W myśl założeń organizacyjnych do szczepień pracowników procedurę przystąpienia do tego systemu będzie rozpoczynał sam zainteresowany przedsiębiorca.
Po zebraniu listy zatrudnionych chętnych do szczepienia powinien on nawiązać współpracę z podmiotem wykonującym działalność leczniczą lub osobą uprawnioną, która przeprowadzi szczepienia.
Czytaj też: Szczepienia załogi w zakładzie pracy pracodawca rozliczy w kosztach podatkowych
W myśl założeń osobą uprawnioną do przeprowadzenia szczepień w zakładzie pracy może być lekarz, lekarz dentysta, pielęgniarka, położna, felczer, ratownik medyczny, fizjoterapeuta, farmaceuta, higienistka szkolna i diagnosta laboratoryjny. Jak podkreślono w założeniach, przedstawicielom niektórych z wymienionych zawodów niezbędne będzie przedstawienie dokumentu potwierdzającego posiadanie umiejętności kwalifikowania i wykonywania szczepień, co musi być poprzedzone odpowiednim kursem doszkalającym.
Pracodawca będzie musiał następnie zgłosić do NFZ podmiot leczniczy wybrany do wykonywania szczepień i pokryć wszystkie dodatkowe koszty ich organizacji. W szczególności wynajem pomieszczeń z przeznaczeniem na punkty szczepień, a także wszystkie inne koszty organizacyjne. Może by to niemała kwota, gdyż lista sprzętu administracyjno-biurowego i niezbędnego wyposażenia sanitarno-medycznego (patrz obok) jest bardzo długa.
Pracownicy, udając się na szczepienie, powinni mieć wydrukowany kwestionariusz wywiadu przed szczepieniem, a także osłonięte maseczką usta i nos.
Podmiot leczniczy współpracujący z przedsiębiorcą będzie zaś odpowiedzialny za ułożenie kalendarza szczepień, organizację zasobów niezbędnych do ich przeprowadzenia, tj. wskazanie miejsca zgodnego z wymogami sanitarno-epidemiologicznymi, zapewnienie odpowiedniego wyposażenia, organizację zespołów szczepiących oraz zapewnienie bezpieczeństwa i sprawności wykonywanych szczepień.
To podmiot leczniczy zamówi odpowiednią liczbę szczepionek w Systemie Dystrybucji Szczepionek, a później przeprowadzi kwalifikację i wykona szczepienia. Niezbędne będzie przy tym sporządzenie dokumentacji medycznej, w tym wystawienie kart szczepień. Trzeba się również liczyć z koniecznością przeprowadzenia szczepień uzupełniających dla pracowników, którzy nie mogli przystąpić do szczepienia w pierwotnym terminie. Na koniec trzeba będzie rozliczyć wszystko z NFZ.
Szczepienia przeprowadzą zespoły, w których skład wejdzie od jednej do czterech osób: jedna–dwie osoby kwalifikujące i jedna–dwie prowadzące szczepienia. W każdym punkcie będzie musiała być osoba z doświadczeniem w udzielaniu pierwszej pomocy – lekarz lub ratownik medyczny
Podmiot leczniczy będzie mógł liczyć na wynagrodzenie w wysokości 62,24 zł za każde wykonane szczepienie.