Jak skutecznie rozliczyć dotację

Wśród osób zajmujących się funduszami unijnymi panuje opinia, że pozyskanie dotacji to poezja, realizacja to proza, a rozliczenie to dramat. Trudności wynikają przede wszystkim z dużej ilości skomplikowanych przepisów, jednak przy zachowaniu staranności i konsekwencji, rozliczenie można przeprowadzić sprawnie.

Jednym z najczęściej spotykanych problemów jest rozbieżność pomiędzy zaplanowanymi kategoriami kosztów a faktycznie poniesionymi nakładami. Dlatego o ułatwienie sobie procesu późniejszego rozliczenia przyznanej dotacji przedsiębiorca powinien się zatroszczyć już na etapie ubiegania się o dofinansowanie. Szczególnie istotne jest dokładne przemyślenie charakteru inwestycji. Ponieważ co do zasady rozliczyć można tylko koszty wskazane we wniosku o dofinansowanie, nakłady należy zaplanować bardzo precyzyjnie. Dotyczy to zarówno projektów inwestycyjnych, jak i szkoleniowych. Jakkolwiek charakter ponoszonych kosztów jest w tych dwóch przypadkach różny, zasada jest ta sama: jeżeli nie przewidzimy jakiegoś nakładu, nie będziemy go mogli rozliczyć. Warto więc poświęcić więcej czasu na staranne zaplanowanie kosztów.

Planowanie powinno uwzględniać nie tylko kategorie, lecz również dokładne określenie cen jednostkowych oraz ilości. Częstym problemem jest niezgodność liczby zakupionych sztuk z zadeklarowaną. Przedsiębiorcom zdarza się zrezygnować z zakupu części urządzeń. Każde odstępstwo od zaplanowanych nakładów oznacza dodatkowe pytania ze strony instytucji wdrażającej. Najprostszym rozwiązaniem jest konsekwentne poniesienie wszystkich nakładów wskazanych w kosztorysie, punkt po punkcie. Jeżeli jednak z różnych względów poniesione nakłady są ilościowo mniejsze niż zaplanowano, należy się liczyć z koniecznością dokładnego wyjaśnienia przyczyn. Dla instytucji wdrażającej najważniejszym parametrem oceny będzie w takiej sytuacji możliwość osiągnięcia celów i wskaźników projektu. Pod uwagę brane będą m.in. takie kwestie, jak pasywny lub aktywny charakter danego nakładu, jego funkcjonalność czy też zastępowalność innymi nabytymi urządzeniami.

Również wysokość poniesionych nakładów nie powinna odbiegać od założonej. Częstym błędem przedsiębiorców jest zakupywanie tańszych rozwiązań. Przy realizowaniu inwestycji objętej dofinansowaniem jest to oszczędność nie w porę, gdyż pomniejsza przyszłą wypłatę uzależnioną od wysokości poniesionych nakładów, a jednocześnie stwarza problem przy rozliczeniu. Różnica w kosztach do 10 proc., mogąca wynikać ze zmian cen lub upustów, jest dopuszczalna i nie zagraża rozliczeniu. Natomiast większe rozbieżności pomiędzy zaplanowanymi a poniesionymi kosztami mogą być dla instytucji wdrażającej podstawą do stwierdzenia, że budżet projektu jest przeszacowany. Jeżeli obniżenia kosztów nie da się uzasadnić czynnikami zewnętrznymi, których przedsiębiorca nie mógł przewidzieć, instytucja może nawet zerwać umowę.

Przy rozliczaniu dotacji ważne jest odpowiednie dokumentowanie poniesionych kosztów, a zwłaszcza zgodność treści faktury z odpowiednią pozycją kosztorysu. Z dokumentu powinno jasno wynikać, że wskazana pozycja jest tożsama z zawartą we wniosku o dofinansowanie. Jeżeli nie ma możliwości otrzymania takiej faktury, informację uzupełniającą może stanowić specyfikacja dostawcy, potwierdzająca zgodność pozycji na fakturze z kosztorysem zatwierdzonym przez instytucję wdrażającą. Problem ten dotyczy najczęściej dokumentów wystawionych w obcych językach. Konieczne jest wtedy dołączenie tłumaczenia przysięgłego. Jeżeli jednak na fakturze widnieje nazwa modelu urządzenia, a w dokumentacji posługiwaliśmy się określeniem funkcyjnym, potwierdzenie od dostawcy jest niezbędne.

Również zakres pozycji ujętych w pojedynczym dokumencie jest istotny. Na jednej fakturze powinny być zawarte wyłącznie wydatki związane z daną inwestycją. Należy zwrócić na to uwagę, zwłaszcza gdy realizujemy więcej niż jedną inwestycję jednocześnie, gdyż rozliczane faktury są rejestrowane przez instytucje wdrażające celem uniknięcia podwójnego refundowania tych samych kosztów. Nie stanowi problemu ujęcie na jednej fakturze kosztów należących do różnych kategorii kosztorysu. Wręcz przeciwnie, im mniej faktur rozliczamy w ramach projektu, tym sprawniej przebiega proces ich kontroli i weryfikacji. Dlatego lepiej rozliczać fakturę wyszczególniającą kilka pozycji i właściwie ją opisać, niż żądać od dostawcy osobnych faktur na każdą maszynę. Również ujęcie na jednej fakturze kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych nie stanowi problemu, pod warunkiem że są to koszty powiązane z inwestycją oraz wyraźnie wskażemy ich przynależność.

Powtarzającą się kwestią są koszty transportu maszyn i urządzeń, a zwłaszcza problem, jak je kwalifikować. Z reguły koszt dostawy nie powinien być refundowany, z wyjątkiem sytuacji, gdy podwyższa wartość początkową środka trwałego. Jeżeli zawarty w fakturze za urządzenie koszt transportu zostanie ujęty w wartości początkowej środka trwałego w dokumencie, staje się kosztem kwalifikowanym do refundacji tak samo jak koszt netto danego urządzenia.

Osobną kwestią jest rozliczanie faktur walutowych. Najczęstszym problemem jest przyjęcie błędnego kursu jako podstawy wyliczenia kosztów kwalifikowanych. Aby poprawnie ująć fakturę walutową w zestawieniu wydatków, posługujemy się dwoma kursami: z dnia wystawienia faktury oraz kursu, po jakim faktycznie została dokonana transakcja. Kosztem kwalifikowanym będzie zawsze ten mniej korzystny dla firmy. Jednocześnie przeliczenia wartości netto i brutto dokonujemy po kursie z dnia wystawienia faktury. Może się więc zdarzyć, że koszt kwalifikujący się do refundacji będzie niższy od kosztu netto, jeżeli w okresie pomiędzy wystawieniem faktury a jej zapłatą złoty się osłabił. Natomiast koszt kwalifikowany nie może nigdy być wyższy od wartości netto faktury przeliczonej po kursie z dnia jej wystawienia.

Często spotykanym problemem przy rozliczaniu projektów jest niewłaściwa dokumentacja związana z potwierdzeniem dokonania płatności za daną fakturę. Aby koszt mógł zostać rozliczony, faktura musi zostać opłacona w całości wartości brutto, nawet jeżeli zawiera koszty niekwalifikowane. Jeżeli faktura była opłacana w transzach, konieczne jest sprawdzenie, czy kwoty przelewów sumują się do 100 proc. Różnica nawet o 1 gr oznacza, że faktura nie została opłacona w całości, a więc koszt nie powinien zostać uznany za kwalifikowany. W takiej sytuacji należy dopłacić brakującą kwotę i załączyć odpowiedni wyciąg bankowy. Instytucja weryfikująca wniosek o płatność zwróci również baczną uwagę na tytuły poszczególnych przelewów, a zwłaszcza czy dotyczą one danej faktury. Jeżeli w tytule przelewu nie będzie widniał numer faktury, konieczne będzie dostarczenie dodatkowych dokumentów potwierdzających, że została ona opłacona, np. potwierdzenia od dostawcy.

Do poprawnego rozliczenia poniesionych wydatków konieczne jest właściwe opisywanie faktur. Dokumenty księgowe powinny zawierać właściwą dekretację oraz być zatwierdzone przez osoby do tego upoważnione, zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości. Jednocześnie na fakturach należy zawrzeć informacje wskazujące na finansowanie wydatku z dotacji. W przypadku projektów inwestycyjnych w opisie powinny być zawarte co najmniej: tytuł projektu, numer umowy, kategoria wydatku oraz lokalizacja środka trwałego. Dla projektów szkoleniowych opis powinien być nieco szerszy i zawierać kwotę kwalifikowalną oraz informację, że projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego. Jeżeli pojedyncza faktura dotyczy kilku kategorii wydatków bądź zadań w projekcie, opis musi na to jasno wskazywać.

W przypadku projektów szkoleniowych trudność sprawia rozliczenie wkładu własnego w postaci wynagrodzeń uczestników. Rozliczenie powinno się odbywać na podstawie oświadczenia pracodawcy bazującego na liście płac. Kwalifikowany jest wkład wyliczony proporcjonalnie w odniesieniu do czasu udziału uczestnika projektu w szkoleniu. Zasada ta będzie obowiązywała również w nowym okresie programowania. Wydatki na wynagrodzenia uczestników szkoleń mogą być kwalifikowane jedynie, gdy szkolenie odbywa się w godzinach pracy jego uczestników. Nie mogą natomiast obejmować uczestnictwa w szkoleniu, które odbywa się w czasie wolnym od pracy lub podczas którego wytwarzane są produkty lub usługi.

W trakcie przygotowywania wniosku o płatność największą uwagę należy zwrócić na kompletność przedkładanych dokumentów, a zwłaszcza faktur i adekwatnych do nich przelewów. Ważna jest również przejrzystość przygotowywanego zestawienia. Naszym celem powinno być takie skompletowanie i uporządkowanie dokumentów, aby osoba weryfikująca wniosek nie miała wątpliwości mogących wynikać z niejasnego opisu, braku specyfikacji czy wyjaśnień kwestii odbiegających od standardów. Do każ-dej faktury należy dołączyć odpowiednie przelewy wraz z ewentualnymi wyjaśnieniami lub oświadczeniami. Jednocześnie należy sporządzić osobny załącznik z samych przelewów, pomimo iż są one dołączone do faktur. Staranność przygotowania dokumentacji, a zwłaszcza kontrola poprawności rachunkowej i przygotowywanych zestawień skrócą proces rozliczenia.

Mimo nawet najbardziej starannego przygotowania wniosku o płatność należy się liczyć z możliwością jego uzupełnienia. W takim wypadku ważne jest zastosowanie się do wyznaczonych przez instytucję wdrażającą terminów oraz dołożenie starań, by dostarczyć wszystkie wymagane do uzupełnienia wniosku dokumenty. Wezwań do uzupełnienia bądź korekty nie należy w żadnym razie ignorować ani realizować częściowo, gdyż przedłuży to mocno proces rozliczania, a instytucja będzie wzywać do uzupełnień aż do momentu otrzymania kompletu wymaganych informacji.

Autorka jest project managerem w ABBEYS Europejskie Doradztwo Finansowe sp. z o.o.

- wniosek o płatność

- kopie faktur dokumentujących poniesione wydatki wraz z przelewami

- kopie wyciągów bankowych dotyczących wydatków w ramach projektu- kopie protokołów odbioru budynków i urządzeń oraz OT (przy projektach inwestycyjnych)

- sprawozdanie z realizacji projektu

- o dofinansowanie

- złożenie po terminie

- niewłaściwy formularz

- zawarcie kosztów niedotyczących inwestycji