Jeśli pracodawca jest firmą, ktoś musi fizycznie za niego działać. Nierzadko okazuje się jednak, że dany dokument będący oświadczeniem woli szefa podpisała osoba do tego nieuprawniona.

Takie błędy nie pozostają bez konsekwencji. Aby ich nie popełniać, trzeba poznać podstawowe zasady, jakimi rządzi się reprezentacja pracodawcy.

Kto jest uprawniony

Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników (art. 3 kodeksu pracy). Jednostka organizacyjna z samej swojej natury nie może działać samodzielnie.

Musi mieć kogoś, kto rzeczywiście wykona za nią czynności z zakresu prawa pracy. I tak za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba (art. 31 k.p.).

To jedno lakoniczne zdanie może wbrew pozorom budzić wiele wątpliwości, kto jest w danych okolicznościach uprawniony do działania w imieniu pracodawcy.

Ustalenie tego jest niezwykle istotne. Przykładowo wypowiedzenie dokonane przez osobę do tego nieuprawnioną wprawdzie doprowadzi, zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, do ustania stosunku pracy, jednak naraża pracodawcę na odpowiedzialność za niezgodne z przepisami pozbycie się pracownika. Ten ostatni będzie miał szanse na odszkodowanie albo nawet na powrót do firmy.

Trzeba postępować zgodnie z zasadami

W wyroku z 3 kwietnia 2007 (II PK 247/06) Sąd Najwyższy przypomniał, że w rozumieniu art. 31 § 1 k.p. za osobę zarządzającą jednostką organizacyjną nie może być uznany członek organu zarządzającego.

W jego ocenie  organ zarządzający i osoba zarządzająca wykluczają się w tym sensie, że osoba zarządzająca nie może być członkiem organu zarządzającego w rozumieniu tego przepisu.

Taki wniosek, niezależnie od wątpliwości wynikających z użycia przez ustawodawcę w art. 31 § 1 k.p. alternatywy łącznej („osoba lub organ zarządzający”), ma mocne podstawy w genezie tego przepisu i w jego wykładni systemowej i celowościowej.

Innymi słowy dokument musi być podpisany przez zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji (wpisanymi w KRS), a nie przez członka zarządu, który nie ma umocowania do samodzielnego działania.

Przykład 1

Prezes zarządu spółki Alfa wręczył wypowiedzenie panu Marcinowi. Jeśli sposób reprezentacji został w firmie ustalony w ten sposób, że prezes może działać samodzielnie, to wszystko jest w porządku i pod tym względem wypowiedzenie jest zgodne z prawem, bo zostało dokonane przez organ zarządzający spółką.

Jeśli jednak spółkę reprezentować muszą dwie osoby, jak jest zazwyczaj, to nie będzie można przyjąć, że oświadczenie woli złożył organ zarządzający spółką (zarząd). Równocześnie sam prezes nie może zostać uznany za osobę zarządzającą, bo jest tylko członkiem kolegialnego organu.

MOŻNA WYZNACZYĆ KONKRETNĄ OSOBĘ

Gdy organ zarządzający nie chce sam wykonywać czynności z zakresu prawa pracy, może do tego upoważnić wybranego pracownika

Jak takie wyznaczenie ma wyglądać? W zasadzie ustawodawca nie daje wielu wskazówek. Nie przewidział żadnej szczególnej formy dla tego typu czynności. Trzeba jednak przyjąć, że wyznaczenie musi być wyraźne, a więc nie może wynikać ze stosunków panujących w firmie czy okoliczności faktycznych.

W opinii SN wyznaczenie innej osoby dokonującej czynności z zakresu prawa pracy (art. 31 § 1 k.p.) następuje przez złożenie oświadczenia woli pracodawcy i wyrażenie na to zgody przez tę osobę (wyrok SN z 20 września 2005, II PK 412/04).

Forma tego oświadczenia uzależniona jest od wewnętrznych regulacji w danej jednostce organizacyjnej. W przypadku spółki handlowej powinna wynikać ze statutu.

Jeżeli wyznaczenie danej osoby nie obejmuje wszystkich czynności w sprawach indywidualnych i zbiorowych, oświadczenie musi określać zakres upoważnienia lub zakres czynności zastrzeżonych wyłącznie do kompetencji zarządzającego.

Przykład 2

Pani Aldona wystąpiła przeciwko pracodawcy (spółce z o.o.), domagając się zasądzenia na jej rzecz premii, która miałaby jej przysługiwać na podstawie ustnego oświadczenia woli złożonego jej przez dyrektora.

Uznała, że dyrektor był osobą wyznaczoną do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy, bo zarządzał całością spraw związanych z podległą mu jednostką, a więc jego oświadczenie jest wiążące.

Jeśli jednak dyrektor, mimo swojej rozległej władzy, nie został wyznaczony zgodnie z art. 31 k.p., to pani Aldona jest skazana na przegraną w sądzie.

Przepisy wewnątrzzakładowe

Prezes spółdzielni, który ma statutowe kompetencje do kierowania jej bieżącą działalnością „jako zakładu pracy w rozumieniu kodeksu pracy”, jest uprawniony do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy za tego pracodawcę – uznał SN w wyroku z 16 października 2007 (I PK 111/07).

W jego opinii niedostosowanie terminologii statutu do obecnego stanu prawnego nie może przekreślać intencji wyznaczenia danej osoby do działania w sprawach pracowniczych.

Wyznaczenie w rozumieniu art. 31 k.p. może nastąpić w akcie ustrojowym lub porządkowym danej jednostki. Aktem tego rodzaju jest też regulamin organizacyjny. Wyznaczenie może obejmować czynności określonego rodzaju (wyrok SN z 3 grudnia 2010, I PK 155/10).

Zdaniem SN istotą art. 31 k.p. w zakresie dotyczącym wyznaczenia osoby do dokonywania za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy jest jej wskazanie na innej zasadzie niż pełnomocnictwo (wyrok z 8 czerwca 2006, II PK 315/05).

SN przypomniał, że przyjmuje się, że wyznaczenie musi zasadniczo następować w przepisach wewnątrzzakładowych.

W przeciwnym razie zatarta zostałaby granica między upoważnieniem do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy a upoważnieniem do działania w tych sprawach na podstawie indywidualnego pełnomocnictwa.

Co ważne, osoba wyznaczona sama może udzielić pełnomocnictwa, podczas gdy pełnomocnik jest ograniczony w udzielaniu dalszych pełnomocnictw.

Jak daleko sięgają uprawnienia osoby wyznaczonej do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy? SN nie ma wątpliwości, że kompetencję do udzielenia pełnomocnictwa procesowego w sporach z zakresu prawa pracy określa art. 31 k.p. (wyrok z 4 lipca 2007, II PK 1/07).

Pełnomocnictwo w procesie

Innymi słowy wyznaczona osoba nie tylko dokonuje czynności z tego zakresu wobec pracowników, ale także, w razie potrzeby, może udzielać pełnomocnictw, w tym procesowych, do prowadzenia przed sądem spraw wynikających z jej zakresu obowiązków.

W ocenie SN brzmienie przepisu wskazuje na to, że uprawnionemu można powierzyć całokształt czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, co obejmuje również udzielanie pełnomocnictw procesowych.

Przykład 3

Osoba wyznaczona do działania w imieniu pracodawcy rozwiązała z panem Antonim umowę o pracę bez wypowiedzenia.

Udzieliła również pełnomocnictwa do działania w procesie wytoczonym przez pracownika radcy prawnemu.

Należy uznać, że pełnomocnik został prawidłowo umocowany i pan Antoni nie obroni się twierdzeniem, że wyznaczenie obejmowało wyłącznie czynności związane ze stosunkiem pracy i nie rozciągało się na wskazanie pełnomocnika procesowego.

W roli przedstawiciela

W opinii SN wypowiedzenie umowy o pracę dokonane przez pełnomocnika osoby reprezentującej pracodawcę może być uznane za zgodne z prawem tylko wtedy, gdy z treści tej czynności prawnej wynika w sposób wyraźny lub dorozumiany, że osoba, która jej dokonuje, występuje w roli przedstawiciela (wyrok SN z 13 października 2009, II PK 91/09).

Jeśli pełnomocnik nie wskaże, że działał w cudzym imieniu, zgodnie z zasadami przedstawicielstwa, skutki prawne czynności powstają po jego stronie. Natomiast osiągnięcie skutku w postaci powstania praw czy obowiązków w sferze prawnej reprezentowanego wymaga dokonania dalszych czynności (przelew wierzytelności, przejęcie długu).

Przykład 4

Pani Alicja dostała wypowiedzenie podpisane przez członka zarządu pana Tomasza, tymczasem w firmie obowiązywała reprezentacja dwuosobowa. Aby ratować sytuację, szef w toku procesu przedstawił pełnomocnictwo do działania w sprawach z zakresu prawa pracy dla tego właśnie członka zarządu.

Pani Alicja zakwestionowała jednak jego prawdziwość. Sąd będzie musiał zatem zbadać, w jakim charakterze występował pan Tomasz.

Od tego bowiem zależy, czy wypowiedzenie zostało dokonane zgodnie z prawem, czy nie.

W jednostkach Skarbu Państwa

Podobne zasady reprezentacji jak w prywatnych przedsiębiorstwach i jednostkach samorządowych obowiązują również Skarb Państwa i jego jednostki organizacyjne.

Ugruntowany w tym zakresie jest pogląd, że w postępowaniu przed sądem pracy i ubezpieczeń społecznych w sprawach o roszczenia pracowników ze stosunku pracy stroną procesową nie jest Skarb Państwa, lecz państwowa jednostka organizacyjna, będąca zakładem pracy w rozumieniu art. 3 k.p., reprezentowana przez jej kierownika lub innego pracownika upoważnionego do działania w określonym zakresie w imieniu zakładu pracy.

SN przypomniał, że jednostka organizacyjna Skarbu Państwa (Najwyższa Izba Kontroli) jako pozwany pracodawca w sprawie pracowniczej może być reprezentowana także przez inną wyznaczoną do tego osobę – art. 31 § 1 k.p. w związku z art. 67 § 1 k.p.c. i art. 460 § 1 k.p.c. (postanowienie z 15 grudnia 2009, II PZ 23/09).

Nie ma więc przeszkód, aby przed sądem występował wyznaczony pracownik jednostki,  niekoniecznie radca prawny czy adwokat.

SZEF TO TEŻ ZWYKŁY PRACOWNIK

A co wtedy, gdy czynność z zakresu prawa pracy musi zostać dokonana, a jako zatrudniony występuje osoba zarządzająca jednostką?

Jedno jest pewne: taka osoba nie może dokonywać czynności z samym sobą. A więc z kim powinna to zrobić?

SN przyjął, że w stosunku do pracownika pełniącego funkcję organu zarządzającego (art. 31 k.p.) czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę może dokonywać organ założycielski, właścicielski lub nadzorujący taką jednostkę organizacyjną (wyrok z 7 grudnia 2006, I PK 123/06). Wszystko zależy zatem od struktury danej jednostki.

Przykład 5

Pani Danuta została wyznaczona przez zarząd do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy. Gdy spółka uznała, że są podstawy do rozwiązania jej umowy o pracę, oświadczenie w tym zakresie złożył zarząd spółki matki.

Pani Danuta nie będzie mogła skutecznie zarzucać, że ten ostatni organ nie był jej pracodawcą. Ze względu na szczególny charakter jej zatrudnienia tego typu działanie jest bowiem uzasadnione.

Członek zarządu…

W umowie między spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem jej zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 kodeksu spółek handlowych).

W orzecznictwie podkreśla się, że art. 210 k.s.h. jest przepisem szczególnym wobec ogólnie obowiązującej regulacji z art. 31 § 1 k.p. SN przypomniał także, że w razie braku regulacji w umowie spółki z o.o. lub uchwale zgromadzenia wspólników spółka w sprawach z zakresu prawa pracy wobec członków zarządu (rozwiązanie umowy o pracę) może być reprezentowana zarówno przez radę nadzorczą (jeżeli została powołana), jak i przez pełnomocnika powołanego  uchwałą zgromadzenia wspólników (wyrok z 4 sierpnia 2009, I PK 42/09).

Czyli inaczej rzecz ujmując  zarówno rada nadzorcza, jak i pełnomocnik mogą skutecznie dokonywać czynności z zakresu prawa pracy z pracownikiem będącym członkiem zarządu. Żadne z nich nie ma przy tym pierwszeństwa w tym zakresie. Takie ograniczenie nie wynika z obowiązujących przepisów. Ewentualne umocowanie jednego tylko z podmiotów albo przyznanie mu pierwszeństwa przed drugim może zostać zapisane w wewnętrznych aktach spółki.

Przykład 6

Pani Magdalena zatrudniona na stanowisku „główna księgowa-członek zarządu” dostała wypowiedzenie podpisane przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników.

Próbowała je podważyć, twierdząc, że skoro w spółce działa rada nadzorcza, nie było podstaw do powołania pełnomocnika.

Taka linia obrony nie jest słuszna z uwagi na równe w tym zakresie uprawnienia obu podmiotów.

…po odwołaniu

Osoba powołana do pełnienia funkcji w zarządzie i równocześnie zatrudniona na umowę o pracę po odwołaniu jest zwykłym pracownikiem. W efekcie szczególne zasady reprezentacji przestają mieć do niej zastosowanie.

Taki pracownik podlega zasadom ogólnym. Potwierdził to SN w wyroku z 4 listopada 2009 (I PK 106/09). Jego zdaniem reprezentacja pracodawcy w sprawach dotyczących nawiązania umowy o pracę z osobą niebędącą członkiem zarządu spółki akcyjnej powinna być ustalona na podstawie art. 31 § 1 k.p.

Odwołany członek zarządu może i powinien więc dostać ewentualne wypowiedzenie podpisane przez swych niedawnych kolegów z zarządu, a nie przez organ przewidziany w art. 210 k.s.h.

Przykład 7

Pracownik spółki Gamma pan Juliusz, będący członkiem zarządu, został odwołany z tej funkcji. Z powodu odwołania pracodawca, rękami dwóch urzędujących jeszcze członków zarządu, rozwiązał z nim umowę o pracę.

Pan Juliusz nie będzie mógł się powołać na naruszenie zasad reprezentacji określonych w k.s.h. Działanie spółki było bowiem prawidłowe.

Nadużywanie władzy

Skoro mowa o pracownikach piastujących najważniejsze funkcje w zakładzie pracy, warto zwrócić uwagę na jedno jeszcze zagrożenie.

Jeśli w ręce jednej osoby dostanie się dość szeroka władza związana ze sprawami pracowniczymi, ze szczególnym uwzględnieniem wypłaty wynagrodzeń, może to wpływać destrukcyjnie na tę osobę.

Co się bowiem dzieje, gdy mimo zakazu działający w imieniu pracodawcy, wykorzystując swoją pozycję, wypłaci sobie jakieś profity w sposób nieuprawniony?

W opinii SN pracownik wykonujący swoje obowiązki pracownicze i równocześnie podejmujący czynności w imieniu i na rzecz pracodawcy jako osoba zarządzająca (art. 31 § 1 k.p.), który przyznaje sobie a następnie pobiera nienależne świadczenie ze stosunku pracy, ponosi odpowiedzialność na podstawie przepisów działu V kodeksu pracy, a nie na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu (wyrok z 19 października 2007, II PK 74/07).

Dział V mówi oczywiście o odpowiedzialności materialnej pracowników. Skoro prawo pracy reguluje kwestię odpowiedzialności za szkodę, nie ma podstaw do sięgania do przepisów kodeksu cywilnego.

Przykład 8

Pan Wacław, wyznaczony do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, regularnie zlecał pracownicy działu finansowego dokonywanie przelewów „premii uznaniowych” na jego prywatne konto, nie będąc do tego uprawnionym. Jego umyślne działanie spowoduje, że będzie musiał zwrócić całą pobraną kwotę, zgodnie z zasadami odpowiedzialności majątkowej pracowników.

Co z syndykiem

Kiedy firma chyli się ku upadkowi, zasadne jest złożenie do sądu wniosku o ogłoszenie jej upadłości.

Wtedy do gry wkracza syndyk i on właśnie staje się osobą zarządzającą jednostką organizacyjną. Potwierdził to SN w wyroku z 30 listopada 2005 (I PK 92/05). Takie stanowisko jest już ugruntowane w orzecznictwie.

Przykład 9

Pan Alojzy był zatrudnionym na umowę o pracę prezesem zarządu spółki, której upadłość obejmującą likwidację majątku ogłosił sąd.

Syndyk niezadowolony z postawy pana Alojzego wręczył mu wypowiedzenie. Takie działanie jest skuteczne i zgodne z prawem.

Autor jest asystentem sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego

Czytaj też:

Kto reprezentuje urząd gminy w sprawach pracowniczych?

Kadrowa sama sobie podpisuje druk

Na decyzję o dyscyplinarce masz niewiele czasu

Zobacz więcej:

» Zwolnienia z pracy » Rozwiązanie umowy o pracę » Wypowiedzenie umowy o pracę

» Kadry i płace » Menedżer w firmie

» Kadry i płace » Pracodawca i pracownik w sądzie