Przepisy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0878F97C9B855869DA1A3F9BAD45E3AB?id=133014]kodeksu spółek handlowych[/link] i [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86F27ADE2102E1D67842E76D535F1BD1?id=70928]kodeksu cywilnego[/link] nie normują kwestii wersji językowej dokumentów. Owszem, o tym, że językiem urzędowym jest język polski, mówi art. 27 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A876D3AB011FD528FA1A51AA5DA111A1?n=1&id=71646&wid=192618]konstytucji[/link] oraz dodatkowo art. 5 § 1 prawa o ustroju sądów powszechnych, który stanowi o języku polskim jako języku urzędowym przed sądami.

Dokonywania czynności w języku polskim wymaga art. 2 § 3 prawa o notariacie.

Obowiązuje również ustawa o języku polskim nakładająca na podmioty wykonujące na terytorium Polski zadania publiczne obowiązek posługiwania się językiem polskim w czynnościach urzędowych i stanowiąca, że językiem polskim należy się posługiwać także wobec tych podmiotów.

[srodtytul]Przy dokumentach urzędowych[/srodtytul]

Skoro na podstawie wskazanych przepisów sądy i urzędy dokonują czynności urzędowych w języku polskim, a oświadczenia i dokumenty kierowane do nich muszą być sporządzone w języku polskim, to [b]dokumenty polskiej spółki z o.o. składane do sądu lub urzędu powinny być sporządzone w języku polskim.[/b]

Dotyczy to w szczególności dokumentów, na podstawie których dokonywana jest rejestracja spółki: umowy spółki, listy wspólników, oświadczenia zarządu o pokryciu kapitału zakładowego, oraz dokumentów, na podstawie których sąd dokonuje zmiany danych w rejestrze przedsiębiorców: uchwał wspólników o powołaniu lub odwołaniu członków zarządu, uchwał o podwyższeniu/obniżeniu kapitału zakładowego, uchwał o zmianie firmy czy przedmiotu działalności. Także pełnomocnictwa procesowe muszą być sporządzone w języku polskim.

[srodtytul]Czasem dwie wersje[/srodtytul]

Można także wyróżnić grupę dokumentów, których polska wersja językowa nie jest wymagana przez przepisy prawa, jednak może się okazać przydatna w obrocie z polskimi kontrahentami, np. pełnomocnictwo do zawarcia umowy z polskim kontrahentem i sama umowa, uchwała wspólników wyrażająca zgodę na zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części, uchwała wspólników wyrażająca zgodę na nabycie lub zbycie nieruchomości lub udziału w nieruchomości polskiemu kontrahentowi. Tego rodzaju dokumenty ze względów praktycznych najkorzystniej będzie sporządzić w obu wersjach językowych.

[srodtytul]Wewnętrzne instrukcje w języku obcym[/srodtytul]

Pozostałe [b]dokumenty, niewymagające przedkładania sądom, urzędom czy kontrahentom, mogą być sporządzane wyłącznie w języku obcym[/b], np. uchwały wspólników zobowiązujące do wniesienia dopłat, pisemne sprawozdania rady nadzorczej, protokoły kontroli wewnętrznej, wnioski zarządu dotyczące podziału zysku lub pokrycia straty, księga udziałów, porozumienia wspólników, wewnętrzne instrukcje, np. dotyczące obiegu dokumentów, czy regulamin rady nadzorczej. Również wyłącznie w języku obcym może być sporządzony regulamin zarządu. Ma on znaczenie w kwestii odpowiedzialności zarządu wobec spółki w przypadku naruszenia przez zarząd wynikających z niego ograniczeń.

Ograniczające postanowienia regulaminu nie mają jednak wpływu na ważność dokonywanych przez zarząd w imieniu spółki czynności z osobami trzecimi. Nie ma potrzeby umożliwienia kontrahentom zaznajomienia się z regulaminem ani obowiązku przedkładania go do sądu. Z tego punktu widzenia obojętne jest, w jakim języku sporządzony zostanie regulamin. Od zasady tej są wyjątki.

[ramka][b]Przykład[/b]

W przypadku powołania do zarządu osoby nieposługującej się językiem, w którym sporządzono regulamin zarządu, nie można wymagać, aby osoba ta przestrzegała jego postanowień, z którymi nie jest się w stanie zapoznać. Pojawi się wtedy potrzeba przetłumaczenia regulaminu.[/ramka]

[ramka][b]Przykład[/b]

W razie zatrudnienia członka zarządu na podstawie umowy o pracę, o ile będzie on miał w chwili zawarcia umowy miejsce zamieszkania w Polsce, konieczne będzie sporządzenie regulaminu zarządu w języku polskim. Ustawa o języku polskim nakazuje bowiem używanie języka polskiego także przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy. [/ramka]

[i]Autorka jest aplikantem adwokackim w kancelarii Schönherr Pietrzak Siekierzyński Bogen[/i]