Określa to ustawa z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU z 2006 r. nr 79, poz. 550, dalej ustawa o informowaniu). I nie chodzi tu tylko o sposób przeprowadzenia tych rachunków, ale także o prawidłowe określenie kręgu osób zaliczonych przez tę ustawę do grona pracowników.

Od precyzyjnego policzenia zatrudnionych zależy to, czy pracodawca musi w ogóle stosować te przepisy i czy będzie u niego działała rada pracowników.

Od 23 marca 2008 r. ustawę będą musieli wdrożyć wykonujący działalność gospodarczą zatrudniający co najmniej 50 pracowników (teraz co najmniej 100). Tu kłopotów może nastręczyć definicja prowadzenia działalności gospodarczej. Ale zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej chodzi o tych, którzy wykonują w celach zarobkowych, w sposób ciągły i zorganizowany, działalność wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową, zawodową oraz polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż. Pracodawcy spełniający te warunki tworzą rady bez względu na:

- formę prawną,

- rozmiar wykonywanej działalności gospodarczej,

- liczbę podwładnych obsługujących tę działalność,

- sektor działania (publiczny, prywatny).

Znaczniej więcej problemów przysparza ustalenie liczby pracowników przy obowiązku tworzenia rad pracowników. Art. 7 ust. 1 ustawy o informowaniu określa sposób szacowania przeciętnej liczby zatrudnionych przy tworzeniu tego gremium i decyduje to też o ustaleniu jego wielkości. Uwzględnia się wszystkich pracowników, bez względu na charakter stosunku pracy, czyli przyjętych na umowę o pracę (także na podstawie umów terminowych – na okres próbny, określony, zastępstwo, na czas wykonania określonej pracy), spółdzielczą umowę o pracę, ale również świadczących pracę na podstawie mianowania, powołania czy wyboru. Bez znaczenia jest rozmiar zatrudnienia (na cały etat czy jego część). Pomija się natomiast pracowników młodocianych, chałupników, a także wykonawców innych umów cywilnych – np. zleceń, o dzieło. Zgodnie z interpretacją GNP-152- 4560-425/06/PE) pracodawca powinien wliczyć także pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych, macierzyńskich i wychowawczych. A to dlatego że z liczby zatrudnionych ustawa wyłącza wprost młodocianych, czyli w rozumieniu kodeksu pracy osoby, które ukończyły 16 lat, a nie przekroczyły 18 lat.

Wliczyć też należy nieobecnych w firmie z powodu choroby, wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, sprawowania opieki nad dzieckiem, odosobnienia pracownika ze względu na chorobę zakaźną itp.

Firmy o dużej fluktuacji kadr, zatrudniające minimum 50 osób, mogą mieć problemy z ustaleniem, czy w ogóle podlegają tej ustawie. Aby ustalić, czy po 23 marca 2008 r. będą średnio zatrudniać przynajmniej 50 osób, muszą określić przeciętny stan zatrudnienia.

Zgodnie z art. 7 ustawy o informowaniu bada się go według przeciętnej liczby zatrudnionych z sześciu miesięcy poprzedzających datę, kiedy to pracodawca powiadomił załogę o terminie wyborów. Reguła ta zawodzi jednak, a czasami wręcz nie można jej zastosować w praktyce. Nie da się bowiem zweryfikować wskazanych limitów zawsze na podstawie sześciu miesięcy sprzed daty zawiadomienia o wyborach. Przykładowo nie jest w stanie tego zrobić przedsiębiorca dopiero sprawdzający, czy musi powołać radę. A to dlatego że przecież nie wie jeszcze, czy w ogóle odbędą się u niego wybory.

Stąd, przede wszystkim, powinien określić cezurę, jaką ma poprzedzać analizowane sześć miesięcy. Najłatwiej przyjąć 23 marca 2008 r., czyli datę wejścia w życie ustawy w części dotyczącej pracodawców zatrudniających średnio przynajmniej 50 osób. Choć przepisy nie mówią o sześciu miesiącach kalendarzowych, to do rozliczenia trzeba uwzględnić właśnie takie, gdyż inaczej rachunki skomplikują się. Wobec tego przeciętną liczbę zatrudnionych u pracodawców angażujących minimum 50 osób najlepiej ustalić od 1 września br. do końca lutego przyszłego roku.

Co jednak z przedsiębiorcami, którzy 24 marca 2008 r. nie będą jeszcze mieli średnio 50 pracowników, ale potem przyjmą kolejnych? Ci, którzy przypuszczają, że podlegają ustawie, powinni w dniu objęcia jej przepisami przeprowadzić symulację. Gdy szef przekroczy pułap zatrudnienia określony w ustawie w danym miesiącu, powinien odtąd systematycznie ustalać przeciętną liczbę zatrudnionych przypadającą na sześć miesięcy, licząc wstecz od dnia, w którym robi rachunki.

Kolejny problem pojawia się przy wskazaniu przeciętnego stanu zatrudnienia w każdym z sześciu miesięcy, na podstawie których ustalić należy ogólne średnie zatrudnienie. Przepisy nic nie mówią, jak to zrobić. Przykładowo 1 listopada 2007 r. firma może zatrudniać 59 osób, a 20 listopada już tylko 40. W takiej sytuacji należy się posiłkować odpowiednio jedną z trzech metod opisanych w objaśnieniach do statystycznego formularza Z-03 „Sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach...” – uproszczonej, średniej chronologicznej i średniej arytmetycznej.

A) Metoda uproszczona służy obliczeniu przeciętnego stanu zatrudnienia w firmach o stabilnym personelu. Zsumowaną liczbę pracowników z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca dzielimy przez 2.

Aby ustalić, czy spółka musi utworzyć radę pracowników, bada średnie zatrudnienie z okresu od 1 września br. do końca lutego 2008 r. Skoro 1 września miała 33 pracowników, a ostatniego dnia tego miesiąca 56, to szacując przeciętne zatrudnienie w tym miesiącu, dodaje stan zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia września (33 + 56) i dzieli przez 2. Przeciętna liczba zatrudnionych w tym miesiącu wynosi 44,5 osoby.

B) Przy metodzie średniej chronologicznej sumuje się połowę stanu zatrudnienia z pierwszego dnia miesiąca, pełną liczbę zatrudnionych z 15 dnia miesiąca oraz połowę z ostatniego, a wynik dzielimy przez 2. Zamiast metody uproszczonej mogą jej używać firmy o małej rotacji kadr.

Pracodawca 1 stycznia przyszłego roku będzie angażował 59 pracowników, 15 stycznia – 41, a 31 stycznia – 47. Sumuje połowę zatrudnionych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca z wszystkimi zatrudnionymi z 15 dnia miesiąca:

(1/2 x 59) + (1/2 x 47) + 41 = 29,5 + 23,5 + 41 = 94 osoby

Potem wynik dzieli przez 2, co daje 47 osób – tylu pracowników firma będzie średnio zatrudniała w styczniu. Stosując którąś z metod, każdy pracodawca bilansuje średnie zatrudnienie w każdym z sześciu miesięcy.

C) Metoda średniej arytmetycznej jest polecana przedsiębiorstwom o dużej rotacji personelu, np. angażującym pracowników sezonowych czy agencjom pracy tymczasowej. Dobra będzie także w zakładach, które zaczęły działać w trakcie miesiąca. Polega na dodaniu zatrudnionych w poszczególnych dniach miesiąca. Bierzemy przy tym pod uwagę nie tylko dni robocze, ale także niedziele, święta i dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przyjmując dla nich liczbę pracowników z dnia poprzedniego. Uzyskaną sumę dzielimy przez dni kalendarzowe miesiąca.

Po ustaleniu przeciętnego stanu zatrudnienia w miesiącu określenie średniego zatrudnienia z sześciu miesięcy nie powinno już nastręczać większych trudności. Te średnie stany zatrudnienia (oszacowane według opisanych metod) dodaje się w każdym z sześciu pełnych miesięcy kalendarzowych poprzedzających datę wejścia ustawy w życie (23 marca 2008 r.) i dzieli przez 6.

Średnie stany zatrudnienia wyniosły w firmie:

- we wrześniu br. 59,5 osoby,

- w październiku 58 osób,

- w listopadzie 46 osób,

- w grudniu 42 osoby,

- w styczniu 2008 r. 39 osób,

- w lutym 37 osób.

Aby ustalić, czy firma będzie musiała tworzyć radę, dodaje średnie liczby zatrudnionych z poszczególnych miesięcy, a następnie dzieli przez 6. Wychodzi 46,92 osoby zatrudniane średnio w ciągu badanych sześciu miesięcy. Firma nie musi więc powoływać rady pracowników zaraz po 23 marca przyszłego roku. Powinna jednak nadal badać zatrudnienie w kolejnych miesiącach. Gdy osiągnie średnio 50 osób, będzie musiała powołać radę.

Inaczej postępują przedsiębiorstwa działające krócej niż sześć miesięcy. Za podstawę obliczeń przyjmują pełne miesiące kalendarzowe poprzedzające 23 marca 2008 r., a sumę pracowników dzielą przez liczbę tych miesięcy.