Podmioty wytwarzające i odbierające odpady robią to na bieżąco przez cały rok.
Są też wyjątki, dzięki którym niekiedy nie trzeba tego robić bądź obowiązek ten jest ograniczony.
Posiadacz odpadów (czyli każdy, kto faktycznie nimi włada – wytwórca, osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna z wyłączeniem prowadzącego działalność w zakresie transportu odpadów) musi prowadzić ewidencję.
Określa ona masę i rodzaj poszczególnych odpadów zgodnie z ich katalogiem i listą odpadów niebezpiecznych rozporządzenie ministra środowiska z 27 września 2001 r. w sprawie katalogu odpadów (DzU z 8 października 2001 r., nr 112, poz. 1206).
Jeżeli firma zajmuje się działalnością w zakresie odzysku lub unieszkodliwiania odpadów, to ewidencja powinna też obejmować sposoby gospodarowania nimi, a także dane o ich pochodzeniu i miejscu przeznaczenia.
Ci, którzy przekazują śmieci na składowisko oraz zarządzający składowiskiem dodatkowo podają podstawową charakterystykę odpadów oraz wyniki testów zgodności (niezbędne są do tego m.in. badania chemiczne).
określa formularze służące do prowadzenia ewidencji odpadów. Są to:
• karta ewidencji odpadów,
• karta ewidencji komunalnych osadów ściekowych (wypełnia wytwórca osadów, np. oczyszczalnia ścieków),
• karta ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego (wypełnia prowadzący zakład przetwarzania sprzętu),
• karty ewidencji pojazdu wycofanego z eksploatacji (wypełnia ją prowadzący stację demontażu oraz prowadzący punkt zbierania pojazdów),
• karta przekazania odpadu.
Uwaga!
Jeżeli kilkakrotnie w ciągu jednego miesiąca firma przekazuje odpady określonego rodzaju temu samemu odbiorcy, może sporządzić zbiorczą kartę przekazania za każdy miesiąc. Jeżeli robi to sporadycznie, to kartę przekazuje za każdym razem.
Karty przekazania odpadów służą do przygotowania zbiorczego zestawienia danych na kartach ewidencji odpadu. Wypełnia się je dla każdego z odpadów oddzielnie.
Małe i średnie przedsiębiorstwa prowadzą w myśl rozporządzenia uproszczoną ewidencję z zastosowaniem tylko karty przekazania odpadu, gdy:
• wytwarzają odpady niebezpieczne w ilości do 100 kg rocznie,
• wytwarzają odpady inne niż niebezpieczne, niebędące odpadami komunalnymi, w ilości do 5 ton rocznie.
Ewidencji odpadów nie muszą prowadzić:
• wytwórcy odpadów komunalnych,
• wytwórcy odpadów z pojazdów wycofanych z eksploatacji, jeżeli zostały one przekazane przedsiębiorcy prowadzącemu stację demontażu lub punkt zbierania pojazdów,
• wytwórcy odpadów, których rodzaje i ilości określa załącznik do rozporządzenia w sprawie rodzajów odpadów lub ich ilości, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów, oraz kategorii małych i średnich przedsiębiorstw, które mogą prowadzić uproszczoną ewidencję odpadów (DzU z 2001 r. nr 152, poz. 1735) >> patrz tabela.
• osoby fizyczne i jednostki organizacyjne niebędące przedsiębiorcami, które wykorzystują odpady na własne potrzeby,
• prowadzący „miejsce odbioru” baterii i akumulatorów przenośnych; rozumie się przez to wyznaczoną część obiektu budowlanego podmiotu, którego podstawowa działalność nie polega na gospodarowaniu odpadami, chodzi np. o szkoły, placówki kulturalno-oświatowe, urzędy, instytucje, punkty usługi w zakresie wymiany zużytych baterii lub zużytych akumulatorów lub sklepy i hurtownie, do których osoba używająca ogniw może oddać zużyte baterie przenośne i zużyte akumulatory przenośne (wynika to nie z ustawy o odpadach, ale z art. 52 pkt 4 ustawy o bateriach i akumulatorach).
Jeżeli zaś przedsiębiorca prowadzi działalność wyłącznie w zakresie transportu odpadów, to jego ewidencja ogranicza się do kart przekazania odpadów.
W rozporządzeniu w sprawie rodzajów odpadów lub ich ilości, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów, oraz kategorii małych i średnich przedsiębiorstw, które mogą prowadzić uproszczoną ewidencję odpadów (DzU z 2001 r. nr 152, poz. 1735) jest też lista odpadów, dla których nie trzeba prowadzić ewidencji, o ile są wytwarzane w niezbyt dużych ilościach (np. odpady kory i korka – do 10 t, a gruz ceglany do 5 ton).
Posiadacze odpadów i zajmujący się ich transportem przechowują dokumenty ewidencyjne przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je sporządzono (czyli tak jak przy podatkach).
