Dla przykładu: inspektor pracy udał się na kontrolę do firmy budowlanej, gdzie zamierzał sprawdzić warunki pracy robotników i legalność zatrudnienia. Tematyka kontroli wymaga, by realizował swoje zadania w dwóch miejscach: dotyczące warunków pracy w miejscu jej świadczenia przez zatrudnionych, czyli na budowie, a legalność zatrudnienia w siedzibie pracodawcy, gdzie są przechowywane akta osobowe. Inspektor przyjrzy się więc umowom o pracę i innym dokumentom stanowiącym podstawę zatrudnienia, np. umowom cywilnym.

Coraz częściej korzystamy z outsourcingu kadr i księgowości poza naszą siedzibę. Polega on na powierzeniu spraw kadrowo-księgowych związanych z zatrudnianiem zewnętrznemu podmiotowi, np. niezależnemu biuru rachunkowemu. W takiej sytuacji nie ma potrzeby sprowadzania dokumentów płacowych i personalnych do naszej siedziby, bo inspektor pracy przeprowadzi swoje czynności w biurze. Oczywiście kontrola w biurze może dotyczyć wyłącznie kwestii związanych z kontrolowanym zakładem pracy. Inspektor nie może jej zatem rozszerzyć np. na warunki pracy panujące w pomieszczeniach biura.

Warsztat mechaniczny przekazał prowadzenie spraw kadrowych firmy, w tym również akt osobowych pracowników, do zewnętrznego biura kadrowo-finansowego. W związku z przeprowadzaną w warsztacie kontrolą PIP inspektor zażądał wglądu do teczek personalnych wybranych osób. Pracodawca skontaktował się z biurem rachunkowym i umówił inspektora na spotkanie z pracownikiem tego biura, który prowadzi sprawy kadrowe warsztatu. Dzięki temu nie ma potrzeby sprowadzania teczek osobowych do siedziby kontrolowanej firmy, a jednocześnie inspektor, przeglądając akta, w razie jakichkolwiek wątpliwości uzyska wyjaśnienie od kompetentnego specjalisty.

W trakcie kontroli może również zajść potrzeba przeprowadzenia niektórych czynności w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP, tj. okręgowego inspektoratu pracy lub jednego z oddziałów terenowych. Dzieje się tak, gdy np.:

- w siedzibie firmy nie ma warunków technicznych do przeprowadzenia kontroli, np. chodzi o kiosk z prasą, który nie ma jakiegokolwiek zaplecza, w związku z tym nie ma możliwości wyznaczenia miejsca do pracy dla inspektora;

- inspektor pracy w trakcie kontroli przeprowadza czynności, które wymagają zapewnienia osobnego pomieszczenia, np. przesłuchuje pracowników w charakterze świadków na jakąś okoliczność będącą przedmiotem kontroli. Przesłuchania muszą odbywać się bez udziału osób postronnych, w tym również pracodawcy;

- rodzaj wizyty wymaga, by inspektor przeanalizował dużą ilość dokumentów (np. ewidencję czasu pracy lub listy płac) w celu ustalenia stanu faktycznego. Czynności takie niejednokrotnie zajmują kilka dni. W takim wypadku inspektor nie musi przesiadywać nad dokumentami w siedzibie pracodawcy, ale może je sprawdzić w swoim pokoju w siedzibie PIP.

Oczywiście co do zasady inspektor zabiera z zakładu wyłącznie kserokopie. Jedynie w sporadycznych i szczególnie uzasadnionych przypadkach wypożycza z firmy (zawsze za pokwitowaniem) oryginały dokumentów. Dzieje się tak np. przy kontroli tzw. wykresówek rejestrujących czas prowadzenia pojazdu przez kierowcę, gdyż po skserowaniu są one często nieczytelne.

Decyzję o przeprowadzeniu danej czynności kontrolnej w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP podejmuje inspektor pracy, choć pracodawca może wystąpić z taką propozycją

Decyzję o przeprowadzeniu danej czynności kontrolnej w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP podejmuje inspektor pracy, choć pracodawca może wystąpić z taką propozycją.

Inspektor pracy zawitał na kontrolę do niewielkiego sklepiku osiedlowego. Oprócz pomieszczenia, w którym odbywa się sprzedaż, lokal ma jeszcze niewielkie zaplecze magazynowe. Służy ono właścicielowi i pracownikom sklepu za pomieszczenie socjalne (jest w nim stolik ogrodowy). W związku z warunkami lokalowymi właściciel sklepu zaproponował, że dostarczy inspektorowi pracy potrzebne dokumenty do siedziby okręgowego inspektoratu pracy i udzieli na miejscu niezbędnych wyjaśnień. Nie ma przeszkód, by inspektor przystał na tę propozycję, choćby ze względu na własny komfort pracy jak również możliwość uniknięcia dezorganizacji pracy sprzedawców.