Niekiedy szef może czytać elektroniczną korespondencję podwładnego

Dwie trzecie polskich firm monitoruje elektroniczną korespondencję pracowników, a część z nich nagrywa ich rozmowy telefoniczne. Rzecznik praw obywatelskich wystąpił więc do ministra pracy z propozycją nałożenia na pracodawców obowiązku uprzedzania zatrudnionych, że będą kontrolowani. Ministerstwo utrzymuje, że zmiana prawa nie jest potrzebna, a informowanie podwładnych – nie zawsze.

Z przepisów nie wynika wprost obowiązek zawiadamiania pracowników o tym, że pracodawca ich kontroluje. Artykuł 94 pkt 2 kodeksu pracy wskazuje natomiast, że szef musi zapewnić w firmie taką organizację pracy, aby w pełni wykorzystać jej czas.

– Skoro istotą stosunku pracy jest świadczenie jej pod kierownictwem pracodawcy, to trudno mu odmówić kontroli jej wykonywania, w tym sprawdzania treści służbowej korespondencji – odpowiedziała rzecznikowi Jolanta Fedak, minister pracy, w piśmie DPR-I-0712-6/JS/MF/07.

Większość ekspertów uważa jednak, że pracownika trzeba uprzedzić o kontroli. I to wyczerpująco: jak, gdzie i kiedy jest ona prowadzona. Monitorujący ma zważać na dobra osobiste pracownika.

– Jeśli zatrudniony nie wie o kontroli, to może dojść do ich naruszenia. A zgodnie z art. 24 kodeksu cywilnego już samo zagrożenie wystarczy, aby mógł żądać zaniechania takich działań. Gdy już dojdzie do naruszenia dóbr, może wystąpić do sądu o zadośćuczynienie. Pomoc inspektora pracy sprowadza się do wnioskowania do pracodawcy, aby szanował dobra pracownika – wskazuje Piotr Wojciechowski, zastępca dyrektora Departamentu Prawnego w Głównym Inspektoracie Pracy.

Minister zwróciła też uwagę, że elektroniczne środki przekazu są narzędziem pracy, więc pracodawca może kontrolować ich używanie. „Jeżeli nie zgodził się na korzystanie ze skrzynki do prywatnych celów, to należy przyjąć, że cała korespondencja jest służbowa, a zatem zapoznanie się z nią nie może naruszyć prywatności pracownika” – czytamy w ministerialnym piśmie. Zdarza się mimo to, że pracownik wysyła prywatne e-maile ze służbowej skrzynki.

– Absolutny zakaz korzystania ze służbowego sprzętu do celów prywatnych jest trudny do wyegzekwowania. W razie sporu sąd może uznać, że pracodawca nie miał prawa aż tak daleko zawładnąć czasem pracownika – zauważa Bartłomiej Raczkowski z Kancelarii Prawa Pracy.

Co powinien zrobić szef, gdy znajdzie prywatnego e-maila? W tej kwestii wszyscy, w tym ministerstwo, są zgodni – nie może go przeczytać, bo naruszyłby tajemnicę korespondencji. Pracodawca może jednak ukarać za jego wysłanie, podobnie jak za to, że podwładny w czasie pracy robi zakupy w sieci. Ale jak odróżniać e-maile?

– Jeśli pracownik nie potrafi uzasadnić, dlaczego wysyłał wiadomość do danej osoby, to można uznać, że była ona prywatna – uważa Piotr Wojciechowski.

Może więc lepiej je oznaczać? – Pracodawcy wolno to zaproponować, zwłaszcza że pracownik musi za każdym razem zgodzić się na przeczytanie prywatnego listu – twierdzi Bartłomiej Raczkowski. A jeśli pracodawca zajrzy do prywatnej korespondencji i znajdzie tam informacje, które z firmy nie powinny wypłynąć? Mimo że naruszył prawo, może z tej wiedzy zrobić użytek i np. zwolnić pracownika. Musi się jednak wtedy liczyć z odwetem, czyli powództwem o naruszenie dóbr osobistych.

Nieco inaczej ministerstwo ocenia sytuację, gdy szef zezwala na korzystanie ze służbowej skrzynki do celów prywatnych. Wówczas powinien uprzedzać o możliwości kontroli korespondencji – bo powstaje ryzyko zapoznania się z treścią jego prywatnych listów.