Aby jednostka mogła sporządzić sprawozdanie finansowe, które będzie przedstawiało prawdziwy i rzetelny jej obraz, niezbędna jest współpraca działu księgowości z innymi strukturami firmy. Współpraca taka dotyczy niewątpliwie zapasów. Aby ustalić ich prawidłowy stan na dzień bilansowy konieczna jest ich inwentaryzacja przeprowadzona za pomocą spisu z natury, co wymaga komunikacji z magazynem. Kierownik jednostki w porozumieniu z działem księgowości i magazynem ustala datę spisu z natury, powołuje komisję spisową, wydaje zarządzenie o inwentaryzacji oraz instrukcję inwentaryzacyjną. Inwentaryzacja jest istotna nie tylko z punktu widzenia ustalenia faktycznego stanu (ilości) zapasów posiadanych przez jednostkę. Umożliwia też ustalenie stopnia przydatności zapasów. Spis z natury pozwala na ustalenie, czy zapasy nie są uszkodzone na przykład na skutek niewłaściwego przechowywania, czy też przeterminowane. A to przecież niezbędne dane do właściwej wyceny bilansowej składników majątku.
Konieczna właściwa dokumentacja
Zgodnie z art. 27 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w trakcie inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
W trakcie inwentaryzacji mogą zostać ujawnione nadwyżki inwentaryzacyjne lub niedobory inwentaryzacyjne. Należy odpowiednio skorygować stan zapasów w księgach tak, aby był zgodny z ich rzeczywistym stanem wynikającym ze spisu.
Niedobory powstają w sytuacji, gdy rzeczywisty stan magazynowy ujawniony w toku inwentaryzacji jest niższy niż stan zapasów wynikający z ksiąg rachunkowych.
Nadwyżki powstaną natomiast w sytuacji, gdy rzeczywisty stan magazynowy ustalony w toku inwentaryzacji jest wyższy niż stan zapasów wynikający z ksiąg rachunkowych.
Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych można zaksięgować na „przejściowym" koncie rozliczeniowym z zespołu 2 – na przykład:
241- 1 „Rozliczenie niedoborów"
241-2 „Rozliczenie nadwyżek"
Niedobory towarów/materiałów ujawnione w trakcie inwentaryzacji można zaksięgować w następujący sposób:
Wn „Rozliczenie niedoborów",
Ma „Towary"/„Materiały".
Nadwyżki towarów/materiałów ujawnione w trakcie inwentaryzacji można zaksięgować w następujący sposób:
Ma „Rozliczenie nadwyżek",
Wn „Towary"/„Materiały".
W przypadku prowadzenia ewidencji zapasów (towarów/ materiałów) w cenach ewidencyjnych (które są różne od ceny zakupu), należy równocześnie wyksięgować odchylenia od cen ewidencyjnych dotyczące korygowanych zapasów.
Dla niedoboru będzie to księgowanie:
Wn/Ma „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów/towarów",
Ma/Wn konto 241 – 1 „Rozliczenie niedoborów",
a dla nadwyżki:
Wn/Ma konto „Rozliczenie nadwyżek",
Ma/Wn „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów/towarów".
Na koniec roku konta „przejściowe" z tytułu rozliczenia niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych nie powinny wykazywać salda. Powinny one zostać rozliczone na 31 grudnia każdego roku obrotowego (oczywiście w sytuacji, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym).
Nie tylko ubytki naturalne
Zdarza się, że wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych nie jest oczywistą sprawą. Należy pamiętać, że to kierownik jednostki po uzyskaniu informacji od Komisji Inwentaryzacyjnej podejmuje ostateczną decyzję co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych jest uzależniony jest od przyczyny powstania niedoboru >patrz tabela.
Z kolei rozliczenie nadwyżek inwentaryzacyjnych może zostać rozliczone w następujący sposób:
Wn „Rozliczenie nadwyżek",
Ma „Wartość sprzedanych towarów" lub „Pozostałe przychody operacyjne".
W koszty na dzień zakupu
Jednostki, które na podstawie ustawy o rachunkowości przyjęły rozwiązanie polegające na tym, że wartość towarów (materiałów) jest odpisywana w koszty na dzień ich zakupu (na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 uor) muszą ustalić stan tych składników aktywów nie później niż na dzień bilansowy. Należy ustalić stan aktywów, wycenić je oraz skorygować koszty o wartość tego stanu nie później niż na dzień bilansowy. Korekta ma na celu doprowadzenie kosztów do ich faktycznej wysokości, to znaczy do wyłączenia wartości towarów niesprzedanych i /lub materiałów niezużytych. W kosztach powinna zostać wyłącznie wartość towarów sprzedanych i /lub materiałów zużytych.
Skutki w podatkach
Mimo że rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) nie jest uregulowane wprost w przepisach podatkowych, w praktyce stosowane jest rozwiązanie, że niedobory niezawinione mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, natomiast niedobory zawinione nie mogą być kosztem uzyskania przychodu. Takie rozwiązanie jest uznawane za prawidłowe w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe. Ocenie powinien zostać poddany całokształt prowadzonej przez podatnika działalności, okoliczności, które spowodowały powstanie niedoboru, sposób udokumentowania niedoboru oraz wszelkie działania spółki zabezpieczające przed powstawaniem tego typu strat. Zatem jeśli niedobory:
- miały charakter losowy,
- powstały w trakcie normalnej działalności podatnika,
- były niezależne od podatnika i niezawinione,
- nie wynikały też z braku zachowania należytej staranności
– mogą stanowić koszt podatkowy.
Jeśli niedobór powstał z winy podatnika (jego niedbalstwa, braku zachowania należytej staranności czy nieracjonalnego zachowania), to nie może być kosztem uzyskania przychodu.
Z kolei nadwyżki inwentaryzacyjne będą uznane za przychód podatkowy.
Uwaga! W przypadku zawinionych niedoborów towarów/materiałów należy pamiętać o obowiązku korekty VAT naliczonego wynikającego z zakupu tych towarów/materiałów.
