Trzeba też utworzyć rezerwy, np. na odprawy lub kary będące skutkiem rozwiązania kontraktów.

Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 6 ustawy o rachunkowości na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji konieczne jest zamknięcie ksiąg rachunkowych. Trzeba to zrobić nie później niż w ciągu trzech miesięcy od tego dnia. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Należy też sporządzić zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych najpóźniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Jest to podstawa do sporządzenia tzw. bilansu surowego, którym nazywamy zestawienie obrotów i sald wszystkich kont księgowych posiadających saldo na dzień bilansowy.

Inwentaryzacja

Zgodnie z art. 26 ust. 4 ustawy o rachunkowości na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji należy przeprowadzić inwentaryzację. Powinna ona obejmować aktywa pieniężne, papiery wartościowe, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych jednostki lub przechowywane przez inne jednostki, należności (w tym udzielone pożyczki) oraz powierzone kontrahentom własne składniki majątku.

Inwentaryzację przeprowadza się głównie drogą spisu ilości aktywów z natury. Następnie wycenia się spisane aktywa oraz porównuje ich wartość z danymi zawartymi w księgach rachunkowych. Jeśli wystąpią rozbieżności, to należy je wyjaśnić i rozliczyć różnice.

Należności trzeba zinwentaryzować w drodze potwierdzeń sald przesyłanych kontrahentom. Również w tym wypadku, jeśli pojawią się rozbieżności, to należy je wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice. W podobny sposób przeprowadza się inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

Inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych należy przeprowadzić, porównując dane z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikując realną wartość tych składników. Tę metodę stosuje się również do aktywów i pasywów, których nie można zweryfikować w inny sposób.

Różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych ujawnione w toku inwentaryzacji trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Na dzień inwentaryzacji sporządza się zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Co wykazujemy w zestawieniu sald

Sporządzane na dzień inwentaryzacji zestawienie sald powinno zawierać:

- nazwy kont syntetycznych (ewentualnie ich symbole);

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych;

- obroty za dany miesiąc (w przypadku zamknięcia ksiąg będzie to ostatni miesiąc roku obrotowego);

- obroty narastająco od początku roku;

- salda kont na koniec danego miesiąca;

- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych;

- sumę obrotów za ostatni miesiąc;

- sumę obrotów narastająco od początku roku obrotowego;

- sumę sald kont syntetycznych na koniec ostatniego miesiąca.

Szczególne zasady

Bilans surowy (zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych) oraz zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej spełnia rolę inwentarza (art. 19 ust.1 ustawy o rachunkowości).

Jeśli spółka jest w likwidacji, to założenie kontynuacji działania nie jest zasadne. Oznacza to, że na dzień otwarcia likwidacji majątek wycenia się na podstawie art. 29 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem aktywa jednostki wycenia się po cenach netto, możliwych do uzyskania, nie wyższych jednak od kosztów wytworzenia lub cen ich nabycia, pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Z powodu zaniechania lub utraty zdolności do kontynuowania działalności jednostka może ponieść dodatkowe koszty i straty. W związku z tym powinna utworzyć rezerwy na ich pokrycie.

Kapitał z aktualizacji wyceny

Różnica powstała w wyniku wyceny i utworzenia rezerwy wpływa na kapitał z aktualizacji wyceny (zwykle ewidencjonowany na koncie 803). Wynika to z art. 29 ust. 2a ustawy o rachunkowości.

Po stronie debetowej konta 803 księguje się zmniejszenia, natomiast zwiększenia kapitału z aktualizacji wyceny księguje się po stronie kredytowej. Wysokość tworzonej rezerwy musi uwzględniać koszty, jakie spółka poniesie podczas likwidacji oraz w związku z likwidacją.

Chodzi m.in. o kary i koszty związane z zerwaniem kontraktów i umów, koszty prawne, koszty administracyjne, koszty archiwizacji i wywozu dokumentacji, specjalne odprawy lub świadczenia dla zwalnianych pracowników.

Kiedy tworzyć rezerwy

Jednostki nie mają prawa tworzyć rezerwy na koszty związane z wynajmem lokalu, jego eksploatacji, energię, usługi telekomunikacyjne. Podstawą dla utworzenia rezerwy jest bowiem istnienie ciążącego na jednostce zobowiązania wobec stron trzecich związanego bezpośrednio z procesem likwidacji.

Poza tym w przypadku wymienionych kosztów obowiązek uregulowania należnych kwot ciąży na jednostce dopiero po wykonaniu usługi, czyli w okresach przyszłych.

Tymczasem zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 21 ustawy o rachunkowości rezerwa jest typowym zobowiązaniem, którego termin płatności lub kwota nie są znane. Do utworzenia rezerwy niezbędne jest zatem istnienie zobowiązania wobec stron trzecich do wykonania określonych świadczeń.

Prawidłowe jest natomiast utworzenie rezerwy na karę związaną z wcześniejszym rozwiązaniem umowy np. leasingu czy telekomunikacyjnej, przed upływem czasu określonego w tej umowie.

Rezerwy tworzy się zapisem:

- Wn Konto 803 „Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny”

- Ma Konto 843 „Rezerwy na koszt postępowania likwidacyjnego”.

Bez obowiązkowego audytu

W art. 64 ust. 1 pkt 1 – 3 ustawy o rachunkowości wymieniono jednostki, których sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania, pod warunkiem kontynuacji działalności.

Są to:

- banki i zakłady ubezpieczeń;

- jednostki działające na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych

- jednostki działające na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,

- spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji

W art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości ustawodawca określił warunki zobowiązujące do audytu pozostałe jednostki kontynuujące swoją działalność. Są to:

- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło 50 osób lub więcej

- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego wyniosła równowartość w złotych 2,5 mln euro

- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy osiągnęły równowartość w złotych 5 mln euro.

Obowiązkowemu badaniu podlegają podmioty, które spełnią dwa z tych kryteriów. Kwoty wyrażone w euro przelicza się według średniego kursu NBP ustalonego na dzień bilansowy.

W praktyce oznacza to, że spółki w likwidacji nie mają obowiązku badania sprawozdania. To dlatego, że nie jest spełniona przesłanka kontynuacji działalności.

Postawienie z stan likwidacji nie zmienia natomiast zasad rozliczania podatku dochodowego od osób prawnych. Muszą więc składać zeznanie CIT-8. Wynika to z art. 27 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z tym przepisem podatnicy (z wyjątkiem zwolnionych od podatku na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4a lit. a oraz art. 6 ust. 1 UPDOP) mają obowiązek składać do urzędów skarbowych zeznania według określonego wzoru o wysokości dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

Zeznanie to należy złożyć do trzeciego miesiąca roku następnego. W terminie tym też należy wpłacić podatek należny lub różnicę między podatkiem należnym wynikającą z zeznania a sumą należnych zaliczek za okres od początku roku.

Ponadto zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o CIT podatnicy zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują je do urzędu skarbowego z opinią i raportem audytora, a spółki składają również odpis uchwały zgromadzenia wspólników zatwierdzającej to sprawozdanie.

Dokumenty te trzeba złożyć w ciągu dziesięciu dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Nie mają obowiązku składania raportu i opinii te podmioty, które na podstawie odrębnych przepisów są zwolnione z obowiązku badania.

Przyczyny rozwiązania firmy

Zgodnie z art. 270 kodeksu spółek handlowych (dalej k.s.h.) rozwiązanie spółki powodują przyczyny przewidziane w umowie spółki, uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki, uchwała wspólników o przeniesieniu siedziby spółki za granicę, ogłoszenie upadłości spółki lub inne przyczyny przewidziane prawem.

Ponadto sąd może wyrokiem orzec rozwiązanie spółki na żądanie wspólnika lub członka organu spółki, jeśli osiągnięcie celu spółki stało się niemożliwe lub gdy zaszły ważne przyczyny wywołane stosunkami spółki.

Może też stać się tak na żądanie oznaczonego w odrębnej ustawie organu państwowego, gdy działalność spółki narusza prawo i zagraża interesowi publicznemu.Po przeprowadzeniu procesu likwidacji, z chwilą wykreślenia spółki z rejestru następuje jej rozwiązanie (art. 272 k.s.h.).

Trzeba zawiadomić sąd, urząd skarbowy, bank i ZUS

Proces likwidacyjny spółki z ograniczoną odpowiedzialnością rozpoczyna się w momencie uprawomocnienia się wyroku sądu dotyczącego rozwiązania spółki lub na skutek przyjęcia przez wspólników uchwały. Postępowanie likwidacyjne prowadzi się pod firmą spółki, dodając ponadto specjalne oznaczenie „w likwidacji”.

Przez cały okres likwidacji spółka zachowuje osobowość prawną. Zgodnie z art. 277 k.s.h. do sądu należy zgłosić: otwarcie likwidacji wraz z imionami i nazwiskami likwidatorów, ich adresy oraz sposób, w jaki będą reprezentować spółkę. Należy dołączyć złożone wobec sądu lub poświadczone notarialnie wzory podpisów likwidatorów.

Z powodu zmiany firmy („w likwidacji”) należy zaktualizować dane w banku, urzędzie skarbowym, REGON, ZUS. Z uwagi na podjęcie uchwały o rozwiązaniu spółki należy złożyć wniosek o zmianę wpisu w KRS na formularzu KRS-Z61.

Fakt otwarcia likwidacji podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Łączny koszt związany ze zmianą wpisu w KRS oraz ogłoszeniem w Monitorze Sądowym i Gospodarczym to 500 zł.