Jak założyć firmę w Belgii i Luksemburgu

Co nie mniej ważne, Polacy cieszą się w Belgii opinią solidnych i tanich fachowców. Najczęściej świadczą tam usługi budowlane oraz remontowe i właśnie firmy o takim profilu zakładają przede wszystkim.

Najprostszą formą prowadzenia działalności gospodarczej jest spółka jednoosobowa. Koszty założenia takiego przedsiębiorstwa w Belgii są niewielkie. Wystarczy w ambasadzie belgijskiej uzyskać wizę pobytową oraz zwrócić się do Ministerstwa Klas Średnich i Rolnictwa (Wydział Zezwoleń Gospodarczych) z wnioskiem o zezwolenie na prowadzenie działalności.

W izbie rzemiosła i handlu danej prowincji należy też sprawdzić, czy planowana działalność nie znajduje się na liście zawodów reglamentowanych (jest ich w Belgii 42, m.in. budowlaniec, fryzjer, kosmetyczka, technik dentystyczny, piekarz, fotograf), których wykonywanie wymaga specjalnych uprawnień.

Jest też co najmniej kilkadziesiąt rodzajów działalności gospodarczej, na które (oprócz pozwolenia) niezbędna jest licencja wydawana albo przez administrację centralną, albo regionalną (gminną). Dotyczy to np. produkcji alkoholu i handlu nim, prowadzenia agencji podróży, restauracji, hoteli, świadczenia usług taksówkowych itp.

Następne niezbędne kroki to:

- wpisanie firmy do Rejestru Handlowego lub Rzemieślniczego,

- zarejestrowanie jej w kasie ubezpieczeń społecznych dla pracowników niezależnych,

- zgłoszenie firmy do Biura Kontroli VAT i zakładu ubezpieczeń wzajemnych,

- otworzenie rachunku bankowego.

Działalność prowadzona na własny rachunek może mieć charakter handlowy, rzemieślniczy lub przemysłowy. Wszyscy rozpoczynający prowadzenie jednego z tych rodzajów działalności muszą się zarejestrować w rejestrze handlowym przy Ministerstwie Gospodarki (La Banque-carrefour des entreprises, BCE). Procedura rejestracyjna trwa około tygodnia od złożenia kompletu prawidłowo wypełnionych dokumentów. Dowodem akceptacji jest wypis z rejestru handlowego (extrait). Przedsiębiorcy dostają też numer rejestracyjny, który jest jednocześnie numerem stosowanym dla potrzeb VAT.

Pewnym utrudnieniem przy zakładaniu samodzielnej działalności w Belgii jest zróżnicowanie językowe w poszczególnych regionach, co trzeba uwzględnić przy oficjalnym tłumaczeniu dokumentów składanych przy okazji rejestracji działalności gospodarczej w danym regionie.

Własną firmę może otworzyć osoba, która: ukończyła 18 lat, jest niekarana, przedstawi zaświadczenie o zameldowaniu w konkretnej belgijskiej gminie oraz z banku o posiadaniu konta bankowego. Trzeba dysponować lokalem odpowiednim dla danego rodzaju działalności gospodarczej, choć firma może mieć siedzibę również w mieszkaniu przedsiębiorcy.

Co ciekawe, zdolnością do kierowania firmą może wykazać się szef firmy, ale także jego współmałżonek lub pomocnik.

Przedsiębiorca działający na własny rachunek podlega opodatkowaniu na zasadach takich jak osoby fizyczne.

Przepisy belgijskie przewidują następujące rodzaje spółek, których zasady funkcjonowania określone są w kodeksie handlowym:

- jawna,

- komandytowa,

- akcyjna,

- akcyjno-komandytowa,

- z ograniczoną odpowiedzialnością,

- jednoosobowa.

Najczęściej spotykaną formą prowadzenia działalności gospodarczej jest spółka jednoosobowa (independant). Jej podstawowe zalety to: minimalny koszt związany z założeniem, brak obowiązku sporządzenia aktu założycielskiego w obecności notariusza, uproszczone formy księgowości, brak wymogu posiadania wkładu kapitałowego w momencie rejestracji.

Kolejną pod względem liczby zakładanych przedsiębiorstw jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Jej utworzenie musi być poprzedzone uzyskaniem zgody naprowadzenie działalności gospodarczej, numeru w Rejestrze Handlowym lub Rzemieślniczym oraz zarejestrowaniem firmy w zakładzie ubezpieczeń wzajemnych. Przede wszystkim jednak niezbędne jest podpisanie przed notariuszem statutu. Dołącza się do niego plan finansowy wydatków na najbliższe dwa lata oraz zaświadczenie z banku o wniesieniu środków na pokrycie kapitału zakładowego - minimum 18,6 tys. euro (co najmniej 1/3 tej kwoty powinna być do dyspozycji już w momencie zakładania spółki). Jeśli kapitał został wniesiony w formie rzeczowej, niezbędne jest dostarczenie raportu rewidenta oceniającego taki aport.

Gdy spółka prowadzona jest przez osoby niebędące obywatelami belgijskimi, istotny jest fakt, że nie obowiązują ich żadne ograniczenia przy transferze zysków do kraju macierzystego.

Żaden z udziałowców spółki z o.o. nie musi mieć obywatelstwa belgijskiego. Możliwe jest też utworzenie spółki z o.o. przez jedną osobę.

Natomiast do utworzenia w Belgii spółki akcyjnej potrzeba co najmniej dwóch wspólników. Minimalny kapitał założycielski wynosi 62 tys. euro i może być wniesiony w pieniądzu lub w postaci aportu rzeczowego o tej samej wartości. Zakładając spółkę akcyjną, należy powołać radę nadzorczą składającą się z co najmniej dwóch członków.

Działające na terenie Belgii przedstawicielstwo zagranicznego przedsiębiorstwa uznawane jest za zagraniczną spółkę wykonującą działalność profesjonalną, reprezentowaną przez osobę upoważnioną do prowadzenia jej spraw na terytorium Belgii. Aby założyć przedstawicielstwo, firma zagraniczna zobowiązana jest przedłożyć w odpowiednim wydziale Trybunału Handlowego:

- akt założycielski i statut,

- decyzję władz właściwych dla danej formy przedsiębiorstwa o utworzeniu przedstawicielstwa wraz z jego nazwą (jeśli różni się od nazwy firmy matki), adresem oraz datą utworzenia,

- informację o zakresie działalności przedstawicielstwa,

- upoważnienie jednej lub kilku osób do wykonywania czynności prawnych w imieniu przedsiębiorstwa,

- kopię aktu notarialnego przedsiębiorstwa macierzystego,