Chociaż eksperci zachęcają zamawiających do stosowania różnych kryteriów oceny ofert, przekonując, że to co tanie, nie zawsze jest dobre, to liczba przetargów, w których decyduje wyłącznie cena, z roku na rok rośnie.

[b]W minionym roku aż 90 proc. zamówień stanowiły te, w których poza ceną nie pojawiło się żadne kryterium.[/b]

Powody tego są dwa. Po pierwsze wygoda. Zastosowanie dodatkowych kryteriów wiąże się z koniecznością ich opisywania, przyznawania im określonej wagi i nierzadko stosowania skomplikowanych wzorów matematycznych. Decydowanie o wyborze na podstawie samej ceny jest dużo prostsze.

Po drugie zamawiający boją się wybierać oferty, które nie są najtańsze, bo oznacza to często kłopotliwe tłumaczenie się przed kontrolerami.

[srodtytul]Lepsze często musi być droższe[/srodtytul]

Zgodnie z prawem zamówień publicznych przez najkorzystniejszą ofertę rozumie się taką, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, albo ofertę z najniższą ceną (jeśli była ona jedynym kryterium). Innymi słowy cena zawsze musi być jednym z kryteriów.

Nie oznacza to jednak, że cena jest najważniejsza. Czasem może się bowiem zdarzyć, że zamawiający będzie chciał zapłacić więcej pieniędzy za produkt, który ma jakieś wyjątkowe cechy. Co więcej może uznać, że inne kryteria są ważniejsze i przypisze im większą wagę niż samej cenie.

Art. 91 ust. 2 pzp wymienia przykładowe kryteria oceny ofert. Mówi o: jakości, funkcjonalności, parametrach technicznych, zastosowaniu najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, kosztach eksploatacji, serwisie i terminie wykonania zamówienia.

Nie jest to jednak katalog zamknięty. Zamawiający może więc wprowadzać swe własne kryteria, o ile będzie to uzasadnione jego potrzebami. Granicę w kreatywnym kształtowaniu kryteriów wyznaczają ogólne reguły wynikające z art. 7 pzp: zasada uczciwej konkurencji i równego traktowania uczestników.

Nie powinno być więc tak, że teoretycznie każdy może złożyć ofertę, ale tylko jedna firma, np. ze względu na właściwości produkowanego przez siebie sprzętu, ma szanse na zwycięstwo.

[ramka][b]Przykład[/b]

W przetargu na dostawę sprzętu komputerowego zamawiający chce przyznawać dodatkowe punkty, które będą stanowić aż 20 proc. całej punktacji za to, że otwarcie obudowy będzie sygnalizowane specjalną diodą umieszczoną na klawiaturze.

Okazuje się, że na rynku tylko jeden producent oferuje takie rozwiązanie. Kryterium takie narusza więc zasadę uczciwej konkurencji a jednocześnie bardzo trudno byłoby uzasadnić jego wprowadzenie rzeczywistymi potrzebami zamawiającego.[/ramka]

[srodtytul]Właściwości wykonawcy się nie liczą...[/srodtytul]

– Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej – stanowi art. 91 ust. 3 pzp. Innymi słowy oceniana ma być oferta, a nie firmy.

[ramka][b]Przykład[/b]

W przetargu na sprzątanie szpitala zamawiający chciał mieć pewność, że firma dysponuje personelem, którego liczebność zagwarantuje sprawne realizowanie tej usługi.

Dlatego wprowadził oprócz ceny kryterium: liczba zatrudnionych pracowników sprzątających. Złamał w ten sposób prawo. Przepisy wprost zakazują stosowania kryterium odnoszącego się do właściwości wykonawcy.[/ramka]

[srodtytul]...chyba że przy usługach niepriorytetowych[/srodtytul]

Zakaz odnoszenia kryteriów do właściwości wykonawcy nie dotyczy zamówień na niektóre usługi. Mówi o tym art. 5 ust. 1 pzp. Chodzi o usługi wymienione w załączniku II B do dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi lub w załączniku XVII B do dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 31 marca 2004 r. koordynującej procedury udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych.

Są one wymienione wprost również w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=4D6254FE99280E344076CC3FE0634C12?id=339934]rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (DzU z 2010 r. nr 12, poz. 68)[/link].

[ramka][b]Przykład[/b]

Przetarg dotyczy całodobowej ochrony obiektu. Zamawiający wprowadził kryterium, na podstawie którego zamierza przyznawać dodatkowe punkty firmom, które deklarują wykonanie zlecenia z wykorzystaniem wyłącznie wykwalifikowanych ochroniarzy, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i z określonym doświadczeniem.

Ma do tego prawo, bo ochrona znajduje się na liście usług niepriorytetowych, a zastosowanie wspomnianego kryterium jest uzasadnione chęcią przekazania zlecenia profesjonalistom.[/ramka]

[srodtytul]Odwołanie tylko powyżej progu[/srodtytul]

Co może zrobić wykonawca, który uważa, że kryteria faworyzują innego przedsiębiorcę lub są niedozwolone? Zależy to od wartości zamówienia. Jeśli jest poniżej tzw. progów unijnych, to możliwości są niestety ograniczone.

Przepisy nie pozwalają mu bowiem na wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej. Dopiero gdy zamówienie jest równe lub wyższe niż progi unijne, odwołanie jest możliwe. Przy tańszych pozostaje jedynie poinformowanie zamawiającego o zauważonych nieprawidłowościach lub powiadomienie instytucji kontrolnej.

[srodtytul]Można zmieniać, ale po wydłużeniu terminu[/srodtytul]

Obowiązujące przepisy pozwalają na zmianę kryteriów w trakcie przetargu. Zamawiający musi jednak wtedy przedłużyć termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. W przetargach poniżej tzw. progów unijnych trzeba przedłużyć go o czas niezbędny na wprowadzenie zmian we wnioskach lub ofertach. W droższych przepisy określają już konkretne terminy.

I tak w przetargu nieograniczonym termin ten nie może być krótszy niż 22 dni od dnia przekazania zmiany ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

W trybie przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem termin o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie może być krótszy niż 30 dni od przekazania zmiany ogłoszenia UOPWE (przy pilnej potrzebie udzielenia zamówienia może zostać skrócony do dziesięciu dni).

[ramka][b]Krajowa Izba Odwoławcza o kryteriach oceny ofert[/b]

[b]Wyrok z 23 września 2010 r. (KIO 1960/10)[/b]

„Zamawiający, określając sztywnymi datami nieprzekraczalne terminy dostawy każdego z dwóch szynobusów, jednocześnie preferuje ich jak najszybsze dostarczenie.

W ocenie izby, co do zasady, kryterium terminu wykonania zamówienia jest dopuszczalne i nie narusza uczciwej konkurencji, gdyż stanowi klasyczne kryterium oceny odnoszące się do przedmiotu zamówienia służące wyborowi najkorzystniejszej oferty, które zostało wprost przewidziane w przykładowym wyliczeniu takich kryteriów zawartym w art. 91 ust. 2 pzp.

Zdaniem izby nie budzi również wątpliwości, że określone w ramach tego kryterium zasady oceny lub ustalenie jego znaczenia w stosunku do obligatoryjnego w każdym postępowaniu kryterium ceny może w konkretnych przypadkach zostać uznane za naruszające zasady uczciwej konkurencji.

Może tak być, w szczególności jeżeli ustalony dla tego kryterium sposób oceny nieproporcjonalnie premiuje najkrótszy termin wykonania zamówienia lub też jego waga została ustalona na poziomie równym kryterium ceny lub większym. Nawet jednak w takich przypadkach nie można wykluczyć, iż kryterium terminu wykonania zamówienia nie będzie naruszało uczciwej konkurencji w okolicznościach faktycznych konkretnego postępowania.

W niniejszej sprawie odwołujący nie wykazał, iż wprowadzenie przez zamawiającego kryterium terminu dostawy, ani w aspekcie przyjętych zasad oceny, ani w aspekcie przyznanego mu znaczenia, narusza uczciwą konkurencję w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego”.

[b]Wyrok z 17 sierpnia 2010 r. (KIO/1629/10)[/b]

„Wykonawcy biorący udział w postępowaniu mają prawo oczekiwać, że złożone przez nich oferty zostaną ocenione wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert zawartych w specyfikacji. Jednocześnie podkreślić trzeba, że zamawiający nie jest uprawniony, aby na etapie oceny ofert nadawać postanowieniom specyfikacji innego, niż pierwotnie ustalone, znaczenia.

Zaprezentowane reguły rządzące oceną ofert zachowują aktualność w odniesieniu do kryteriów, które nie pozwalają na przyznawanie punktów poprzez dokonanie prostych obliczeń – podstawienie ocenianych danych do wzoru, lecz zawierają pewien element subiektywizmu, co jest przez ustawę dopuszczone, o ile nie narusza zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Istotne jest, aby ocena odbywała się na jednakowych zasadach przy zastosowaniu znanych wszystkim wykonawcom, podanych w specyfikacji, kryteriów oceny ofert.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt analizowanej sprawy izba podkreśla, że kryteria, w odniesieniu do których odwołujący kwestionuje dokonaną ocenę swojej oferty, mają w pewnym, choć ograniczonym, zakresie charakter subiektywny.

Odwołujący nie kwestionując postanowień specyfikacji dotyczących kryteriów oceny ofert, nie żądając ich doprecyzowania, następnie składając ofertę w postępowaniu, zgodził się i zaakceptował wynikający z tych kryteriów w pewnym sensie subiektywny charakter oceny. Wobec takiego kształtu kryteriów wykonawca powinien mieć świadomość pewnej dowolności zamawiającego w ocenie ofert”. [/ramka]