Jak w przetargu przesłać oświadczenia faksem

Zgodnie z art. 27 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F96C442623AD4AFA6E36BC2B3D886637?id=358718]prawa zamówień publicznych[/link] (dalej pzp) „oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną”.

W praktyce oznacza to dyktat ze strony zamawiającego. Przedsiębiorca nie może zakładać, że informacja przesłana przez niego np. faksem zostanie uznana. Wpierw musi sprawdzić w ogłoszeniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia, czy taki sposób porozumiewania został dopuszczony przez zamawiającego.

Chociaż budzi to kontrowersje prawne, zamawiający nierzadko wyznacza różne formy komunikacji dla różnych czynności. I tak może postanowić, że dla wszystkich czynności w przetargu dopuszczalny jest zarówno faks, jak też e-mail, ale pytania do specyfikacji należy zadawać wyłącznie na piśmie.

Takie postanowienia mogą stawiać wykonawców w gorszej sytuacji względem zamawiającego, dlatego mogą oni próbować je podważać przed Krajową Izbą Odwoławczą (o ile zamówienie jest co najmniej równe progom unijnym).

Jeśli dokument jest wysyłany pisemnie, musi dotrzeć do zamawiającego w godzinach jego urzędowania. Później nie będzie komu go odebrać. Inaczej jednak jest przy korzystaniu z faksu. Ten nie musi zostać przesłany np. do godz. 16, bo później urząd przestaje pracować. Zgodnie z art. 111 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86F27ADE2102E1D67842E76D535F1BD1?id=70928]kodeksu cywilnego[/link] termin oznaczony w dniach kończy się o północy ostatniego dnia. Faks czy e-mail może więc dotrzeć do zamawiającego nawet na minutę przed północą i powinien zostać uznany za wniesiony w terminie.

Jeśli jedna ze stron przekazuje drugiej jakieś informacje faksem lub drogą elektroniczną, ma prawo żądać potwierdzenia ich otrzymania. To ważne, bo może stanowić dowód podczas ewentualnego sporu. Może się bowiem zdarzyć, że chociaż nasz faks wydrukuje raport pozytywnej transmisji, po drugiej stronie ukaże się nieczytelny wydruk.

Przepisy nie precyzują, w jaki sposób powinno się potwierdzać otrzymanie informacji. Należy więc skorzystać z jednej z wybranych przez zamawiającego form kontaktu.

[ramka][b]Krajowa Izba Odwoławcza o wykorzystaniu faksu

Co wynika z orzecznictwa[/b]

[b]Wyrok z 27 października 2010 r. (KIO/2227/10)[/b]

„Z przedstawionego przez zamawiającego dowodu nadania faksu wynika, iż w dniu 22 września 2010 r. z urządzenia zamawiającego zostało wysłane pismo zawarte na jednej stronie oraz że pismo zostało odebrane przez urządzenie, którego numer odpowiada numerowi faksu odwołującego.

Izba uznała, iż dowód ten rodzi domniemanie, że oświadczenie zamawiającego dotarło do odwołującego się w takiej postaci, iż możliwe było zapoznanie się z jego treścią. Izba uznała, iż w rozpatrywanym przypadku zamawiający nie był zobowiązany powołać się na dowód pewny, co postulował odwołujący.

Byłby zobowiązany to zrobić jedynie wtedy, gdyby odwołujący wzruszył powołane domniemanie, czego nie dokonał. Nie przedstawił żadnych dowodów na potwierdzenie własnych twierdzeń, iż nie otrzymał za pośrednictwem faksu wezwania do uzupełnienia dokumentów przekazanego na podstawie art. 26 ust. 3 pzp”.

[b]Wyrok z 15 października 2010 r. (KIO/2138/10)[/b]

„Skoro możliwe jest komunikowanie się poza formą pisemną za pomocą innych środków przekazu, zamawiający zobowiązany jest wyraźnie wskazać sposób komunikacji. Wykonawca musi mieć bowiem pewność co do sposobu, w jaki może komunikować się z zamawiającym ze względu na dochowanie terminowości dokonywanych czynności.

Zamawiający – zgodnie z dyspozycją art. 27 ust. 1 pzp – określił sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami, przewidując w specyfikacji możliwość równorzędnego posługiwania się formą pisemną, faksową, jak i elektroniczną, jednocześnie wskazując adres, nr faksu i adres e-mail, na które wykonawcy powinni byli przekazywać oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje (...).

Skoro więc zamawiający jako równorzędne formy komunikowania się dopuścił formę pisemną, faksową oraz elektroniczną, to dopuszczenie – w piśmie będącym wezwaniem do przedłużenia terminu związania oferty – tylko formy pisemnej oznacza, że zasada uczciwej konkurencji nie została zachowana. Powyższe może bowiem prowadzić – jak słusznie podniósł odwołujący – do nieuzasadnionej, a więc niezależnej od czynników obiektywnych dysproporcji w możliwości realizowania praw wykonawców”.

[b]Wyrok z 13 lipca 2010 r. (KIO 1349/10)[/b]

„Osoba składająca oświadczenie woli za pomocą telefaksu otrzymuje wydruk kontrolny, z którego wynika, że powyższe oświadczenie zostało wysłane z jej aparatu nadawczego (wysyłającego) oraz odebrane przez aparat odbiorcy. Ów wydruk stwarza równocześnie domniemanie prawne, że oświadczenie doszło do adresata w sposób określony w art. 61 k.c., to znaczy w sposób pozwalający mu zapoznać się z treścią oświadczenia woli nadawcy.

Wydruk ten jest bowiem – podobnie jak recepis pocztowy – traktowany w doktrynie jako tzw. dowód prima facie, to znaczy dowód, który jest dowodem dojścia oświadczenia woli do adresata, dopóki adresat nie wykaże środkami przewidzianymi w przepisach postępowania cywilnego, że na przykład z powodu zakłóceń pracy aparatu odbiorczego nastąpiło takie zniekształcenie tekstu przesłanego oświadczenia, iż stało się ono niezrozumiałe.

W takim też wypadku nie ma podstaw do uznania, że oświadczenie woli wysłane za pomocą telefaksu (faksu) doszło do adresata w znaczeniu przyjętym w art. 61 k.c. Poza jednak takimi sytuacjami, jak przykładowo wskazane, oświadczenie woli wysłane i odebrane za pomocą telefaksu należy uważać za złożone z chwilą, w której adresat mógł zapoznać się z jego treścią. Chwilą tą jest chwila odbioru faksu przez aparat adresata”.

[b]Wyrok z 19 maja 2009 r. (KIO/UZP 576/09)[/b]