Aby jednostka mogła sporządzić sprawozdanie finansowe, które będzie przedstawiało prawdziwy i rzetelny jej obraz, niezbędna jest współpraca działu księgowości z innymi strukturami firmy. Współpraca taka dotyczy niewątpliwie zapasów. Aby ustalić ich prawidłowy stan na dzień bilansowy konieczna jest ich inwentaryzacja przeprowadzona za pomocą spisu z natury, co wymaga komunikacji z magazynem. Kierownik jednostki w porozumieniu z działem księgowości i magazynem ustala datę spisu z natury, powołuje komisję spisową, wydaje zarządzenie o inwentaryzacji oraz instrukcję inwentaryzacyjną. Inwentaryzacja jest istotna nie tylko z punktu widzenia ustalenia faktycznego stanu (ilości) zapasów posiadanych przez jednostkę. Umożliwia też ustalenie stopnia przydatności zapasów. Spis z natury pozwala na ustalenie, czy zapasy nie są uszkodzone na przykład na skutek niewłaściwego przechowywania, czy też przeterminowane. A to przecież niezbędne dane do właściwej wyceny bilansowej składników majątku.