Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357) wprowadza dla firm wiele kluczowych zmian w obszarze zarządzania dokumentacją pracowniczą. Jej przepisy zaczną obowiązywać od stycznia 2019 r. Oto główne korzyści płynące z przechowywania dokumentów w cyfrowej formie.
Redukcja czasu i realne oszczędności
W związku ze skróceniem czasu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, najwyraźniej zmianę sytuacji odczują sami właściciele firm, na których obecnie spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dodajmy, że dokumentacja musi być prowadzona „w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem".
Według nowych przepisów, pracodawca będzie miał możliwość prowadzania dokumentacji pracowniczej w cyfrowej formie. Pozwoli to na odciążanie działu HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługą dokumentów i tradycyjnych papierowych teczek osobowych.
Znacznym wsparciem w tym zakresie może być elektroniczna teczka osobowa, która pozwala tworzyć i przechowywać cyfrowe kopie dokumentów pracowniczych, jak również przeszukiwać elektroniczną wersję archiwum. Dzięki eTeczce, zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym. Oznacza to łatwy i szybki dostęp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum. W rezultacie wszystkie procesy, w których wykorzystywana jest dokumentacja pracownicza, przebiegają sprawniej i taniej.
Usprawnienie pracy i automatyzacja
Cyfrowa archiwizacja dokumentów to niejedyny obszar, w którym należy szukać uproszczeń. Obecnie na rynku są dostępne rozwiązania IT, takie jak np. Document Generator pozwalające zautomatyzować proces generowania dokumentów kadrowo-płacowych. Na podstawie przygotowanego szablonu i danych pracowniczych przechowywanych w systemie HR można łatwo i szybko przygotować potrzebne zestawienia czy wydruki. Wygenerowane w ten sposób dokumenty mogą zostać wysłane do pracownika mailem lub zostać udostępnione poprzez przeglądarkę internetową w ramach funkcjonalności samoobsługi pracowniczej. Narzędzia te ułatwiają pracę działu HR i pozwalają firmie realizować większość procesów kadrowo-administracyjnych sprawniej.
