Zlecenia publiczne powinny trafiać w ręce odpowiedzialnych przedsiębiorców. Dlatego też zamawiający mają prawo formułować warunki udziału w przetargach. Na potwierdzenie ich spełnienia firmy muszą przedstawiać odpowiednie dokumenty i zaświadczenia.

Zamawiający nie może żądać dokumentu, jeśli nie postawił określonego warunku.

[ramka][b]Przykład[/b]

W przetargu na proste prace malarskie zamawiający nie wymagał doświadczenia w realizacji tego typu zleceń. Nie może więc żądać przedstawienia mu referencji. Dokument ten nie służyłby bowiem potwierdzeniu spełniania warunku.[/ramka]

Organizator przetargu nie ma prawa domagać się dowolnych zaświadczeń, a tylko tych, które są wymienione w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=336579]rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2009 r., nr 226, poz. 1817)[/link].

[srodtytul]Lepiej wziąć wcześniej[/srodtytul]

Sporo dokumentów „urzędowych” można, a nawet należy zgromadzić z wyprzedzeniem, zanim firma w ogóle zdecyduje się na spróbowanie swych sił w przetargach. Zwłaszcza w tych mniejszych, gdzie terminy są na tyle krótkie, że można nie zdążyć z bieganiną po urzędach.

Chodzi przede wszystkim o zaświadczenia z urzędu skarbowego o niezaleganiu z podatkami, zaświadczenia z ZUS (lub KRUS) o niezaleganiu z opłacaniem składek, informację z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) o niekaralności za niektóre rodzaje przestępstw.

Z KRK trzeba niekiedy wziąć dwa dokumenty. Pierwszy wystawiony na konkretną osobę z władz przedsiębiorstwa (np. prezesa zarządu czy indywidualnego przedsiębiorcę). Ma on potwierdzać niekaralność za przestępstwa wymienione w art. 24 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=9A85F62F2742D73F792FA28EEA7D3343?id=247401]prawa zamówień publicznych[/link] (np. przekupstwo, przestępstwa przeciwko środowisku).

Drugie zaświadczenie z KRK wystawiane jest na firmę. Chodzi o potwierdzenie, że nie nałożono na nią zakazu ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

Ten ostatni dokument dotyczy tylko podmiotów zbiorowych (np. spółek), a nie przedsiębiorców indywidualnych działających na podstawie wpisu do gminnej ewidencji działalności gospodarczej. Ci ostatni nie muszą się więc o niego starać, gdyż nie podlegają [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=30A001F0F56D183D19238BE9911CFC8E?id=167503]ustawie o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych[/link].

[srodtytul]Wpis do ewidencji[/srodtytul]

Do niedawna wszyscy przedsiębiorcy musieli dodatkowo przedstawiać odpisy z rejestrów działalności gospodarczej. Po wejściu w życie wymienionego wcześniej rozporządzenia zdaniem Urzędu Zamówień Publicznych nie dotyczy to już osób prowadzących indywidualną działalność (wpisanych do gminnych ewidencji).

Zgodnie z opinią zamieszczoną na stronie internetowej urzędu ([link=http://www.uzp.gov.pl]www.uzp.gov.pl[/link]) zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej nie potwierdzają spełnienia warunków, nie przesądzają również o wykluczeniu z przetargu. W związku z tym zamawiający nie ma prawa ich żądać od osób fizycznych będących przedsiębiorcami.

[srodtytul]Trzy lub sześć miesięcy[/srodtytul]

Raz wzięte dokumenty mogą posłużyć do startu w wielu przetargach. Do oferty nie trzeba bowiem dołączać oryginałów – wystarczą kopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez samego przedsiębiorcę.

Jak długo są ważne te dokumenty? To zależy jakie. Informacje z KRK (zarówno te dotyczące niekaralności osób, jak i podmiotów zbiorowych) mogą być wystawione do sześciu miesięcy przed upływem terminu składania ofert (lub wniosków o udział w postępowaniu).

Podobnie jest z odpisami z rejestrów. Z kolei zaświadczenia z ZUS i urzędów skarbowych ważne są o połowę krócej, bo przez trzy miesiące. Później trzeba się pofatygować po nowe.

[srodtytul]Pod kątem konkretnego przetargu[/srodtytul]

Wymienione wcześniej dokumenty można złożyć w każdym przetargu, gdyż dotyczą generalnych przesłanek do wykluczenia. Poza tym jest cała grupa takich, które służą potwierdzaniu spełnienia indywidualnych warunków konkretnego postępowania o zamówienie publiczne.

[ramka][b]Przykład[/b]

W przetargu na usługę sprzątania zamawiający wymaga doświadczenia w tego typu pracach.

Aby je udowodnić wykonawca musi złożyć wykaz zrealizowanych wcześniej usług tego samego rodzaju i o określonej minimalnej wartości.

Przygotowuje go więc pod kątem konkretnego przetargu. [/ramka]

Zamawiający mogą żądać m.in.:

- koncesji, zezwolenia lub licencji;

- wykazu robót budowlanych w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert;

- wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert;

- wykazu narzędzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy;

- oświadczenia na temat wielkości średniego rocznego zatrudnienia;

- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia;

- oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek ich posiadania;

- sprawozdania finansowego albo jego części;

- informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową;

- opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej.

[ramka][b]Zapominalski może donieść[/b]

Jeśli wykonawca nie złożył wszystkich wymaganych dokumentów (lub są one wadliwe), zamawiający wzywa go do ich uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie na podstawie art. 26 ust. 3 prawa zamówień publicznych. Przepisy nie precyzują, ile czasu dać na dostarczenie dokumentów. Termin ten powinien jednak być realny.

Niektórych dokumentów nie da się jednak uzupełnić (np. zaświadczenia z KRK) z tego względu, że poświadczają jedynie stan na dzień wystawienia, czyli późniejszy niż termin składania ofert. To zaś się wiąże z ryzykiem utraty wadium.

Art. 46 ust. 4a prawa zamówień publicznych nakazuje zatrzymywać wadium, jeśli wykonawca nie uzupełni na wezwanie brakujących lub wadliwych dokumentów, chyba że nastąpi to z przyczyn nieleżących po jego stronie. [/ramka]