Przy wycieczce, która nie jest organizowana ani finansowana przez szkołę lub z pieniędzy rodziców uczniów, udział nauczycieli nie będzie kwalifikowany jako koszty podróży służbowej. Dotyczy to sytuacji, gdy za podróż, czyli przejazd, zakwaterowanie i wyżywienie uczniów z opiekunami, płaci np. organ zapraszający w programie gmin partnerskich. Natomiast dodatkowe koszty, np. związane z zapewnieniem pomocy naukowych, mogą być uwzględnione w planie finansowym szkoły.
Jeśli natomiast wycieczkę organizuje wychowawca i rada rodziców, za podróż, nocleg i wyżywienie nauczycieli powinna płacić szkoła. Należy traktować to jako koszty podróży służbowej nauczycieli – opiekunów.
Zasady organizowania m.in. wycieczek szkolnych określa rozporządzenie ministra edukacji narodowej i sportu z 8 listopada 2001 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (DzU nr 135, poz. 1516). Działalność szkoły przy organizowaniu wypoczynku uczniów, w tym przejazd, zakwaterowanie i wyżywienie kierowników i opiekunów wycieczek lub imprez, może być finansowana ze środków pozabudżetowych, czyli z:
- odpłatności uczniów biorących udział w wycieczce lub imprezie,
- środków pochodzących z działalności samorządu uczniowskiego i organizacji młodzieżowych działających w szkole,
- środków wypracowanych przez uczniów,
- środków przekazanych przez radę rodziców lub radę szkoły, a także osoby fizyczne i prawne (§ 16 rozporządzenia).
Udział nauczycieli w wycieczce szkolnej w charakterze opiekunów należy uznać za zajęcia wynikające z zadań statutowych szkoły, jakie nauczyciel musi realizować w zakresie obowiązującego go 40-godzinnego tygodnia pracy. Stanowi o tym art. 42 Karty nauczyciela.
Dodatkowo udział nauczycieli w wycieczce jako opiekunów jest przecież wykonywaniem na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy. Za takie zadania zlecone pracownikom, w tym również nauczycielom, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
