Inspektorzy pracy ustalenia pokontrolne mogą przedstawić w dwóch formach – notatki urzędowej i protokołu kontroli. W praktyce znacznie częściej stosowana jest ta druga forma dokumentacji. Ujawnione nieprawidłowości muszą być bowiem opisywane w protokole, a większość postępowań kontrolnych jakieś nieprawidłowości wykazuje.
Zasadą jest, że protokół kontroli podpisuje inspektor pracy oraz przedstawiciel podmiotu kontrolowanego. Podpis inspektora jest sprawą oczywistą, a jego ewentualny brak może być wynikiem co najwyżej przeoczenia. Nieco inaczej sprawa przedstawia się w przypadku braku podpisu osoby reprezentującej podmiot kontrolowany. Trudno tu mówić o przeoczeniu, a nawet jeżeli tak, to inspektor pracy szybko to wykryje i zwróci się o uzupełnienie podpisu.
W typowych przypadkach brak podpisu na protokole skontrolowanego pracodawcy jest działaniem celowym. Lektura dokumentu nie zawsze jest lekka, łatwa i przyjemna. Skala ujawnionych naruszeń – zarówno względem prawnej ochrony pracy, jak i sfery technicznego bezpieczeństwa – może być na tyle duża, że pracodawca może uznać, iż jedyną metodą obrony jest powstrzymanie się od współpracy z inspektorem, w szczególności poprzez niezłożenie podpisu na protokole. Zamiar może być następujący – nie ma podpisu, więc protokół jest nieważny i inspektor nic nie może zrobić w związku ze stwierdzonymi uchybieniami.
Nic bardziej mylnego. Powstrzymywanie się z podpisaniem protokołu jest najprostszym, ale jednocześnie najmniej skutecznym środkiem zmierzającym do poprawy sytuacji pracodawcy po kontroli. Takie zaniechanie w praktyce nic nie daje. Brak podpisu pracodawcy lub jego umocowanego przedstawiciela nie powoduje, że protokół nie jest ważny, a ustalenia inspektora nadają się do kosza. Przeciwnie, stwierdzone w protokole nieprawidłowości stanowią pełnoprawne uzasadnienie zastosowania środków prawnych, jakie inspektor ma obowiązek skierować po kontroli, aby prawidłowo uregulować zastany stan faktyczny.
Pracodawca, który nie podpisze protokołu, musi się zatem liczyć z tym, że inspektor wyda środki prawne korespondujące z charakterem stwierdzonych nieprawidłowości – nakazy czy wystąpienia. W skrajnych przypadkach informacje z niepodpisanego protokołu mogą stanowić uzasadnienie wniosku do ZUS o podwyższenie składki na ubezpieczenie wypadkowe. Nie pomogą tu skargi na inspektora do okręgowego inspektora pracy czy Rady Ochrony Pracy, która sprawuje nadzór nad PIP.
Odmowa podpisu na protokole kontroli nie jest przejawem utrudniania czynności kontrolnych, jeśli nie towarzyszą jej dodatkowe działania podmiotu kontrolowanego, które mogą być oceniane w kategoriach utrudniania czy ubezskuteczniania. Jednak znacznie lepszym sposobem obrony interesów pracodawcy jest wniesienie umotywowanych merytorycznie zastrzeżeń do protokołu. Może to uczynić przed jego podpisaniem. Jeżeli zastrzeżenia nie przekonają inspektora i nie dokona on stosownych uzupełnień lub modyfikacji treści zawartych w protokole, pozostaje jeszcze próba przekonania organu II instancji, jakim jest okręgowy inspektor pracy. W tym celu należy wnieść odwołanie od decyzji wydanych przez inspektora. Istnieje wiele przypadków, kiedy to zapatrywanie organów II instancji na wyniki kontroli i podjęte środki prawne było zupełnie inne niż to, które wcześniej prezentował inspektor pracy.
—Sebastian Kryczka, prawnik, ekspert prawa pracy
