Przy wycieczce, która nie jest organizowana ani finansowana przez szkołę lub z pieniędzy rodziców uczniów, udział nauczycieli nie będzie kwalifikowany jako koszty podróży służbowej. Dotyczy to sytuacji, gdy za podróż, czyli przejazd, zakwaterowanie i wyżywienie uczniów z opiekunami, płaci np. organ zapraszający w programie gmin partnerskich. Natomiast dodatkowe koszty, np. związane z zapewnieniem pomocy naukowych, mogą być uwzględnione w planie finansowym szkoły.
Jeśli natomiast wycieczkę organizuje wychowawca i rada rodziców, za podróż, nocleg i wyżywienie nauczycieli powinna płacić szkoła. Należy traktować to jako koszty podróży służbowej nauczycieli – opiekunów.
Zasady organizowania m.in. wycieczek szkolnych określa rozporządzenie ministra edukacji narodowej i sportu z 8 listopada 2001 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (DzU nr 135, poz. 1516). Działalność szkoły przy organizowaniu wypoczynku uczniów, w tym przejazd, zakwaterowanie i wyżywienie kierowników i opiekunów wycieczek lub imprez, może być finansowana ze środków pozabudżetowych, czyli z:
- odpłatności uczniów biorących udział w wycieczce lub imprezie,
- środków pochodzących z działalności samorządu uczniowskiego i organizacji młodzieżowych działających w szkole,
