Działanie organów spółek kapitałowych w czasie koronawirusa

Obecna sytuacja związana z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 spowodowała konieczność dostosowania wielu sfer życia, w tym w szczególności funkcjonowania przedsiębiorców w nowych, trudnych warunkach. Niewątpliwie pandemia COVID-19 sprawiła, że nasze życie niemal całkowicie przeniosło się do sieci, a cyfryzacja wielu jego sfer gwałtownie przyspieszyła.

Obserwując to zjawisko z punktu widzenia przedsiębiorców, należy zwrócić uwagę na rozwiązania dotyczące funkcjonowania organów spółek kapitałowych wprowadzone do kodeksu spółek handlowych (k.s.h.). Co istotne, te zmiany zostały wprowadzone na stałe, a nie tylko na czas zmagania się z koronawirusem.

Czytaj także:

Koronawirus: zdalne posiedzenia zarządu, uchwały w trybie pisemnym

Funkcjonowanie zarządu

Na mocy ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (tzw. tarcza antykryzysowa) ustawodawca wprowadził możliwość odbywania posiedzeń zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwały zarządu mogą być podejmowane w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się. Możliwe jest też głosowanie pisemne za pośrednictwem innego członka zarządu.

Powyższe novum są możliwe wyłącznie wówczas, gdy umowa (statut) spółki nie stanowi inaczej. Przy czym należy zwrócić uwagę, że w przypadku pisemnego głosowania za pośrednictwem innego członka zarządu możliwe będzie przekazanie swojego głosu w formie pisemnej jedynie w przedmiocie uchwał objętych porządkiem obrad.

Rada nadzorcza

Podobne regulacje wprowadzono dla rady nadzorczej w spółkach kapitałowych. Tym samym, w posiedzeniach rady nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Ponadto, podobnie jak przy zarządzie, tak i w radzie nadzorczej jest możliwość podejmowania uchwał na piśmie za pośrednictwem innego członka rady. Oczywiście jest to możliwe jedynie wówczas, gdy umowa (statut) spółki nie stanowią inaczej.

Również w przypadku rady nadzorczej nie ma możliwości oddania głosu na piśmie w sprawach wprowadzonych do porządku obrad dopiero na posiedzeniu rady. Natomiast ważność uchwały jest uwarunkowana obowiązkiem powiadomienia wszystkich członków rady o treści projektu uchwały oraz wzięciem udziału w jej podejmowaniu przez co najmniej połowę członków rady. Przy czym umowa (statut) spółki mogą przewidywać surowsze wymagania. Co więcej, w opisany sposób mogą być podejmowanie także uchwały dotyczące wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszenia tych osób w czynnościach.

Warto przy tym zwrócić uwagę na niezmienioną treść art. 222 § 1 k.s.h., zgodnie z którym przy obliczaniu kworum brani są pod uwagę jedynie ci członkowie rady, którzy są obecni na posiedzeniu, a nie faktycznie oddający głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej. Niedostosowanie postanowień odnoszących się do kworum rady nadzorczej może skutecznie blokować korzystanie z takiej formy podejmowania decyzji przez radę nadzorczą.

Tzw. tarcza antykryzysowa 2.0 rozszerzyła zakres spraw, który może być objęty głosowaniem w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Ustawa ta zakłada bowiem możliwość decydowania także w sprawach, dla których umowa (statut) spółki przewidują głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.

Przebieg zgromadzeń

Zanim w Polsce odnotowano pierwsze przypadki zachorowań na COVID-19, zasadą było odbywanie zgromadzenia wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (walnego zgromadzenia – w spółce akcyjnej) w sposób tradycyjny – poprzez bezpośrednie uczestniczenie wspólników w zgromadzeniu, w siedzibie spółki lub innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli takie wskazywała umowa (statut) spółki.

Dotychczas istniała co prawda możliwość uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników (walnym zgromadzeniu) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, ale tylko wówczas, gdy umowa spółki (statut) przewidywały tę możliwość. W odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to rozwiązanie wprowadzono dopiero niespełna kilka miesięcy temu, podczas gdy w spółce akcyjnej odbywanie zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej możliwe było od 2009 r. Jednak wydaje się, że ta forma nie cieszyła się zbyt dużym zainteresowaniem.

Na mocy tzw. tarczy antykryzysowej odwrócono zasadę dotyczącą możliwości odbywania zgromadzenia wspólników / walnego zgromadzenia. Obecnie takie zgromadzenie można odbyć w trybie zdalnym, chyba że umowa (statut) spółki stanowią inaczej. Decyzja o sposobie odbycia zgromadzenia pozostawiona jest zwołującemu zgromadzenie, który powinien w zawiadomieniu poinformować o sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu. Oznacza to, że zgromadzenie może odbyć się w takiej formie, by m.in. zapewnić porozumiewanie się uczestników zgromadzenia w czasie rzeczywistym. Jedynie w odniesieniu do spółki publicznej ustawodawca wprowadza wymóg zapewnienia transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.

Zasady odbywania zgromadzenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej powinny być określone w formie regulaminu przez radę nadzorczą lub w przypadku jej braku (w sp. z o.o.) przez wspólników. Podjęcie uchwały wspólników o przyjęciu regulaminu nie wymaga odbycia zgromadzenia, o ile wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Zdaniem autorki

Syuzanna Musfi, radca prawny w Kancelarii Andersen Tax & Legal Srokosz i Wspólnicy sp.k.

Specustawa z 31 marca 2020 r. umożliwia odbycie w trybie zdalnym zgromadzeń zwołanych przed datą wejścia w życie tej ustawy, jeżeli zwołujący zgromadzenie poinformuje o takiej możliwości nie później niż na cztery dni przed zaplanowaną datą odbycia zgromadzenia.