Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wynika z art. 99 pkt 9a k.p. Szczegółowo reguluje to rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm., dalej rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej).

Dokumentację pracowniczą prowadzi się oddzielnie dla każdego zatrudnionego na umowę o pracę.

Dokumentacja składa się z kopii lub odpisów, które pracodawca sporządza na postawie oryginałów. To w zasadzie jedyny powód, kiedy szef może żądać ich przedstawienia.

Uwaga! Jeżeli zatrzyma oryginały dokumentów pracowniczych, a na skutek tego zatrudniony poniesie szkodę, to niewykluczone, że szef będzie musiał wypłacić mu odszkodowanie. Sąd może je przyznać w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, ale nie dłuższy niż sześć tygodni (wyrok Sądu Najwyższego z 22 listopada 1990 r., IPR362/90).

Akta osobowe pracownika obejmują trzy części :

- A - związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

- B -dotyczące nawiązania stosunku pracy,

- C - obejmujące ustanie zatrudnienia.

Pracodawca musi ponumerować te części i akta ułożyć w porządku chronologicznym. Ponadto dokumenty trzeba zebrać w spis treści. Ale uwaga, nie może to być jeden spis treści dla wszystkich części akt osobowych. Każda z nich powinna mieć bowiem odrębny wykaz dokumentów. Tak wynika z §6 ust.3 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

Wykaz dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części akt przedstawiamy w tabeli. Co do zasady pracodawca nie może wymagać złożenia innych dokumentów, niż są w niej wymienione. Jednak w wyjątkowych sytuacjach pracownik będzie musiał przedstawić dodatkowe. Przykładowo pracodawca ze służby cywilnej może zażądać od kandydata do pracy potwierdzenia, że nie był karany za przestępstwo popełnione umyślnie. Obowiązek ten wynika z ustawy z 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (DzU nr 49, poz. 483). W tym celu kandydat musi uzyskać z Krajowego Rejestru Karnego zaświadczenie o niekaralności. Inny wyjątek wynika z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (DzU nr 99, poz. 1001 ze zm.). W aktach osobowych cudzoziemca musi znaleźć się bowiem zezwolenie na jego pracę w Polsce.

Oprócz dokumentacji osobowej pracodawca przechowuje też dokumenty potwierdzające opłacanie składek emerytalnych i rentowych. Zgodnie z art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 39, poz. 353) są to listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty.

Jeszcze inną dokumentację, którą należy prowadzić w firmie, określa wprost kodeks pracy. Podobnie jak płacowej nie zalicza się jej do akt osobowych pracownika. Jest to karta ewidencji czasu pracy, imienna lista wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń z nią związanych, a dodatkowo - karta ewidencyjna przydziału odzieży, obuwia roboczego oraz innych środków ochrony indywidualnej.

>Niektóre dokumenty trzeba przechowywać nawet 50 lat

Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie ustala, jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty z akt osobowych pracownika. Nie oznacza to jednak, że nie ma w tym wypadku żadnego limitu. Z art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2006 r. Nr 97, poz. 673) wynika, że akta osobowe pracownika należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Ten sam termin dotyczy dokumentów płacowych potrzebnych do wyliczenia świadczeń emerytalnych. Należy je przechowywać 50 lat od dnia, w którym pracownik rozstał się z firmą.

Gromadzenie dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników łączy się z ochroną ich danych osobowych. Pracodawca musi pamiętać, że ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie tych informacji. Zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity DzU z 2002 r. nr. 101, poz. 926 ze zm.) pracodawca pełni obowiązki administratora zbioru danych osobowych. Aby je wykorzystać w jakikolwiek sposób, musi uzyskać na to zgodę pracownika.

Mimo że pracodawców obowiązuje ustawa o ochronie danych osobowych, to - zgodnie z jej art. 43 ust. 1 pkt 4 - nie muszą rejestrować zbioru tych danych w ogólnokrajowym rejestrze prowadzonym przez generalnego inspektora ochrony danych. Istnieją też wyjątkowe sytuacje, w których dane pracowników można udostępniać bez ich zgody, m.in. pracownikom Państwowej Inspekcji Pracy.

Szef, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, popełnia wykroczenie, za które grozi grzywna (art. 281 pkt 6 k.p.). Na tym jednak nie koniec. Jeżeli na skutek nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej zatrudniony poniesie szkodę, to może żądać od pracodawcy odszkodowania. Eksperci przestrzegają ponadto, że brak dokumentacji pracowniczej może przyczynić się do przegranej pracodawcy w sądzie. Sąd Najwyższy przyznał bowiem, że pracodawca nieprowadzący dokumentacji musi liczyć się z tym, że w sądzie będzie spoczywał na nim ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia (wyrok z 14 maja 1999 r., IPKN62/99).

Akta osobowe i dokumentację pracowniczą trzeba przekazać nowemu pracodawcy, gdy przejmuje on firmę i zatrudnionych w niej pracowników (art. 23k.p.). Tak wynika z § 9 rozporządzenia o prowadzeniu akt osobowych.

Natomiast przy upadłości bądź likwidacji firmy dokumentację i akta osobowe pracowników trzeba przekazać prywatnej lub państwowej firmie prowadzącej działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji. Na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu, szef powinien przesłać też takiej firmie odpowiednią opłatę. Jeżeli nie ma pieniędzy, to pozostaje mu zwrócić się do sądu rejestrowego z wnioskiem o przekazanie akt do archiwum państwowego.