Know-how w firmie: ile ochrony dla informacji o produkcji i innych sekretów

Pojęcie „know-how” jest dziś pojęciem znanym i powszechnie używanym. Zwłaszcza w obrocie gospodarczym nie powinno więc budzić wątpliwości. Pojawia się przecież w wielu umowach i ofertach.

Okazuje się jednak, że, pomimo powszechnego użycia tego pojęcia, brak jest jego jednolitej definicji. Przeciwnie, spotkać można wiele definicji „know-how” o różnym znaczeniu. Często spotykany jest chociażby podział na z jednej strony know-how techniczne i know-how organizacyjne, z drugiej zaś know-how poufne oraz jawne. Taka wielość bytów rodzi nieporozumienia i problemy interpretacyjne.

Użyteczna wiedza i doświadczenie

Według poglądu dominującego w piśmiennictwie, jako know-how rozumieć należy wiadomości, wiedzę i doświadczenie o charakterze technicznym lub techniczno-organizacyjnym, które są poufne i które nadają się bezpośrednio do zastosowania w procesie produkcji bądź wykazują użyteczność w produkcji.

A zatem jako know-how sensu stricto rozumieć należy tylko know-how będące jednocześnie poufnym i technicznym. Będą to więc informacje dotyczące wyłącznie produkcji, a nie prowadzenia przedsiębiorstwa.

Najczęściej wskazywanymi składnikami know-how są nieopatentowane wynalazki i niezarejestrowane wzory użytkowe niezależnie od tego, czy mają zdolność patentową lub rejestrową, informacje dotyczące zastosowania wynalazków lub wzorów użytkowych oraz wiadomości i doświadczenia techniczne pozwalające usprawnić proces produkcji (obniżyć koszty, skrócić czas, zastosować nowe technologie).

Co z tajemnicą

W przeciwieństwie do know-how pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa ma swoją definicję normatywną w art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i w art. 39 ust. 2 porozumienia TRIPS (Porozumienie w Sprawie Handlowych Aspektów Praw Własności Intelektualnej - Agreement on Trade-Related Aspects of Intellectual Property Rights).

Tajemnicę tę stanowią informacje posiadające wartość gospodarczą (techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne), które nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej i co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Oznacza to, że pojęcia know-how i tajemnica przedsiębiorstwa nie są tożsame i bez poczynienia uprzednich zastrzeżeń nie można się nimi zamiennie posługiwać. Tajemnica przedsiębiorstwa obejmuje bowiem nie tylko sekrety produkcyjne, ale także inne informacje kształtujące umiejętność prowadzenia działalności, mające wpływ na sposób prowadzenia działalności i sukces przedsiębiorcy (np. bazy klientów, źródła zbytu, plany produkcyjne, strategie marketingowe, plany marketingowe, zasady organizacji pracy).

Próbując odnieść do siebie pojęcia know-how i tajemnicy przedsiębiorstwa można, na pewnym ogólnym poziomie, przyjąć, że tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi połączenie know-how sensu stricto (poufne, techniczne) i poufnego know-how organizacyjnego. W takim rozumieniu pojęcie know-how, jako oznaczające poufne informacje produkcyjne i organizacyjne, może być używane zamiennie z pojęciem tajemnicy przedsiębiorstwa.

Dlaczego to takie istotne

Prawidłowe rozumienie pojęcia know-how jest kluczowe dla skutecznej ochrony tego bardzo cennego aktywa przedsiębiorstwa. Chodzi o to, że know-how, pomimo że jest swoistym dobrem niematerialnym i ma określoną wartość majątkową, nie podlega samoistnej ochronie prawnej. Na podstawie obowiązujących przepisów know-how chronione jest zasadniczo jedynie w ramach tajemnicy przedsiębiorstwa. Stąd jedynie właściwe posługiwanie się obydwoma pojęciami pozwoli zapewnić naszym tajemnicom skuteczny i właściwy dla nich poziom ochrony.

Na jakich zasadach

Rodzajowo, ochronie w ramach tajemnicy przedsiębiorstwa podlega każda informacja, która ma wartość gospodarczą, tj. której zachowanie w tajemnicy ma dla przedsiębiorcy wartość, użyteczność lub znaczenie praktyczne niezależnie od tego, czego informacja ta dotyczy. Warto podkreślić, że ochroną objęte są również informacje negatywne, np. potwierdzające nieprzydatność w produkcji lub błędy technologii.

Najważniejszym kryterium objęcia danej informacji ochroną jest jej poufność. Ochrona nie będzie więc obejmowała przede wszystkim tzw. jawnego know-how, w tym wiedzy, która choć jest wysoce specjalistyczna, to jednak jest dostępna dla osób tym zainteresowanych (np. została opisana w wydawnictwach specjalistycznych).

Ponadto, z zakresu ochrony wyłączone są wszelkie informacje, które zostały choćby incydentalnie ujawnione do wiadomości publicznej, niezależnie od tego, czy ujawnienie nastąpiło przez przedsiębiorcę z własnej woli (np. w postępowaniu o rejestrację patentu lub wzoru użytkowego), czy też doszło do bezprawnego ujawnienia informacji wbrew woli przedsiębiorcy (np. przez pracownika lub kontrahenta). W obu przypadkach, wraz z jej ujawnieniem, dana informacja trwale traci status tajemnicy przedsiębiorstwa, gdyż informacja raz ujawniona nie może być ponownie objęta tajemnicą przedsiębiorstwa.

Warto podkreślić, że dana informacja poufna może być kontrolowana przez więcej niż jednego przedsiębiorcę, co oczywiście utrudnia ochronę, ale jej nie wyklucza. Tak więc dostępność informacji dla większego, ale zamkniętego, kręgu podmiotów (np. współpracowników, kontrahentów, a nawet konkurentów), nie oznacza jej ujawnienia, o ile poufność informacji jest w dalszym ciągu kontrolowana.

Jakie podjąć działania

Dla objęcia danej informacji ochroną musi zostać spełniony również dodatkowy warunek: przedsiębiorca musi podjąć niezbędne działania w celu zachowania poufności informacji. Oznacza to, że nawet kluczowa dla firmy wiedza nie będzie mogła korzystać z ochrony, jeżeli nie będą podejmowane działania zapobiegające jej ujawnieniu.

W dostępnych w tym zakresie orzeczeniach podkreśla się nawet, że wykorzystanie przez pracownika lub kontrahenta we własnej działalności gospodarczej informacji, co do których przedsiębiorca (pracodawca, zleceniodawca) nie podjął niezbędnych działań w celu zachowania ich poufności, należy traktować jako wykorzystanie wiedzy powszechnej, do której przedsiębiorca nie ma żadnych ustawowych uprawnień.

Tak samo, jeżeli przedsiębiorca nie podejmuje żadnych działań w celu ochrony swoich informacji, to znaczy, że godzi się na ich powszechną dostępność i ich przejście domeny publicznej (utratę statusu tajemnicy). Brak jakichkolwiek środków zabezpieczenia może stanowić dorozumiane zrzeczenie się prawa do zachowania informacji w tajemnicy.

Odpowiednio i rozsądnie

Przepisy nie precyzują, jakie działania należy podjąć w celu zachowania poufności informacji. Uznaje się, że muszą one być „odpowiednie” i „rozsądne” w danych okolicznościach.

Zatem wszystko zależy od  konkretnej sytuacji. Raz odpowiednie będzie działanie w formie nałożenia na osoby mające dostęp do informacji zobowiązań umownych do utrzymania pewnej sfery danych w tajemnicy, innym razem dla uzyskania ochrony konieczne będzie podjęcie dodatkowych działań faktycznych i wdrożenie procedur bezpieczeństwa informacji o określonej intensywności, przykładowo:

monitorowanie ruchu osobowego w pomieszczeniach, czytniki identyfikacji, rejestracja i limitowanie dostępu do informacji i pomieszczeń, ograniczanie dostępu wyłącznie do niepełnych elementów procesu technologicznego etc.

Z uwagi na nieokreśloną liczbę możliwych przypadków nie ma w tym zakresie jednego skutecznego rozwiązania.

Każdorazowo należy dobrać środki do konkretnych okoliczności, w zależności od rodzaju chronionych danych i ich wagi dla funkcjonowania firmy. Z reguły przyjmuje się, że wystarczającym dowodem podjęcia niezbędnych działań, które zmierzają do zachowania stanu tajemnicy, jest posługiwanie się przez przedsiębiorcę klauzulami poufności.

Nie ma możliwości zastrzeżenia know-how w sposób analogiczny do ochrony patentowej. Część informacji może podlegać ochronie na podstawie praw własności przemysłowej lub praw autorskich, jednak nie wszystkie. Ochrony takiej nie uzyskają ani stosowane procedury czy metody produkcji, ani też dane obrazujące działalność firmy (sprawozdania, wyniki, analizy).

Dlaczego? Nie są one utworami w rozumieniu prawa autorskiego, ani też nie stanowią przedmiotu prawa własności przemysłowej. Co więcej, ochrona taka wygasa wraz z wygaśnięciem danego prawa wyłącznego.

Stąd też niejednokrotnie przedsiębiorcy, dążąc do utrzymania w tajemnicy kluczowych rozwiązań prowadzonej działalności, nie decydują się na ich patentowanie, utrzymując ich ochronę w ramach tajemnicy przedsiębiorstwa. W szczególności dotyczy to technologii i receptur.

Grzegorz Antonowicz radca prawny w kancelarii Grynhoff Woźny Wspólnicy

Komentuje Grzegorz Antonowicz, radca prawny w kancelarii Grynhoff Woźny Wspólnicy

Prawidłowe rozróżnienie informacji wytworzonych przez przedsiębiorcę i podlegających ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa i osobistych doświadczeń i umiejętności nabytych przez pracownika stanowi jedno z najtrudniejszych zagadnień.

Te drugie nie korzystają bowiem z ustawowej ochrony na rzecz przedsiębiorcy.

Co więcej, samo wykorzystywanie przez pracownika nabytych doświadczeń i umiejętności (np. w obsłudze produkowanych przez pracodawcę urządzeń) nie oznacza wykorzystania tajemnicy przedsiębiorstwa pracodawcy.

To samo dotyczy wykorzystywania własnych pomysłów oraz doświadczeń zawodowych i kontaktów towarzyskich.Kolejnym trudnym zagadnieniem jest stosunek pomiędzy prawem przedsiębiorcy do ochrony tajemnicy swojego przedsiębiorstwa a prawami osób trzecich, korzystających z usług oferowanych przez tego przedsiębiorcę.