Zamówienia z wolnej ręki: Częste uchybienia zamawiających

Wyjątkowo dokładnie Urząd Zamówień Publicznych przygląda się postępowaniom, w których finansowanie zamówienia odbywa się z unijnych pieniędzy.

Spora ich liczba (w niektórych kategoriach nawet ponad połowa) zawiera błędy lub drobniejsze uchybienia. UZP znalazł taką nieprawidłowość m.in. w postępowaniu zorganizowanym w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska – Brandenburgia 2007 – 2013 (projekt dot. nauki bez granic w szkole).

Nie tylko dla pracownika szkoły

Zamawiający ten projekt utrzymywał, że zarówno z zapisów wniosku o dofinansowanie, opisu, jak i z podziału zadań jednoznacznie wynikało, że wykonawcą muszą być pracownicy zamawiającego.

Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a) prawa zamówień publicznych (dalej pzp) zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę.

Zdaniem zamawiającego taka sytuacja miała miejsce właśnie w tym wypadku, bo jego zdaniem wysoką jakość świadczonej usługi zagwarantować miała osoba, która zna specyfikę pracy szkoły technicznej, ma kwalifikacje z zakresu zarządzania jednostką oświatową, jest uprawniona do reprezentowania szkoły w kontaktach z organem prowadzącym oraz nadzoru pedagogicznego (chodziło o koordynatorów programu).

Według kontrolujących była to tylko subiektywna ocena organizującego postępowanie, nie było bowiem przesłanek wykluczenia innych możliwości. Koordynatorami mogły być także np. osoby, które mają doświadczenie w kierowaniu zespołem w projekcie, nie tylko pracujące w konkretnej szkole. Również w innych placówkach oświatowych lub mające doświadczenie w prowadzeniu podobnego projektu.

Tym samym argumenty organizatora przetargu nie były podstawą do udzielenia zamówienia w niekonkurencyjnym trybie z wolnej ręki. Jedynym uzasadnieniem zastosowania tego trybu na ww. podstawie prawnej byłby brak innego wykonawcy, który mógłby podjąć się zrealizowania zamówienia.

A tego w toku postępowania nie wykazano. Zamawiający wybierając tryb z wolnej reki powoływał się też na przyczyny organizacyjne, a do tych art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o zamówieniach w ogóle się nie odnosi (chodzi w nim o przyczyny techniczne).

Remont był do przewidzenia

Na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego (zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 3 pzp) powoływał się z kolei zamawiający korzystający ze wsparcia w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 – 2013 w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi”.

Uznał, że wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, gdyż nie mógł on przewidzieć, że obiekt potrzebuje zmiany pokrycia dachowego i modernizacji instalacji elektrycznej. Ponieważ niemożliwe było zachowanie terminów określonych dla innych trybów, wybrał przetarg z wolnej ręki.

Powoływał się przy tym na ustalenia komisji złożonej z technika budowlanego oraz inspektora ds. planowania przestrzennego. Zalecała ona natychmiastowe wykonanie wymiany pokrycia dachu, a w przypadku jednej ze świetlic również instalacji elektrycznej. Ustaliła, że budynki nie były właściwie remontowane od 30 i 50 lat i w obecnym stanie nie mogą służyć jako obiekty użyteczności publicznej.

Zdaniem kontrolujących zamawiający nie wykazał, że zostały spełnione wszystkie przesłanki z art. 67 ust. 1 pkt 3 pzp.

Po pierwsze, nie można uznać, że konieczność wyremontowania była niemożliwa do przewidzenia, mówiły bowiem o tym także wcześniejsze kontrole okresowe budynków.

Ponadto z kosztorysu ofertowego i z protokołów z odbioru technicznego wynikało, że zakres robót obejmował nie tyko pilne remonty, ale również modernizację boisk do piłki nożnej, parkingów, wiaty czy nawierzchni, z kostki betonowej – czyli modernizację obiektów, których wykonanie nie było wymagane natychmiastowo.

Błędy wykonawców

– Prezes UZP kontroluje procedurę udzielania zamówień, a zatem działania zamawiających, nie zaś wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia – mówi Emilia Garbala – dyrektorka Departamentu Kontroli Zamówień Współfinansowanych ze Środków UE w Urzędzie Zamówień Publicznych.

– Jednak w toku działań odnoszących się do zamawiających widoczne są także błędy popełniane przez wykonawców. Polegają one przede wszystkim na składaniu ofert, w których brakuje żądanych dokumentów lub które zawierają omyłki dotyczące parametrów przedmiotu zamówienia.

Według Emilii Garbali niektórzy wykonawcy nie dość dokładnie czytają ogłoszenie i specyfikację istotnych warunków zamówienia. W razie wątpliwości nie proszą w przewidzianym czasie o wyjaśnienia, nie informują zamawiającego o niezgodnej z pzp czynności lub nie wnoszą odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej.

W konsekwencji składają oferty zawierające różne braki, co może prowadzić do konieczności wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty.

Najczęstsze naruszenia

Nieprawidłowości w stosowaniu prawa zamówień publicznych dotyczą najczęściej:

- zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki,

- niezgodnego z przepisami odrzucenia najkorzystniejszej oferty lub wykluczenia wykonawcy, który złożył taką ofertę,

- niestosowania przepisów właściwych dla łącznej wartości szacunkowej poszczególnych części zamówienia, a tym samym braku ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub w Dzienniku Urzędowym UE.

Te nieprawidłowości miały zazwyczaj wpływ na wynik postępowań.

Trafiają się też uchybienia mniejszej wagi, takie jak:

- niepełna treści ogłoszeń o zamówieniu (zwłaszcza o wymaganych dokumentach od wykonawców zagranicznych),

- wymaganie dokumentów i oświadczeń, które nie są niezbędne,