Inspektorzy pracy ustalenia pokontrolne mogą przedstawić w dwóch formach – notatki urzędowej i protokołu kontroli. W praktyce znacznie częściej stosowana jest ta druga forma dokumentacji. Ujawnione nieprawidłowości muszą być bowiem opisywane w protokole, a większość postępowań kontrolnych jakieś nieprawidłowości wykazuje.
Zasadą jest, że protokół kontroli podpisuje inspektor pracy oraz przedstawiciel podmiotu kontrolowanego. Podpis inspektora jest sprawą oczywistą, a jego ewentualny brak może być wynikiem co najwyżej przeoczenia. Nieco inaczej sprawa przedstawia się w przypadku braku podpisu osoby reprezentującej podmiot kontrolowany. Trudno tu mówić o przeoczeniu, a nawet jeżeli tak, to inspektor pracy szybko to wykryje i zwróci się o uzupełnienie podpisu.
W typowych przypadkach brak podpisu na protokole skontrolowanego pracodawcy jest działaniem celowym. Lektura dokumentu nie zawsze jest lekka, łatwa i przyjemna. Skala ujawnionych naruszeń – zarówno względem prawnej ochrony pracy, jak i sfery technicznego bezpieczeństwa – może być na tyle duża, że pracodawca może uznać, iż jedyną metodą obrony jest powstrzymanie się od współpracy z inspektorem, w szczególności poprzez niezłożenie podpisu na protokole. Zamiar może być następujący – nie ma podpisu, więc protokół jest nieważny i inspektor nic nie może zrobić w związku ze stwierdzonymi uchybieniami.
Nic bardziej mylnego. Powstrzymywanie się z podpisaniem protokołu jest najprostszym, ale jednocześnie najmniej skutecznym środkiem zmierzającym do poprawy sytuacji pracodawcy po kontroli. Takie zaniechanie w praktyce nic nie daje. Brak podpisu pracodawcy lub jego umocowanego przedstawiciela nie powoduje, że protokół nie jest ważny, a ustalenia inspektora nadają się do kosza. Przeciwnie, stwierdzone w protokole nieprawidłowości stanowią pełnoprawne uzasadnienie zastosowania środków prawnych, jakie inspektor ma obowiązek skierować po kontroli, aby prawidłowo uregulować zastany stan faktyczny.
Pracodawca, który nie podpisze protokołu, musi się zatem liczyć z tym, że inspektor wyda środki prawne korespondujące z charakterem stwierdzonych nieprawidłowości – nakazy czy wystąpienia. W skrajnych przypadkach informacje z niepodpisanego protokołu mogą stanowić uzasadnienie wniosku do ZUS o podwyższenie składki na ubezpieczenie wypadkowe. Nie pomogą tu skargi na inspektora do okręgowego inspektora pracy czy Rady Ochrony Pracy, która sprawuje nadzór nad PIP.
