Podstawą do wypłacenia dotacji jest umowa o dofinansowanie zawarta z instytucją przyznającą wsparcie. W przypadku krajowych programów operacyjnych jest to najczęściej Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) lub Ministerstwo Gospodarki (MG). W regionach umowy są podpisywane z marszałkiem danego województwa.

Umowa o dofinansowanie określa m.in. zasady rozliczania i sprawozdawczości projektów, a ich naruszenie grozi rozwiązaniem umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Przedsiębiorcy otrzymując unijną dotację na realizację projektu często nie przykładają wystarczającej uwagi do obowiązku dokładnego rozliczenia otrzymanych środków. Prawidłowe rozliczenie warunkuje jednak wypłatę dotacji i wypełnienie postanowień umowy o dofinansowanie.

W praktyce rozliczanie wiąże się z wieloma obowiązkami narzuconymi na beneficjenta przez regulacje unijne i krajowe.

Po pierwsze, każdy beneficjent, który pozyskał dofinansowanie na projekt [b]powinien od samego początku prowadzić wyodrębnioną ewidencję wszystkich faktur i płatności[/b], jakie będą przedstawiane do refundacji. Faktury powinny zostać opisane i zawierać potwierdzenie ich opłacenia.

Wyodrębniona księgowość powinna być prowadzona już po złożeniu wniosku o dofinansowanie, a nie dopiero w momencie uzyskania informacji o otrzymaniu dotacji, czy od momentu podpisania umowy o dofinansowanie.

Beneficjenci muszą także pamiętać, że [b]nie wszystkie wydatki projektu są tak zwanymi wydatkami kwalifikowanymi[/b], czyli uprawnionymi do refundacji. Aby dany wydatek mógł być kwalifikowany musi jednocześnie spełniać kilka kryteriów:

- być niezbędny do prawidłowej realizacji projektu,

- zostać wskazany w harmonogramie rzeczowo-finansowym,

- zostać faktycznie poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków,

- zostać zweryfikowany i zatwierdzony przez odpowiednią instytucję,

- zostać prawidłowo udokumentowany.

Podczas składania wniosku o płatność [b]należy pamiętać o prawidłowym opisaniu dokumentów[/b]. Każdy oryginał dokumentu księgowego należy opisać na odwrocie podając następujące informacje: tytuł projektu, data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie, opis związku wydatku z umową o dofinansowanie, informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR, dekretacja i nr księgowy dokumentu, informacja o poprawności formalnej i merytorycznej, adnotacja o sposobie zapłaty, kurs waluty z dnia dokonania zapłaty (w przypadku faktur walutowych).

Wniosek o płatność zawiera także część sprawozdawczą, w której opisuje się postęp rzeczowo-finansowy projektu, planowany przebieg rzeczowy do czasu złożenia kolejnego wniosku, wskaźniki realizacji projektu (produktu i rezultatu), problemy w trakcie realizacji projektu, harmonogram wydatków na kolejne kwartały, informację o zgodności realizacji projektu z politykami wspólnotowymi, informację na temat promocji projektu.

Należy podkreślić, iż [b]zbyt optymistyczne przedstawienie wskaźników projektu w celu uzyskania lepszej oceny w trakcie konkursu może sprawić problemy przy rozliczeniu projektu[/b].

Taki sam problem będziemy mieli w sytuacji, gdy założony przez nas wskaźnik będzie niemierzalny lub trudny do udokumentowania.

Przy rozliczaniu każdego projektu [b]powinniśmy monitorować wskaźniki na bieżąco[/b], żeby uniknąć sytuacji, gdy na końcu realizacji projektu, któryś z nich jest niespełniony, a w efekcie projekt nie może być uznany za prawidłowo zrealizowany, co grodzi ryzykiem odebrania dotacji.

Warto pamiętać, że [b]nie zawsze beneficjentowi opłaca się przedstawiać do rozliczenia pozycje kosztów, które są minimalne w skali całego projektu[/b]. Często bowiem obsługa administracyjna związana z ich rozliczeniem może być droższa niż wielkość otrzymanego dofinansowania dla danego wydatków.

Podczas realizacji projektu dofinansowanego z funduszy UE [b]warto wyznaczyć w firmie jedną osobę, która będzie się zajmować rozliczaniem projektu[/b]. Osoba taka powinna znać specyfikę projektu i być dobrze poinformowana o przebiegu jego realizacji.

Dobrym pomysłem jest również [b]zebranie wszelkich procedur związanych z rozliczaniem w jednym dokumencie wewnętrznym[/b] beneficjenta, który będzie dostępny dla wszystkich pracowników zaangażowanych w proces rozliczania. Zapewni to jasne reguły nawet w przypadku ewentualnej rotacji pracowników. Pod tym kątem warto rozważyć także przeprowadzenie szkolenia.

Kolejnym ważnym zagadnieniem jest [b]obowiązek zachowania przejrzystości procedur zamówień[/b]. Zamówienia muszą być udzielane w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji.

W związku z tym [b]beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia w przypadku kontroli co najmniej trzech ofert[/b] w rozumieniu art. 66 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A00923CEDC9C03C18E171A370C7FC716?id=70928]kodeksu cywilnego[/link], które są ważne na dzień dokonywania zakupu lub złożenia zamówienia. Tylko wyjątkowo możliwe jest odstąpienie od tego obowiązku.

Podczas realizacji projektu dofinansowanego z Funduszy Strukturalnych UE należy liczyć się z kontrolą przeprowadzoną przez uprawnione do tego organy. Projekt może być kontrolowany m.in. przez Instytucję Wdrażającą (np. PARP, MG, NFOŚiGW), Instytucję Zarządzającą (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego), Urząd Kontroli Skarbowej, Najwyższą Izbę Kontroli oraz Komisję Europejską. Kontrole mogą być przeprowadzane w miejscu realizacji projektu bądź w siedzibie beneficjenta. Celem kontroli jest sprawdzenie, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i czy dotacja wykorzystana jest zgodnie z przeznaczeniem. Kontrole mogą być przeprowadzane w trakcie realizacji projektu oraz w ciągu 5 lat od daty jego zakończenia.

Jednym z istotnych zapisów umowy, na który należy zwrócić uwagę także po zakończeniu projektu jest jego utrzymanie w regionie, w którym otrzymał dofinansowanie. [b]Wnioskodawca musi zapewnić trwałość efektów projektu przez okres minimum 5 lat od zakończenia projektu[/b].

Pojęcie „trwałości projektu” rozumiane jest jako nie poddanie projektu tak zwanej znaczącej modyfikacji tj.: modyfikacji mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści (taką modyfikacją może być np. zmiana harmonogramu projektu czy zmiana wielkości twojej firmy z średniej na dużą), lub wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury lub z zaprzestania działalności produkcyjnej.

Należy pamiętać, iż [b]większość decyzji, które dotyczy projektu dofinansowywanego ze środków Funduszy Strukturalnych UE może wymagać zmiany umowy o dofinansowanie i jej załączników[/b], a w szczególności może wymusić zmiany obejmujące harmonogram realizacji projektu oraz wielkości wydatków kwalifikowanych w poszczególnych ich kategoriach. W takich sytuacjach nie należy zwlekać z występowaniem do odpowiednich instytucji z wnioskiem o dokonanie zmiany w umowie o dofinansowanie. W naszej praktyce często pomagamy klientom przy negocjacjach z odpowiednimi instytucjami dotyczących takich aneksów. Pozwoli to zbliżyć jak najbardziej kształt dofinansowywanego projektu przedstawiony w umowie do rzeczywistości biznesowej. Bez takiej zbieżności późniejsze rozliczenie projektu z sukcesem, tj. otrzymanie dotacji w pełnej wysokości, może okazać się niemożliwe.

[b]Jednocześnie pragniemy zaprosić wszystkich zainteresowanych na szkolenie organizowane wspólnie przez KPMG i „Rzeczpospolitą” pt. „Jak sprawnie rozliczyć przyznaną dotację UE i uniknąć problemów podczas kontroli”.[/b]

Szczegóły znajdują się na stronie internetowej [link=http://www.rp.pl/szkolenia]www.rp.pl/szkolenia[/link].

W razie pytań można kontaktować się z kierownikiem działu konferencji i szkoleń panią Ewą Kumorek – Fedor, tel. 022 46 30 681

[i]Kiejstut Żagun jest senior mangerem w Zespole Ulg i Dotacji KPMG[/i]

[i]Bartosz Igielski, jest supervisorem w Zespole Ulg i Dotacji KPMG[/i]