Firmy coraz chętniej oddają prowadzenie swojej rachunkowości, dokumentacji płacowej i kadrowej w ręce specjalistów zewnętrznych. Odpowiadają oni za wykonanie ciążących na przedsiębiorcy obowiązków z zakresu prawa podatkowego, prawa pracy, przepisów dotyczących ubezpieczenia społecznego, a także statystyki itp. Co więcej, oprócz prostego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych wyspecjalizowane firmy outsourcingowe dostarczają syntetycznych informacji o sytuacji finansowej firmy. Wiele osób rozważa założenie własnego biura, które zajęłoby się taką obsługą. Ich pierwszym krokiem powinno być sporządzenie biznesplanu.

Dlaczego jest potrzebny

Taki dokument to, najogólniej mówiąc, opis planowanego przedsięwzięcia, będący podstawą oceny jego opłacalności. Formułuje cel i drogi jego osiągnięcia, przewiduje niezbędne działania i inwestycje. Ale czy osobie otwierającej biuro rachunkowe biznesplan jest w ogóle potrzebny? Tak, bo prowadzenie biura to przecież poza wszystkim działalność gospodarcza – wymaga zarejestrowania firmy, uzyskania NIP i REGON, założenia rachunku bankowego itd. I dokładnie tak samo, jak w przypadku każdej innej działalności gospodarczej, niezbędny jest plan. Zwłaszcza gdy startującemu potrzebne będzie pozyskanie zewnętrznego źródła finansowania (kredyt) z banku czy innej instytucji finansowej.

Jednak korzyści z przygotowania biznesplanu to nie tylko pomoc w zdobyciu środków. – Biznesplan pisze się przede wszystkim na własne potrzeby, a dopiero później opracowuje wersję dla banku, który będzie zainteresowany m.in. zabezpieczeniem kredytu i środkami własnymi – twierdzi Sławomir Bieńkowski, zajmujący się doradztwem biznesowym. – Pomysł na zakładaną firmę może być świetny, ale to stworzenie planu działania w formie pisemnej nadaje przedsięwzięciu realność. Poza tym papier jest tańszy niż nietrafiona inwestycja – argumentuje.

Opis zamierzenia umożliwia nie tylko zidentyfikowanie jego szans, ale także ujawnienie słabości i zagrożeń. Rzetelnie sporządzony, pozwoli zdecydować czy rozpoczniemy działalność w planowanej formie, czy może trzeba będzie wprowadzić zmiany.

Poza tym biznesplan jest nie tylko dokumentem sporządzanym „na start". To dobre narzędzie dla właściciela, pomagające zarządzać firmą w przyszłości. Skoro bowiem określa koncepcję działania biura, to umożliwia kontrolę realizacji zarówno całego przedsięwzięcia, jak i poszczególnych elementów – wydatków, komunikacji wewnętrznej, współpracy z klientem itd. Pomaga też w dostosowaniu się do zmian zachodzących na rynku.

Krok po kroku

Nie ma jednego obowiązującego wzorca biznesplanu. Zasadniczo ma on przedstawiać zakładane biuro, oferowane usługi, analizę możliwości rynkowych, sposób wejścia na rynek i finansowanie przedsięwzięcia.

1. Streszczenie

Standardowo pierwszą częścią biznesplanu jest streszczenie, liczące maksymalnie 1-2 strony. I choć umieszcza się je na początku, musi być napisane na końcu tak, aby zawierało najważniejsze dane ze wszystkich części. Powinny tu trafić takie informacje jak: cel sporządzenia planu, wysokość niezbędnych środków (wraz z ich przeznaczeniem), krótki opis usług oraz rynku, przedstawienie kompetencji kierownictwa, a także główne dane finansowe.

2. Prezentacja tworzonego biura

Ta część powinna przedstawiać naszą inwestycję. Podstawowe informacje to:

- nazwa (koniecznie adekwatna do prowadzonej działalności, jednoznacznie identyfikująca biuro) oraz forma prawna;

- dane teleadresowe;

- przedmiot działalności.

3. Kierownictwo

Kolejnym punktem jest prezentacja osoby prowadzącej biuro bądź kadry kierowniczej. Ważne są umiejętności i doświadczenie, osiągnięcia zawodowe, zdobyte certyfikaty i nagrody. To samo dotyczy kwalifikacji zatrudnianych pracowników.

Tu jest też miejsce na informacje, jak ma wyglądać struktura organizacyjna biura, w tym system komunikacji i kontroli. Opisuje się podział obowiązków między członkami kadry kierowniczej.

Ponadto należy dołączyć informację o posiadanych już zasobach (np. lokal, sprzęt biurowy).

4. Usługi: charakterystyka oferty

Dla powstającego biura rachunkowego konieczne jest ustalenie zakresu świadczonych usług i określenie profilu klienta (np. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, mali lub średni przedsiębiorcy, ewentualnie większe firmy). Informacje te są podstawę kolejnej części biznesplanu. Należy w niej przedstawić wszelkie specyficzne cechy czy zalety swojej oferty, zwłaszcza te, które dadzą przewagę nad konkurencją bądź pozwolą osiągnąć taki sam poziom.

Ważnym punktem jest polityka cen, w tym w porównaniu z cenami konkurencji, oraz udzielania ewentualnych rabatów. Powinny się tu też znaleźć wskazówki co do przewidywanych form płatności, możliwości odroczenia terminu, a także zasad ściągania należności.

5. W jakim otoczeniu, czyli rynek i konkurencja

W tej części należy zawrzeć ogólną charakterystykę rynku oferowanych usług na danym terenie, wskazać segment, w którym zamierzamy działać, oraz opisać głównych konkurentów, porównując ich usługi do swoich. Trzeba też przedstawić perspektywy rynku, w tym możliwość pojawienia się nowej konkurencji wskutek tego, że po deregulacji usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych nie jest już koncesjonowane.

Określając biznesowe otoczenie należy ponadto uwzględnić czynniki społeczne. Ze środowiska, w jakim biuro ma funkcjonować, również płyną szanse i zagrożenia. Chodzi m.in. o świadomość i poszanowanie prawa, a z drugiej strony np. „luźne" traktowanie zobowiązań.

6. Daj się zobaczyć, czyli marketing i reklama

Mając już określoną grupę docelową (w tym charakterystykę klienta), można precyzyjnie wskazać najskuteczniejsze metody dotarcia do niej. W biznesplanie trzeba podać, w jaki sposób zamierzamy poinformować potencjalnych klientów o świadczonych usługach. To mogą być ulotki, foldery lub ogłoszenia w lokalnej prasie. Warto uwzględnić także marketing wirtualny – założenie strony internetowej z cennikiem i mapką dojazdu (koniecznie stale aktualizowanej), ewentualnie przeprowadzenie akcji e-mailingowej.

Podane przedsięwzięcia należy uzupełnić o budżet. W przypadku strony internetowej będzie to koszt przygotowania witryny (jednorazowo od kilkuset złotych do kilku tysięcy) i hostingu, czyli miejsca na serwerze (od kilkudziesięciu do kilkuset złotych rocznie).

7. Konkrety: plany i harmonogram realizacji

To część porządkująca podejmowane działania, pozwalająca uniknąć chaosu na etapie tworzenia biura i zarządzania nim. Należy w niej przedstawić główne cele na przynajmniej pięć lat wraz z przewidywanymi terminami ich realizacji. Powinny one dotyczyć zarówno zespołu biura (zatrudnienie, wynagrodzenia, inne świadczenia, szkolenia itp.), jak i jego lokalu oraz wyposażenia. – Koniecznie trzeba uwzględnić zakup odpowiednich programów komputerowych oraz zapewnić sobie dostęp do aktualizowanego na bieżąco zbioru przepisów prawnych wraz z ich interpretacją – zwraca uwagę Bieńkowski.

Do tego niezbędny jest harmonogram, czyli spis wszystkich czynności do wykonania z terminami rozpoczęcia i zakończenia. Przy czym terminy dotyczące pierwszego roku podaje się w układzie miesięcznym, a następnego – kwartalnym. Warto też przygotować harmonogram na sytuacje awaryjne, tzn. jeśli coś się wydarzy niezgodnie z planem.

8. Plan finansowy

Każdy biznesplan musi zawierać również część finansową, w tym prognozowane:

- bilans – odpowiedź, jakie aktywa będą potrzebne na działalność biura (np. komputery, sprzęt biurowy, gotówka) i w jaki sposób zostaną sfinansowane, np. przez kredyt bankowy, pożyczki, z własnego kapitału,

- rachunek zysków i strat – nasze przewidywania co do wyniku w określonym czasie,

- rachunek przepływów pieniężnych – obraz wszystkich wpływów i wydatków w konkretnej chwili, uwzględniający m.in. terminy płatności klientów i regulowanie naszych zobowiązań, np. terminy i sposób zwrotu pożyczonych środków (kapitału i odsetek).