Art. 30 § 3 kodeksu pracy mówi, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Natomiast art. 30 § 4 k.p. nakazuje, aby w oświadczeniu szefa o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia znalazła się przyczyna uzasadniająca taką decyzję. To obowiązek informacyjny, a jego naruszenie polega na braku wskazania przyczyny, ujęcia jej zbyt ogólnikowo lub niekonkretnie, a także podaniu przyczyny innej niż rzeczywista. Jeśli przełożony nie wskaże przyczyny wypowiedzenia albo zrobi to niewłaściwie, pracownik może wystąpić do sądu pracy o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne, a jeżeli umowa już się rozwiązała – o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowanie (art. 45 k.p.).

Utratę zaufania do podwładnego sądy często uznają za zbyt ogólny powód, aby wystarczył do rozwiązania umowy za wypowiedzeniem. Może być jednak taką przyczyną, jeżeli szef w piśmie poprze ją konkretnymi faktami.

Utrata zaufania uzasadniająca wypowiedzenie przez pracodawcę umowy może wynikać z ogółu okoliczności i mieć szersze podstawy niż fakty ujęte ogólnie lub przykładowo w oświadczeniu o wypowiedzeniu. Tak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 25 stycznia 2005 r. (II PK 171/04). Zatem utrata zaufania będzie uznana za wystarczający powód wypowiedzenia, jeśli stoją za nią konkretne argumenty i fakty wskazane przez pracodawcę, nawet takie, których nie wymienił w piśmie o wypowiedzeniu.

Natomiast oceniając zasadność wypowiedzenia umowy pracownikowi na stanowisku kierowniczym, należy stosować ostrzejsze kryteria stawianych wymagań. Utrata zaufania do zajmującego stanowisko kierownicze z natury rzeczy wiążące się z wyższym wynagrodzeniem, ale i większą odpowiedzialnością, może uzasadniać wypowiedzenie, nawet gdy pracownikowi nie da się przypisać zawinionego niedopełnienia obowiązków, a szef ma jedynie wątpliwości co do jego rzetelności. W wyroku z 7 września 1999 r. (I PKN 257/99) Sąd Najwyższy uznał, że utrata zaufania do kierownika uzasadnia wypowiedzenie, jeżeli w konkretnych okolicznościach nie można wymagać od pracodawcy, aby nadal darzył takiego pracownika zaufaniem.