Błędy księgowej obciążą płatnika składek ZUS

Najbardziej oczywistą konsekwencją pomyłek jest nakaz późniejszego uregulowania składek w prawidłowej wysokości z odsetkami. Niekiedy jednak skutki bywają bardziej dotkliwe, a nawet nieodwracalne. Nie zawsze uda się ich uniknąć, odwołując się do sądu.

Wpłata po terminie

Dotyczy to np. dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jeśli zainteresowany nie zgłosi się na czas do tego ubezpieczenia, nie skorzysta ?z zasiłków w razie choroby lub macierzyństwa. Ten sam skutek przyniesie nieprawidłowe opłacenie składki chorobowej, bo zainteresowany wypada ?z tego ubezpieczenia z mocy prawa.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Katowicach ?z 7 lipca 2004 r. (III AUa 547/03) zlecenie przez ubezpieczonego osobie trzeciej zapłacenia składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe nie usprawiedliwia opóźnienia, które powstało w jej uregulowaniu. Wyrok ten zapadł ?w sytuacji, w której prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą opłacił za siebie składkę na ubezpieczenie chorobowe po terminie, przez co ono ustało. Do opóźnienia doszło z powodu błędu księgowej. Przedsiębiorca w tym czasie wyjechał na rehabilitację. ZUS odmówił przywrócenia terminu do opłacenia tej składki. Także sąd uznał, że jeśli ubezpieczony skorzystał z pośrednictwa innej osoby, to jego obciąża jej niestaranność.

Wirtualny fachowiec

Podobne wnioski płyną także z nowszych orzeczeń sądów dotyczących dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Z wokandy

W lipcu kobieta zgłosiła się do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i dobrowolnego chorobowego z maksymalną podstawą wymiaru składek. Zapłaciła na czas, ale zaniżoną składkę chorobową. W jej imieniu sprawy ubezpieczeniowe prowadziło biuro rachunkowe i to ono przygotowało dokumenty rozliczeniowe do ZUS wraz ?z blankietami należnych opłat. ?We wrześniu poinformowało ją, ?że program księgowy błędnie wyliczył składkę chorobową za lipiec. Biuro tłumaczyło się tym, ?że pierwszy raz obliczało składki od maksymalnej podstawy wymiaru i źle wprowadziło dane do programu. Zainteresowana zapłaciła różnicę zaraz po wykryciu omyłki. ZUS odmówił jednak przyjęcia składek ?po terminie. W konsekwencji ubezpieczenie chorobowe wygasło z mocy prawa. Nieopłacenie składki w pełnej wysokości stanowi bowiem „nieopłacenie w terminie składki należnej na ubezpieczenie", na co wskazuje art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU ?z 2013 r., poz. 1442 ze zm., ?dalej ustawa o sus).

W wyroku z 4 września 2012 r. Sąd Apelacyjny w Białymstoku ?(III AUa 409/12) uznał, że to płatnik jest zobowiązany do wyliczenia składki. Fakt, że korzysta z usług profesjonalnego biura rachunkowego lub programu do wyliczenia składek, nie zwalnia go z obowiązku opłacenia ich ?na czas i w prawidłowej wysokości. Błąd biura rachunkowego lub błąd programu komputerowego obciąża zobowiązanego do obliczenia ?i opłacenia ZUS. Do przywrócenia terminu może dojść, gdy nie ma winy w wyliczeniu lub zapłacie takich składek.

U zleceniobiorców ubezpieczenie chorobowe również jest dobrowolne, co bywa źródłem podobnych problemów.

Z wokandy

W 2005 r. płatnik składek ?zgłosił zleceniobiorcę do obowiązkowych ubezpieczeń, ?tj. emerytalnego, rentowych ?i wypadkowego ze zlecenia. Zgłoszenie ZUS ZUA nie zawierało jednak wniosku o objęcie ubezpieczeniem chorobowym, choć zatrudniony wyraził taką chęć. Błąd popełniło biuro rachunkowe. Płatnik opłacał jednak składkę chorobową za zleceniobiorcę, wykazywał ?ją w raportach imiennych ?i deklaracjach. Brak zgłoszenia wyszedł na jaw po pięciu latach. Wtedy płatnik zwrócił się ?z wnioskiem do ZUS o objęcie zleceniobiorcy dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym ?od początku, czyli od 2005 r. ?ZUS, mimo że przez kilka lat bez sprzeciwu inkasował składki, uznał że zleceniobiorca ?nie podlegał ubezpieczeniu chorobowemu. W wyroku ?z 28 lutego 2012 r. Sąd Apelacyjny we Wrocławiu ?(III AUa 1786/11) stwierdził jednak, że doszło tu do dorozumianego złożenia wniosku przez zleceniobiorcę o objęcie ?go dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym.

Korekta a zmiana danych

Nawet jeśli ubezpieczony jest świadomy swoich obowiązków wobec ZUS, nie ratuje go to przed zaniedbaniami księgowych. Nie zawsze też zniweluje skutki błędu. Chodzi o to, w jakich okolicznościach wolno skorygować złożone dokumenty. Nie wszystkie zmiany są możliwe w tym trybie.

Z wokandy

Żona była osobą współpracującą w firmie męża. Sprawami ?składek zajmowało się biuro rachunkowe. Kobieta telefonicznie zobowiązała je, aby podwyższyło jej podstawę wymiaru składek. Biuro tego nie uczyniło i wysłało deklaracje według dotychczasowego poziomu. Zainteresowana była wówczas w ciąży. Raport imienny ZUS RCA za ubezpieczoną za maj 2011 r. złożono ze standardową podstawą. Płatnik próbował potem ratować sytuację ?i 14 czerwca 2011 r. złożył korygujący dokument ZUS RCA ?za maj z podstawą wymiaru składek 6 tys. zł. Od niej ?15 czerwca 2011 r. zapłacił składki. ZUS zakwestionował jednak podwyższenie. Stwierdził, że płatnik nie może powoływać się na art. 20 ust. 3 ustawy o sus, ?bo przepis ten wprawdzie dopuszcza możliwość podniesienia podstawy wymiaru składek, ale nie w trybie korekty ?w trakcie trwania okresu, za który już wcześniej zadeklarowano ?jej wysokość. Sąd Apelacyjny ?w wyroku z 7 maja 2013 r. ?(III AUa 1171/12) uznał, ?że na gruncie art. 41 ust. 6 ?ustawy o sus należy odróżnić korektę od zmiany danych. ?Zmiana występuje wtedy, ?gdy określone dane uległy ?następczej modyfikacji ?w stosunku do tych wykazanych ?we wcześniej złożonych dokumentach, przy czym ?dane pierwotne wykazane ?były prawidłowo i odpowiadały rzeczywistemu stanowi. Zgłoszenie zmiany danych powoduje ich modyfikację ?ze skutkiem na przyszłość, podczas gdy korekta występuje, gdy trzeba wyeliminować ?błąd popełniony we wcześniej przekazanych dokumentach. Powodem korekty w raporcie miesięcznym może być błąd ?w obliczeniu wynikający ?ze źle wpisanej kwoty składki. Poprawienie deklaracji rozliczeniowej nie może natomiast prowadzić do zmiany podstawy wymiaru składek.

Łatwiej wytłumaczyć się ?z pomyłki, gdy nastąpi ona tylko w części dokumentów, np. wystąpiła różnica w zgłoszeniu do ubezpieczenia ?i późniejszych deklaracjach rozliczeniowych. Szczególnie jeśli w wyniku błędu przedsiębiorca zapłaci do ZUS więcej niż powinien.