Czy firmie opłaca się organizować imprezy integracyjne

Coraz częściej pracownicy czy klienci firm integrują się podczas wieczorów tematycznych. Są to bankiety w egzotycznej lub historycznej scenerii: starożytnej, z lat 30. ubiegłego wieku, okresu prohibicji w USA, czasów PRL. W zależności od wybranej epoki i dbałości o szczegóły koszt takiego wieczoru wynosi 5 – 20 tys. zł.

Ale firmy eventowe organizują też tradycyjne imprezy, choćby takie jak zbiorowy wyjazd załogi na grzybobranie. Cena usługi obejmuje opiekę przewodnika, udział animatora, którego zadaniem jest stworzenie dobrej atmosfery, a także transport, wieczorną biesiadę i nocleg. Wszystko to już od ok. 10 tys. zł dla 30-osobowej grupy, jeżeli nocuje się w domkach kempingowych. Koszty będą rzecz jasna dużo wyższe, jeśli w planach jest nocleg w dobrym hotelu i kolacja z występami artystów.

– Jesteśmy w stanie zorganizować też wyprawę na trufle do Włoch czy Francji, z przelotem samolotem i np. dojazdem do lasu pociągiem TGV – zapewnia Monika Tymińska, właścicielka firmy eventowej Ma House.

Wieczory tematyczne i sport

Jak ocenia Jacek Kotarbiński, autor raportu marketingowego o branży eventowej, w ostatnich latach szybko rośnie zainteresowanie ekskluzywnymi eventami przeznaczonymi dla klientów firm oraz kosztownymi podróżami motywacyjnymi (incentive). Coraz częściej zamawiającym zależy na dobrych scenariuszach i kreatywności organizatora.

Jednak większość szefów polskich przedsiębiorstw wciąż trzyma się sprawdzonych, bezpiecznych scenariuszy. – Mogą np. zaakceptować nietypowego konferansjera, ale nigdy nie zaryzykują zorganizowania w lesie wojny na wskaźniki laserowe z udziałem szefów firm – swoich największych klientów – twierdzi Jacek Kotarbiński.

W praktyce typowy polski event to dwudniowa impreza, podczas której głównym punktem programu jest nocna biesiada z występami artystycznymi i didżejem. Najczęściej impreza taka jest urządzana z jakiejś uroczystej okazji (np. jubileusz firmy).

Popularne są sporty, z dostępnych dla wszystkich np. siatkówka, kręgle czy modny już od kilkunastu lat paintball (200 kulek do strzelania farbą kosztuje 50 zł; w zasadzie wystarcza to jednemu uczestnikowi na całą zabawę). Często wybierane sporty ekstremalne to wspinaczka, bungee, quady, spływy górskie.

Inne propozycje to m.in. karaoake, ruletka, pokazy mody i motoryzacyjne, pokazy typu światło i dźwięk, sztuczne ognie. Niewielu amatorów znajdują natomiast spektakle teatralne, happeningi, doświadczenia naukowe i turnieje rycerskie.

Zatrzymać wartościowych pracowników

Świadomość, że imprezy promocyjne, integracyjne i motywacyjne są ważne dla budowania wizerunku firmy, jej relacji z klientami i pracownikami, stopniowo dociera nawet do szefów mniejszych firm. Wciąż jednak wydatki na eventy czy podróże motywacyjne to jedna z pierwszych pozycji do skreślenia w budżecie, gdy trzeba oszczędzać. Chodzi rzeczywiście o niemałe sumy. Zdaniem organizatorów typowy dwudniowy wyjazd integracyjny dla pracowników kosztuje co najmniej 600 zł od osoby. Koszt ekskluzywnej, także dwudniowej imprezy dla wybranych klientów firmy to już wydatek minimum 1000 zł.

600 zł

to minimalny koszt pobytu jednej osoby na dwudniowym wyjeździe integracyjnym

– Zwrot z takich inwestycji w postaci wzrostu sprzedaży czy poprawy wyników firmy nie zawsze jest dla decydentów oczywisty. Wiarygodnych dowodów mogą dostarczyć badania dotyczące korzyści z eventu, ale przeprowadza się je niezbyt często – wyjaśnia Krzysztof Gawrych, konsultant eventowy.

Z badań wynika, że pracowników najmocniej mobilizuje uznanie innych ludzi, zwłaszcza szefów i kolegów. Pieniądze liczą się mniej, zwłaszcza gdy pracownik wie, że w innej firmie może liczyć na podobne zarobki.

– Nierzadko szefowie nie zdają sobie sprawy, że nagrody w postaci wyjazdu czy symbolicznych prezentów mogą skutecznie pomagać w zatrzymaniu wartościowych pracowników. Nie zawsze też biorą pod uwagę koszty związane z zatrudnianiem i szkoleniem wciąż nowych ludzi – podkreśla Monika Tymińska.

Mała firma na wielkiej imprezie

Polskie firmy trzymają się utartych wzorów nie tylko z powodu oszczędności czy konserwatyzmu, ale i dlatego, że nie czują się zbyt pewnie w roli klientów branży eventowej. Dowodzi tego m.in. fakt, że trzy czwarte imprez zamawiają za pośrednictwem firm PR lub reklamowych. Często jest to element większych kampanii wizerunkowych czy promocyjnych. Bezpośrednio do agencji eventowych docierają dość rzadko, m.in. dlatego, że ich rozpoznawalność jest niewielka. W zdecydowanej większości są to firmy małe, autorskie, zatrudniające poniżej dziesięciu osób. W ostatnich latach, w wyniku kryzysu, to rozdrobnienie jeszcze się pogłębiło.

Oprócz wyspecjalizowanych agencji usługi w tej dziedzinie oferują hotele, ośrodki wypoczynkowe i konferencyjne, zwłaszcza położone w regionach turystycznych. Na ogół można w nich liczyć jedynie na atrakcje urozmaicające pobyt, a nie na profesjonalny event przeprowadzony według opracowanego scenariusza. W dodatku sporo sobie liczą za pośrednictwo w ściągnięciu podwykonawców, np. artystów czy specjalistów od zajęć sportowych.

Niektóre hotele czy ośrodki wypoczynkowe są jednak w stanie dorównać fachowością doświadczonym firmom eventowym. Na przykład osada Galindia na Mazurach, gdzie odtwarza się realia z czasów pogańskich Prus, specjalizuje się w urządzaniu imprez plenerowych, takich jak napady Galindów, spływy łodziami Krutynią czy wybory najdzikszej nałożnicy. W Dworku nad Łąkami na Podlasiu przyjmuje się gości wedle dawnych zwyczajów, jak przystoi na starą szlachecką siedzibę.

Znanym miejscem eventowym jest hotel Mazurkas w Ożarowie. Jego atutem jest aż 35 sal na konferencje i eventy. Największa – mieszczący 1000 osób Zeus – ma 12 wejść ze wszystkich stron i specjalnie wzmocnione punkty konstrukcji; dzięki temu bez dodatkowych rusztowań można w niej zawiesić 9 ton sprzętu nagłaśniającego i oświetleniowego. Wnętrze sali było już łodzią podwodną, samolotem i plażą z paru tonami prawdziwego piasku. Mazurkas często gości wielkie, prestiżowe konferencje międzynarodowe, ale jest także otwarty na potrzeby mniejszych przedsiębiorstw. Latem, gdy klientów jest mniej, niewielki event z noclegiem można tu zorganizować za ok. 300 zł od osoby.

Ryzykowne oszczędności

Profesjonalny, duży event z występami artystycznymi, masowymi zawodami sportowymi, cateringiem, multimediami, billboardami, hostessami, parkingami to bardzo skomplikowane przedsięwzięcie. I spore ryzyko. Jeśli ma się nie udać, lepiej, by go w ogóle nie było. Jak zatem wybrać agencję eventową?

– Trzeba korzystać z różnych źródeł informacji: portali branżowych, takich jak np. eventmapa, stron firmowych, rad przedsiębiorców, którzy już korzystali z usług danej agencji. Argumentem za wyborem firmy jest długi, czyli w naszych warunkach kilkunastoletni, okres działania na rynku, a także przejrzystość finansowa – radzi Andrzej Bagniuk, prezes Stowarzyszenia Branży Eventowej i właściciel firmy Andrius.

Ryzykowne jest natomiast kierowanie się przede wszystkim niską ceną. W ferworze walki konkurencyjnej może się zdarzyć, że agencja źle oszacuje koszty i event po prostu się nie uda.

Wciąż niemało szefów przedsiębiorstw woli urządzać imprezy firmowe na własną rękę. Oszczędzają w ten sposób na wynagrodzeniu organizatora, ale tracą, przepłacając artystom i innym podwykonawcom, ponieważ nie znają rynku. Poza tym samodzielnie nie można skorzystać z rabatów np. w hotelach. W rezultacie koszty są podobne, a prawdopodobieństwo wpadki znacznie większe.

– Profesjonaliści przygotowani są na każdą niespodziankę, w tym np. załamanie pogody – twierdzi Krzysztof Gawrych.

Zdaniem Andrzeja Bagniuka podstawowym warunkiem powodzenia jest dokładne określenie, jaki cel biznesowy chce się osiągnąć. – Nie warto urządzać takich imprez tylko dlatego, że ludzie tego oczekują, albo na przykład prezes chce skorzystać w plenerze z open baru – podkreśla właściciel firmy Andrius.