Istotne elementy umowy o pracę wyznacza art. 29 kodeksu pracy. Powinny to być: strony umowy, data jej zawarcia oraz warunki zatrudnienia. W szczególności chodzi o: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i termin jej rozpoczęcia.

Brak określenia wszystkich tych składników nie powoduje nieważności kontraktu. Te niedociągnięcia można bowiem ustalić w drodze domniemania. Przykładowo, gdy z treści angażu nie wynika, czy ma on być terminowy, czy bezterminowy, przyjmuje się, że strony zawarły go na czas nieokreślony.

Ustne ustalenia także ważne

Zgodnie z art. 72 k.c., używanym do stosunków pracy na podstawie art. 300 k.p., umowa zostaje zawarta dopiero wtedy, gdy strony prowadzące negocjacje o warunkach przyszłego kontraktu dojdą do porozumienia w sprawie wszystkich elementów stanowiących przedmiot ich rozmów.

Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Naruszenie tego nie powoduje jednak jej nieważności. Pracodawca musi potwierdzić podwładnemu na piśmie zawarcie angażu. Robi to najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez podwładnego. Złamanie tego wymogu to wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną do 30 tys. zł.

W praktyce zdarza się, że strony co prawda zawarły kontrakt na piśmie, ale jest on z mocy prawa nieważny. Skuteczne jego przyjęcie zależy również od właściwego oznaczenia stron, czyli pracownika i pracodawcy. Jeśli tego warunku nie spełnią, w ogóle nie dochodzi do zawarcia umowy.

Kto i kogo może przyjąć

Oznaczenie zatrudniającej firmy musi nastąpić w taki sposób, aby dało radę ją odróżnić od innych pracodawców i wskazać konkretną stronę umowy. Pracodawcą może być osoba prawna, fizyczna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej. Gdy pracodawcą jest spółka osobowa (np. cywilna lub jawna), podać należy dane osobowe wspólników (por. wyrok Sądu Najwyższego z 4 listopada 2004 r., I PK 25/04).

Pracowników może zatrudniać także osoba fizyczna, i to niezależnie od tego, czy ma pełną zdolność do czynności prawnych. Gdy nie ma tej zdolności, kontrakt w jej imieniu podpisuje przedstawiciel ustawowy. Natomiast gdy osoba zatrudniająca pracownika ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych, potrzebna jest zgoda jej przedstawiciela ustawowego. Naruszenie tych zasad powoduje nieważność zawartej umowy.

SN w wyroku z 22 sierpnia 2003 r. (I PK 284/02)

wyjaśnił, że pracodawcą w rozumieniu art. 3 k.p. jest przedsiębiorca, który jako osoba fizyczna prowadzi działalność na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, nie zaś prowadzone przez niego przedsiębiorstwo jako zorganizowany zespół składników materialnych i niematerialnych przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej (art. 551 k.c.).

Gdy podmiotem jest osoba prawna, należy wskazać dokładną jej nazwę. Osoby prawne dokonują czynności prawnych, m.in. zatrudniają pracowników poprzez swoje organy zgodnie z obowiązującym je statutem. Zdolność do zatrudniania przysługuje także niektórym jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej. Warunkiem tej zdolności jest prawo jednostki organizacyjnej do przyjmowania i zwalniania pracowników we własnym imieniu. Przysługuje ono np. urzędom państwowym, które nie działają w formie osób prawnych, ale samodzielnie angażują pracowników.

Oznaczenie pracownika odbywa się na podstawie dokumentów przedłożonych przez niego w czasie rekrutacji. Pracownikiem może być wyłącznie osoba pełnoletnia. Niepełnoletnia może być zatrudniona, jeżeli ukończyła 16 lat, na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Kontrakt zawarty wbrew tym zasadom jest jednak ważny.

Pracodawca musi natomiast wypowiedzieć przyjętą umowę o pracę. W okresie wypowiedzenia małoletniemu nie wolno wykonywać obowiązków pracowniczych. Zachowuje w tym czasie prawo do pensji określonej w angażu. Podkreślić należy, że sankcji nieważności nie stosuje się też do umowy o pracę zawartej z cudzoziemcem bez wymaganego zezwolenia lub zgody urzędu pracy (por. wyrok SN z 27 marca 2000 r., I PKN 558/ 99).

Zasadniczo pracownikiem nie może się stać także osoba będącą wspólnikiem w spółce cywilnej. To stanowisko SN z uchwały z 14 stycznia 1993 r. (II UZP 21/92). Podobnie zatrudnionym na podstawie umowy o pracę nie może być też osoba, która jest właścicielem jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Angaż zawarty przez jednoosobową spółkę z o.o., działającą przez wspólnika będącego prezesem jej jednoosobowego zarządu, jest nieważny (uchwała SN z 8 marca 1995 r., I PZP 7/95).

Przykład

Pani Maria jest prezesem jednoosobowego zarządu spółki akcyjnej. Jest także jedynym akcjonariuszem oraz jednoosobowym zgromadzeniem akcjonariuszy. Rada nadzorcza podjęła uchwałę o zawarciu z nią umowy o pracę na stanowisku dyrektora generalnego spółki.

W imieniu spółki umowę podpisał upoważniony pełnomocnik. Brakuje tu istotnej cechy stosunku pracy, jakim jest podporządkowanie pracownika poleceniom pracodawcy.

Pani Maria byłaby jednocześnie pracownikiem i pracodawcą. Trudno więc uznać, że zawarta została ważna umowa o pracę. Nie wyklucza to jednak, że miała ona charakter cywilnoprawny. Stosownie bowiem do art. 58 § 3 k.c. czynność prawna może być nieważna w części.

W tym wypadku podpisany kontrakt mógł więc zawierać elementy dwóch lub więcej umów (np. o pracę i zlecenia lub o pracę i umowy o świadczenie usług). Zatem te postanowienia dotyczące zawarcia umowy o pracę są nieważne, a pozostałe mogą świadczyć o zawarciu umowy-zlecenia lub świadczenia usług (por. wyrok SN z 9 września 2004 r., I PK 659/03).

Bez rodzaju

Do zawarcia umowy nie dochodzi w ogóle, gdy oprócz nieoznaczenia stron, kontrakt nie podaje rodzaju pracy.

SN w wyroku z 2 października 2008 r. (I PK 73/08)

stwierdził, że rodzaj pracy może być określony w sposób bardziej lub mniej szczegółowy. Określając ogólnie rodzaj pracy, strony pozostawiają pracodawcy (w zakresie jego uprawnień kierowniczych) możliwość sprecyzowania czynności pracownika. Pisemny zakres obowiązków stanowi zbiorcze polecenie pracodawcy i nie wymaga zgody podwładnego na jego zmianę.

SN podkreślił, że w razie wyczerpującego określenia rodzaju pracy w umowie, z woli stron te ustalenia stają się istotnymi elementami kontraktu. Dlatego ich zmiana wymaga zgody pracownika. A jeśli jej nie ma, dajemy wypowiedzenie zmieniające. Pisemny zakres obowiązków wręcza się podwładnemu w momencie podpisania umowy albo w trakcie stosunku pracy. Szef nie musi go jednak sporządzać >patrz ramka.

Gdy nie ma daty

W myśl art. 26 k.p. stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli tego nie określono – w dniu zawarcia umowy. Wskazuje to wyraźnie, że mimo wprowadzenia wymogu zachowania formy pisemnej, dopuszcza się też możliwość nawiązania stosunku pracy w inny sposób, np. przez dopuszczenie do zadań. Określenie w angażu dnia rozpoczęcia powinno nastąpić poprzez wskazanie konkretnej daty kalendarzowej.

Strony muszą określić w angażu także rodzaj umowy o pracę. Chodzi o wskazanie, czy zawierają terminową, czy bezterminową. Jeśli decydują się na zawarcie terminowej, to także powinny wskazać jej rodzaj. Braki w treści umowy w zakresie oznaczenia jej rodzaju oznaczają, że angaż ma charakter bezterminowy (por. wyrok SN z 15 listopada 2001 r., II UKN 611/00).

Inne warunki też możliwe

Poza elementami wynikającymi z kodeksu pracy strony mogą określić inne warunki. Do takich wzajemnych zobowiązań należą m.in. postanowienia odnoszące się do kosztów szkolenia ponoszonych przez pracodawcę na rzecz podwładnego oraz ewentualny obowiązek ich zwrotu lub zobowiązanie się do odpracowania w firmie określonego czasu.

Dopuszcza się także zastrzeżenie dłuższego okresu wypowiedzenia lub dodatkowej odprawy w razie wcześniejszego niż przewidziano rozwiązania stosunku pracy, zabezpieczenia wekslem in blanco odszkodowania z tytułu ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności materialnej, zastrzeżenie specjalnej organizacji czasu pracy.

Jak podwładnemu wyznaczać zadania

Określenie w umowie o pracę rodzaju pracy powierzonej pracownikowi może nastąpić przez wskazanie:

• stanowiska pracy lub pełnionej funkcji, jeżeli są one wyodrębnione w strukturze organizacyjnej zakładu, np. w regulaminie organizacyjnym,

• wykonywanego przez niego zawodu lub posiadanej specjalności albo

• opisanie czynności faktycznych objętych zakresem jego obowiązków.

Gdzie i ile czasu przy maszynie

To, że strony nie podadzą w umowie miejsca wykonywania pracy, nie oznacza nieważności samego kontraktu. Mają przy tym dużą swobodę we wskazaniu tego elementu. Może być ono określone jako stały punkt bądź jako miejsce zmienne. W tym ostatnim wypadku zmienność miejsca może wynikać z charakteru (rodzaju) wykonywanych obowiązków.

Miejsce świadczenia pracy najczęściej oznacza się za pomocą siedziby pracodawcy lub położenia jego jednostek organizacyjnych (oddziałów), miejsc prowadzenia robót przez pracodawcę. U pracowników mobilnych, np. kierowców, przedstawicieli handlowych, miejsce pracy wolno wskazać, wyznaczając pewien obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju. Przy czym brak synchronizacji rodzaju pracy z oznaczonym miejscem jej wykonywania może prowadzić do tego, że zapis dotyczący miejsca pracy jest nieważny (uchwała SN z 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08).

Kolejny ważny punkt kontraktu to wymiar czasu pracy. Jeśli go nie ma, istnieje domniemanie pełnego wymiaru czasu pracy obowiązującego w danej dziedzinie. Można się jednak umówić na wykonywanie pracy na część etatu, np. pół lub jedną czwartą, co jednak trzeba wyraźnie ustalić. Wtedy z reguły strony muszą jednocześnie wskazać rozkład wykonywania pracy, np. co drugi dzień w określonych godzinach.

Pensja bez wątpliwości

Istotny element treści umowy polega także na oznaczeniu wynagrodzenia przysługującego pracownikowi, przynajmniej w zakresie stałych składników płacy. Pominięcie w angażu uprawnień płacowych nie powoduje jednak jego nieważności.

Wynagrodzenie ustala się wtedy na podstawie zakładowych przepisów płacowych. Gdy i tych brakuje, wysokość pensji określa się stosownie do wymiaru czasu pracy. Jej poziom ma odpowiadać pracy określonego rodzaju lub wykonywanej na danym stanowisku wynikającym z zawartej umowy.

W praktyce wynagrodzenie jako istotny element każdej umowy powinno być wskazane w sposób dokładny i niepozostawiający wątpliwości co do umówionych przez strony zasad jego zapłaty (por. wyrok SN z 3 listopada 1976 r., I PRN 165/76).