E-maile wysyłane z firmowej skrzynki pocztowej stanowią własność pracodawcy. Można zatem je kontrolować. Trzeba jednak zachować ostrożność, bo w grę może wchodzić naruszenie prywatności pracownika i złamanie tajemnicy korespondencji. Jak zatem postępować?
Przedsiębiorca jest właścicielem adresu firmowego, a pracownik działa i prowadzi korespondencję niejako w imieniu pracodawcy.
Dla zatrudnionego służbowe konto to takie samo narzędzie pracy jak komputer czy telefon komórkowy. E-maile wysłane z takiego konta są oficjalną korespondencją związaną z działalnością pracodawcy. Szef ma więc prawo wglądu w ich treść, aby sprawdzić przykładowo, czy pracownik nie wysyła informacji, które mogą np. naruszyć tajemnicę handlową. Powinien jednak uprzedzić o możliwości kontroli korespondencji, zwłaszcza gdy zezwala na korzystanie ze służbowej skrzynki do celów prywatnych. W takiej bowiem sytuacji pojawia się ryzyko zapoznania się z treścią prywatnych listów, na co zwracał uwagę rzecznik praw obywatelskich.
Jeśli przedsiębiorca, na skutek takiego monitoringu, przeczyta prywatny list podwładnego, nie może z nikim taką informacją się dzielić, a gdy z nagłówka e-maila wynika, że jest prywatny, nie powinien w ogóle go czytać. Gdy pracownik korzysta z prywatnej poczty elektronicznej, ale przy użyciu służbowego komputera i Internetu, pracodawca nie powinien kontrolować takiej korespondencji (może jednak zablokować dostęp do stron z prywatną pocztą).
Jeśli złamie wspomniane zasady i czytając e-maile pracownika, naruszy jego dobra osobiste, musi się liczyć z zapłatą zadośćuczynienia.
Czy problemów tych można uniknąć? Skoro zasady korzystania z poczty służbowej ustala pracodawca, warto zadbać o to, aby odpowiednie informacje na ten temat znalazły się w umowie o pracę, regulaminie pracy bądź układzie zbiorowym. Pracodawca może też wprowadzić regulamin korzystania z poczty elektronicznej. Może np. zdecydować się na całkowity zakaz korzystania z poczty służbowej w celach prywatnych. Może też nakazać wyraźne odznaczanie poczty o treści innej niż służbowa. Pracownik zaś – jeśli nie chce stracić pracy – nie powinien nadużywać firmowej skrzynki do celów prywatnych.
