Zapasy zaliczane są do rzeczowych aktywów obrotowych, obejmujących: towary handlowe przeznaczone do dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym, materiały i surowce nabyte w celu zużycia na własne potrzeby jednostki (podstawowe i pomocnicze), wyroby gotowe zdatne do sprzedaży, a także produkty w toku i półprodukty (półfabrykaty) (art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości; dalej: uor).
Towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji stają się główną substancją produktu gotowego. Do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) produktu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi. Z kolei, materiałami pomocniczymi są materiały zużywane w związku z działalnością gospodarczą, które bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości. Wyroby gotowe oznaczają wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony. Niegotowe jeszcze produkty zalicza się do produkcji w toku oraz półwyrobów (półfabrykatów).
Stopień przydatności
Towary handlowe, które na skutek uszkodzenia, zniszczenia podczas transportu lub magazynowania utraciły częściowo swoją pierwotną wartość, a także wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone lub doprowadzone do określonej fazy produkcji, które nie odpowiadają wymaganiom technicznym, zaliczane są do braków. Z kolei, materiały, które wskutek procesów technologicznych, zniszczenia lub uszkodzenia utraciły całkowicie swoją pierwotną wartość użytkową, należą do odpadów. Przy czym trwała utrata wartości danego składnika rzeczowych aktywów obrotowych, zachodząca w przypadku wysokiego prawdopodobieństwa, że składnik taki nie przyniesie w przyszłości przewidywanych korzyści ekonomicznych, uzasadnia dokonanie odpisu aktualizującego, doprowadzającego jego wartość wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto (wartości godziwej) (art. 28 ust. 7 uor).
Zepsute lub przeterminowane
Braki (niedobory, ubytki) oraz odpady poszczególnych składników rzeczowych aktywów obrotowych będące skutkiem ich uszkodzenia są przyczyną utraty przez zniszczone zapasy ich wartości (cech) użytkowych lub handlowych. Utrata przydatności gospodarczej o charakterze trwałym może być spowodowana zepsuciem lub upływem terminu ważności (przeterminowaniem). Aktywa obrotowe nienadające się do dalszego zużycia w toku działalności przedsiębiorstwa lub odsprzedaży powinny zostać poddane utylizacji (we własnym zakresie lub za pośrednictwem obcej jednostki). W momencie fizycznej likwidacji nieprzydatnych zapasów należy je wyksięgować z ewidencji bilansowej w ciężar wcześniej ujętego odpisu aktualizującego, a jeżeli uprzednio takiego odpisu nie uwzględniono – bezpośrednio w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
Jak wyceniać
Braki towarów handlowych i produktów wycenia się według rzeczywistych cen ich nabycia/zakupu (kosztów wytworzenia) lub według cen ewidencyjnych, z uwzględnieniem odpisów aktualizujących ich wartość.
Powstałe w procesie wytwórczym odpady, które nie utraciły w sposób trwały przydatności ekonomicznej, mogą zostać wykorzystane w innym rodzaju produkcji w firmie lub mogą być przeznaczone do dalszej odsprzedaży. Odpady użytkowe zalicza się do zapasów materiałowych, podlegających wycenie według ceny sprzedaży netto takich samych lub podobnych materiałów, pomniejszonej o przeciętnie osiągany przy ich sprzedaży zysk brutto ze sprzedaży. W momencie sprzedaży, pierwotnie określona wartość odpadów może ulec weryfikacji w drodze odpisu aktualizującego, spowodowanego zmianą warunków rynkowych lub wskutek np. uszkodzenia odpadów.
Wyniki inwentaryzacji
Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 uor, przedsiębiorstwa powinny przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację rzeczowych składników aktywów obrotowych drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w ewidencji księgowej należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 uor).
