankowej lub poręczenia bankowego.

Kolejnym obowiązkiem jest używanie w firmie przedsiębiorstwa wyrazów „biuro informacji gospodarczej”. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „BIG”. Przedsiębiorcy nieprowadzący działalności gospodarczej w zakresie udostępniania informacji gospodarczej, z mocy prawa, nie mogą posługiwać się wspomnianym zwrotem oraz skrótem.

Ustawa daje biurom możliwość wymieniania danych dotyczących wiarygodności płatniczej z instytucjami dysponującymi takimi danymi, które mają siedzibę w państwach członkowskich Unii Europejskiej, Kon- federacji Szwajcarskiej lub państwach członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronach umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Jaka forma prawna

Biuro informacji gospodarczej, zwane dalej „biurem”, może być prowadzone wyłącznie w formie spółki akcyjnej, o kapitale zakładowym nie mniejszym niż 4 mln złotych. Akcje biura są akcjami imiennymi. Nie jest dopuszczalna zamiana akcji imiennych na akcje na okaziciela. Akcje, których łączna wartość nominalna nie przekracza minimalnej ustawowej kwoty kapitału zakładowego, mogą być obejmowane wyłącznie za wkłady pieniężne i muszą być opłacone w całości przed zarejestrowaniem biura.

W skład organów biura nie mogą wchodzić osoby skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo umyślne lub umyślne przestępstwo skarbowe. Ma to na celu uniknięcie sytuacji, w której udostępnianiem informacji gospodarczej zajmowałyby się, przynajmniej na poziomie zarządczym, osoby nieuczciwe.

Zarząd biura jest zobowiązany do uchwalenia regulaminu zarządzania danymi. Określa on w szczególności:

- stosowane rozwiązania organizacyjne oraz techniczne związane z przyjmowaniem, przechowywaniem, ujawnianiem, aktualizacją, usuwaniem informacji gospodarczych oraz przetwarzaniem archiwalnych informacji gospodarczych;

- sposoby zabezpieczenia informacji gospodarczych;

- sposób i metody realizacji prawa dostępu do informacji gospodarczych przez podmioty, których dotyczą informacje, oraz uzyskania informacji z rejestru zapytań;

- sposób informowania o opłatach za usługi świadczone przez biuro;

- sposoby składania wniosku o ujawnienie informacji gospodarczych;

- formy ujawniania informacji gospodarczych.

Regulamin podlega zatwierdzeniu, w drodze decyzji, wydanej przez ministra właściwego do spraw gospodarki. Przy jej wydaniu zasięga on opinii generalnego inspektora ochrony danych osobowych. Generalnie regulamin nie zostanie zatwierdzony, jeżeli zawiera postanowienia sprzeczne z ustawą lub z przepisami odrębnymi.

Zatwierdzony regulamin jest ogłaszany w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Taki sam tryb postępowania jest stosowany przy wprowadzaniu i zatwierdzaniu zmian w regulaminie. Trzeba pamiętać, że biuro nie może rozpocząć działalności przed zatwierdzeniem regulaminu.

Wymagalne zobowiązanie

Wierzyciel może przekazywać do biura informacje gospodarcze w celu ich ujawnienia, jeżeli zawarł z biurem umowę (zawartą na piśmie pod rygorem nieważności) o udostępnianie informacji gospodarczych.

Ustawa określa przesłanki, które muszą być spełnione, aby wierzyciel mógł przekazać informacje gospodarcze do biura. Różnią się one w zależności od tego, kogo dotyczą informacje – konsumenta czy też innego podmiotu. Generalnie musi istnieć wymagalne zobowiązanie w wysokości minimalnej określone ustawą oraz musi być przeterminowane przez określony czas.

Biuro ujawnia tylko aktualne informacje gospodarcze w formach określonych w regulaminie, w szczególności w drodze teletransmisji. Ujawnianie informacji gospodarczych przez biuro jest odpłatne. Wysokość opłat określa cennik uchwalany przez zarząd biura.

Uwaga!

Podmiot, który otrzymał informacje gospodarcze od biura, jest obowiązany usunąć je w terminie 90 dni od dnia ich otrzymania. Obowiązek ten dotyczy również biura w zakresie informacji gospodarczych otrzymanych od innego biura.

Ustawa określa także przypadki, w których biuro jest zobowiązane do usunięcia informacji gospodarczych. Ma to na celu uniknięcie sytuacji, w której w rejestrach figurowałyby krzywdzące informacje.

Zakres nadzoru

Nadzór nad biurem sprawuje minister właściwy do spraw gospodarki w zakresie zgodności wykonywanej działalności gospodarczej z ustawą i regulaminem.

Osoba upoważniona przez ministra właściwego do spraw gospodarki w celu ustalenia stanu faktycznego może przeprowadzić kontrolę działalności gospodarczej biura. Do kontroli trzeba być dobrze przygotowanym. Dlatego ważne jest, aby znać uprawnienia kontrolującego.

Jakie uprawnienia inspektora