Jak uniknąć błędów przy wypowiedzeniu umowy o pracę

Szef w obecności innych pracowników z działu wręczył pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę. Stało się tak - jak to uzasadnił przełożony - dla celów dowodowych, że pismo wypowiadające angaż zostało poprawnie dostarczone do pracownika. Czy pracodawca nie naruszył w ten sposób prawa? - pyta czytelnik

Rzeczywiście, coraz częściej słyszymy, że pracodawcy w celu udokumentowania faktu wręczenia pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę decydują się na dokonanie tej czynności w obecności innych pracowników, którzy w razie ewentualnego sporu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem mogliby poświadczyć, że taka sytuacja rzeczywiście miała miejsce.

Tego typu praktyka jest zgodna z prawem pod warunkiem, że osobą towarzyszącą pracodawcy w chwili wypowiadania umowy jest bądź osoba zajmująca się w imieniu pracodawcy sprawami kadrowymi (np. kadrowa czy dyrektor personalny), bądź przedstawiciel związku zawodowego, do którego należy zwalniana z pracy osoba.

Takie wnioski wyciągnąć można z rozporządzenia MPiPS w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika oraz ustawy o ochronie danych osobowych.

Z rozporządzenia wynika, że dokumentacja pracownicza jest prowadzona w formie akt osobowych i zawiera, m.in. dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia i związane z jego ustaniem.

Zestaw akt osobowych pracowników stanowi niewątpliwie zbiór danych osobowych, ponieważ akta takie: zawierają dane osobowe pracowników, mają określoną strukturę oraz są dostępne według określonych kryteriów (np. kryterium alfabetyczne). Tym samym spełnione są ustawowe warunki dla uznania zestawu danych osobowych za zbiór danych. W konsekwencji przetwarzanie (np. zbieranie, udostępnianie czy przechowywanie) należących do tego zbioru danych informacji o pracowniku podlega zasadom określonym w przepisach ustawy ochronie danych osobowych.

Żadne przepisy prawa nie uprawniają pracodawcy do udostępniania pracownikom informacji o karach porządkowych nałożonych na inne osoby zatrudnione czy o rozwiązaniu z nimi umowy o pracę.

Jedyną przesłanką uprawniającą pracodawcę do udostępnienia innym osobom zatrudnionym tego typu informacji byłaby więc zgoda osoby, której te dane dotyczą (art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Udostępnienie tych informacji bez zgody zwolnionego pracownika, stanowi naruszenie prawa do ochrony danych osobowych pracownika oraz może narażać pracodawcę na zarzut naruszenia dóbr osobistych zatrudnionego.

Zatem jak w świetle przepisów o ochronie danych osobowych pracodawca powinien zachować się w sytuacjach związanych z koniecznością udokumentowania faktu wręczenia wypowiedzenia umowy o pracę poprzez oświadczenie świadka?

W ustawie o ochronie danych osobowych przewiduje się, że do przetwarzania danych osobowych pracodawca może dopuścić wyłącznie osoby posiadających stosowne upoważnienie (art. 37), a ponadto nakładają na pracodawcę jako administratora danych obowiązek dołożenia szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą (art. 26 ust. 1).

Osoby obecne w charakterze świadków dokonywania określonych czynności (w omawianym przypadku wręczenia pisma z informacją o wypowiedzeniu umowy o pracę) nabywają w związku z tymi czynnościami określoną wiedzę. W konsekwencji, świadkami nie mogą być pracownicy, których upoważnienia do przetwarzania danych nie obejmują dostępu do informacji, których czynności dotyczą.

Często stosowana praktyka polegająca na wręczeniu nagany lub wypowiedzenia przez pracownika działu personalnego w obecności bezpośredniego przełożonego ukaranego lub zwalnianego pracownika będzie w pełni zgodna z ustawą o ochronie danych osobowych wtedy, gdy każda z tych osób będzie miała nadane przez pracodawcę imienne upoważnienie upoważniające tę osobę do dostępu do zbioru zawierającego dane osobowe pracowników w zakresie obejmującym, tzn. sposobie rozwiązania umowy o pracę.

WAŻNE:

Upoważnienia nadaje pracodawca lub działająca w jego imieniu osoba – najczęściej jest to Administrator Bezpieczeństwa Informacji, nadzorujący przestrzeganie zasad ochrony danych, którego obowiązkowo powinien wyznaczyć każdy pracodawca.

Należy zwrócić uwagę na przepisy karne ustawy o ochronie danych osobowych, w których przewiduje się, że udostępnienie danych lub umożliwienie dostępu do nich osobom nieupoważnionym jest zagrożone odpowiedzialnością karną przewidzianą w art. 51 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Podstawa prawna: