Sprawy te regulują umowy o usługi bankietowe lub catering. Zawierają one najczęściej elementy umowy o dzieło, zlecenia lub umowy o świadczenie usług. Z reguły to firma świadcząca takie usługi daje nam do podpisania przygotowany przez siebie wzór umowy albo ogólne warunki umowy, które są wyjściową propozycją dla klienta.

Wynagrodzeniem za usługę bankietową może być określona kwota za całość przyjęcia albo ustalona stawka za pojedynczą osobę. Z reguły płynna jest zwłaszcza liczba gości, którzy skorzystają z zaproszenia, liczba osób na szkoleniu, liczba obecnych pracowników, którzy jedzą posiłki. Nie ma też przeszkód, aby różnicować stawki w zależności od kategorii gości. Tu obowiązuje zasada swobody umów i strony mogą wynegocjować inne warunki.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Nie ma obowiązku, aby wszystkie osoby były traktowane jednakowo.

Na piknikach rodzinnych stawki za dzieci mogą być niższe, bo nie zjedzą one i nie wypiją tyle, co dorośli. Podobnie jest np. z osobami z obsługi technicznej, konferansjerem, fotografami i innymi pracownikami obsługi zatrudnianymi przez naszą firmę.[/ramka]

[srodtytul]Na co uważać przed złożeniem podpisu[/srodtytul]

W umowie zostają określone miejsce i czas imprezy, a także liczba uczestników, dla których należy dostarczyć żywność i napoje. Nierzadko firma cateringowa ustala minimalną bądź maksymalną liczbę osób do obsługi. Podwyższenie lub obniżenie takiego limitu jest co prawda dopuszczalne, ale firma zastrzega, że należy to zrobić odpowiednio wcześnie, inaczej będzie bezskuteczne.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

W umowie jest zastrzeżenie, że minimalna liczba gości nie może być niższa niż 70 osób. Maksymalnie na dziesięć dni przed imprezą trzeba podać nową minimalną liczbę gości. Oznacza to, że gdy zjawi się tylko 50 spośród zaproszonych, i tak będziemy musieli zapłacić za minimalny limit (czyli 70 osób), jeżeli odpowiednio wcześniej nie zawiadomiliśmy o tym firmy bankietowej.[/ramka]

Firma bankietowa może też zastrzec dodatkowe wynagrodzenie, np. za zmianę godziny rozpoczęcia imprezy. Gdy goście zostają po godzinach, może to być dla firmy bardzo kosztowne, bo usługodawcy przewidują taką możliwość w umowach i pobierają za wydłużenie bankietów wyższe stawki, np. 300 zł za godzinę. Istotne jest też menu, ustalane zwykle w załącznikach lub specyfikacjach do umów. Tam podaje się potrawy, wielkość porcji, ich zróżnicowanie (np. cztery gatunki ciasta) oraz wymagania dotyczące standardu poszczególnych porcji, gatunki serwowanego alkoholu.

[srodtytul]Kary umowne, odstępne, zadatek[/srodtytul]

Gwarancją dobrego wykonania usługi może być zapisanie kary umownej (czyli zapłaty pewnej kwoty) na rzecz naszej firmy w razie nienależytego wykonania zobowiązania przez firmę bankietową. Na pobranie kary umownej, gdy jest przewidziana w umowie, pozwala art. 483 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=656190C0D3795B6BA5CDE09398AD6E2A?id=70928]kodeksu cywilnego[/link].

Może się też zdarzyć, że jedna ze stron chce odstąpić od umowy jeszcze przed wykonaniem usługi. Możliwe jest takie zastrzeżenie w umowie. Zasady pobierania odstępnego regulują art. 395 i 396 k.c. Warto jednak pamiętać, że jeśli zastrzegliśmy, że wolno nam od umowy odstąpić za zapłatą oznaczonej sumy (czyli tzw. odstępnego), to oświadczenie o odstąpieniu jest skuteczne tylko wtedy, gdy jednocześnie z jego złożeniem zapłacimy kontrahentowi przewidzianą kwotę.

Nierzadko umowy przewidują, że odstąpienie od umowy bez zapłaty odpowiedniej kwoty jest możliwe także w razie zdarzeń losowych. Warto sprecyzować, czy chodzi o pożar, włamanie do firmy bankietowej czy chorobę jej personelu. Może się bowiem okazać, że z błahego powodu na kilka dni przed ważną firmową imprezą zostaniemy bez cateringu i możliwości uzyskania za to jakiejś rekompensaty.

Zabezpieczeniem stron na wypadek, gdyby nie dotrzymano umowy, jest zaliczka albo zadatek. Art. 394 k.c. przewiduje, że w razie braku wykonania umowy zadatek dany przy jej zawarciu przez jedną ze stron druga może zatrzymać (i to bez wyznaczania kontrahentowi dodatkowego terminu), odstępując od umowy. Takie niekorzystne rozwiązanie nie jest jednak bezwzględnie obowiązujące, a umowa pomiędzy stronami może je wykluczyć.

Gdyby natomiast firma bankietowa nie wywiązała się z umowy, to jeśli daliśmy jej zadatek, możemy od nierzetelnego kontrahenta zażądać kwoty dwukrotnie wyższej. Inaczej jest w razie rozwiązania umowy – zadatek jest wtedy zwracany i nie ma obowiązku zapłaty dwukrotnie wyższej sumy.

Natomiast zaliczka mniej ogranicza kontrahentów. Gdy jedna ze stron nie wykona umowy, to zaliczkę zwraca się w pełnej kwocie.

[srodtytul]Dodatkowe koszty do rachunku[/srodtytul]

W umowach zdarzają się dodatkowe postanowienia, które mogą znacząco wpłynąć na wysokość płaconego przez naszą firmę rachunku. Chodzi o odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez uczestników bankietu (np. stłuczone talerze, kieliszki, szklanki, zniszczone obrusy albo produkty żywnościowe itp.). Umowy często zawierają domniemanie, że wszystkie szkody materialne powstały z winy organizatorów lub ich klientów, co jest o tyle niekorzystne, że w praktyce część zniszczeń wyrządzają pracownicy firm cateringowych albo osoby trzecie.

Inny ważny zapis to precyzyjne ustalenie terminu zapłaty. Należy pamiętać, że gdy jest on dłuższy niż 30 dni (albo w ogóle nie został dokładnie określony), to od 31. dnia od wykonania usługi jest możliwość, że firma cateringowa zażąda od nas odsetek ustawowych za nieuregulowanie należności. Tak wynika z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=170302]ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (DzU z 2003 r. nr 139, poz. 1323 ze zm.)[/link].

[ramka][b]Gdy umowę zawieramy na dłuższy okres[/b]

Stałe dostarczanie posiłków wymaga okresowego ustalania menu. W umowie powinien się więc znaleźć zapis, na ile dni przed wykonaniem usługi powinniśmy zatwierdzać jadłospis i jaki on powinien być (że np. nie można potraw robić z półproduktów).

Przy stałej umowie trzeba też określić okres jej wypowiedzenia. Powinien być on wystarczająco długi, aby z dnia na dzień nie zostać bez obsługi żywieniowej. Może to być np. wypowiedzenie jednomiesięczne. [/ramka]