Rz: Czy przełożony może zajrzeć przez ramię pracownika do jego skrzynki e-mailowej? Co jeśli zobaczy tam prywatne e-maile wskazujące na to, że podwładny, zamiast pracować, kontaktuje się ze znajomymi?

Bartłomiej Raczkowski: Nadużywanie firmowej poczty do prywatnych celów staje się obecnie coraz większym problemem. Nie dotyczy to zresztą tylko firmowego e-maila. Pracownicy zamiast się zajmować swoimi obowiązkami, wymieniają wiadomości ze znajomymi na Facebooku, Twitterze czy Naszej-Klasie. Często mają także pootwierane prywatne konta pocztowe, z których co chwila wysyłają wiadomości niezwiązane z pracą. Jeśli firma nie wprowadziła do regulaminu pracy zasad kontroli wykorzystania firmowego sprzętu, nie może ingerować w prywatność takiego pracownika. Nawet jeśli przełożony widzi skrzynkę pocztową pracownika, w której e-maile służbowe są przemieszane z prywatnymi wiadomościami, nie ma prawa zajrzeć do tych prywatnych. Szkopuł w tym, że taki pracownik nie zajmuje się w tym czasie swoimi obowiązkami.

Czy można ukarać pracownika, który zamiast wykonywać swoje obowiązki zawodowe, spędza czas w wirtualnej przestrzeni, wykorzystując do tego firmowy sprzęt komputerowy?

Zdecydowanie tak. Jednak pod warunkiem że przełożony ma dowody na nadużywanie przez pracownika swobody. W grę wchodzą nie tylko kary dyscyplinarne. Może się to zakończyć zwolnieniem takiego pracownika, nawet dyscyplinarnym.

Kiedy pracodawca może nadzorować aktywność pracowników w Internecie?

Może to robić, pod warunkiem że nie w sposób permanentny. Poza tym musi to przebiegać według ujawnionych zasad i nigdy nie może polegać na czytaniu prywatnej korespondencji. Przykładowo, w sytuacji gdy do pracodawcy dotrze informacja o wycieku strzeżonych informacji, wówczas może on rozpocząć monitorowanie poczty wychodzącej, pod warunkiem że pracownicy zostaną o tym wyraźnie poinformowani. Monitorowanie musi się odbywać wówczas według wspomnianych wcześniej ujawnionych zasad. To samo ma zastosowanie, jeśli pracodawca chce monitorować aktywność w Internecie zatrudnionych u niego osób. Może np. sprawdzać, na jakie strony internetowe i portale wchodzą pracownicy, jednak tylko wówczas, gdy pracownicy wiedzą o rozpoczęciu monitoringu, a jego zasady są wcześniej ujawnione. Problem w tym, że jeśli firma to ogłosi, to pracownicy będą bardziej święci od ich szefów. Jeżeli firma zdecyduje się na kontrolę aktywności w Internecie np. trzy miesiące wstecz, na podstawie danych zapisanych na serwerach, to naraża się na zarzut, że monitoring był permanentny, czyli niezgodny z prawem. Firma może się bronić, że monitoring rozpoczął się wtedy, kiedy firma zaczęła analizować informacje z serwerów.

Coraz więcej osób korzysta z Internetu i w najbliższym czasie należy się spodziewać, że będzie miał on coraz większy udział w naszym życiu. Czy dotyczy to także pracowników?

Pojawiają się głosy, że korzystanie ze skrzynki e-mailowej to jest podstawowe prawo człowieka i nie można tego zabronić. Tak więc w ograniczonym i uzasadnionym zakresie powinien mieć on możliwość wykorzystywania czasu w pracy do wysyłania prywatnych wiadomości. To nie jest jeszcze prawo, ale orzecznictwo sądów może zmierzać w tym kierunku.

Jak firma może chronić swoje interesy, tak by zmobilizować pracowników do pracy i zapobiec marnowaniu czasu na wysyłanie prywatnych wiadomości czy wchodzenie na serwisy społecznościowe?

Zalecamy pracodawcom, aby oficjalnie w przepisach wewnętrznych firmy czy w umowach o pracę zabraniali wykorzystywania służbowego sprzętu do prywatnych celów. Wówczas będzie jasne, że sam fakt wysłania wiadomości niezwiązanej z pracą może zostać potraktowany jako naruszenie obowiązków pracowniczych. Oczywiście do czasu, gdy ewentualnie powstanie orzecznictwo, o którym mówiliśmy przed chwilą. Nie oznacza to jednak, że w razie zwolnienia pracownika, który złamał te regulacje, uda się przekonać sędziego, który sam chętnie korzysta z Internetu, iż jest to uzasadniona przyczyna zwolnienia. Może się więc okazać, że firma, która zwolni pracownika za wysłanie jednej prywatnej wiadomości, będzie musiała go później przyjąć ponownie albo zapłacić mu odszkodowanie za bezprawne, zdaniem sądu, zwolnienie.