Kwestie te reguluje m.in. ustawa o rachunkowości a także ustawa o podatku od towarów i usług, ordynacja podatkowa i rozporządzenia ministra finansów:

- w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, przechowywania i udostępniania organowi kontroli skarbowej tych faktur,

- w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania.

Warto zatem zebrać i podsumować zawarte tam informacje.

Z przepisów tych wynika, że całą dokumentację księgową opisującą w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać przy zapewnieniu właściwej ich ochrony przed działaniem czynników zewnętrznych i przed dostępem osób nieupoważnionych.

Ochrona ta wymagana jest zarówno przy przechowywaniu tych dokumentów w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wszelką dokumentację należy przechowywać w sposób pozwalający na łatwe odszukanie poszczególnych jej składowych i zapewnienie możliwości wydruku w dowolnym momencie.

Pamiętać należy ponadto, że decydując się na e-fakturowanie, trzeba zagwarantować organom podatkowym i organom kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej.

Co i przez jaki czas należy zachować

Sprawozdania finansowe

ustawa o rachunkowości: podlega trwałemu przechowaniu

Księgi rachunkowe

- ustawa o rachunkowości: nie krócej niż pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi dotyczą
- ordynacja podatkowa: do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania
podatkowego (tj. minimum pięć lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku)
Zatem księgi rachunkowe za 2011 r. przechowujemy co najmniej do końca 2017 r.

Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym

ustawa o rachunkowości: nie krócej niż 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione

Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej

- kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym (z wyjątkiem faktur), potwierdzających dokonanie sprzedaży do 31 grudnia 2011– nie krócej niż przez dwa lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż (rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008  w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące)
- pozostałe dowody: minimum pięć lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z ordynacją podatkową)

Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia  rachunkowości

ustawa o rachunkowości: nie krócej niż pięć lat od upływu jej ważności

Dokumenty inwentaryzacyjne

ustawa o rachunkowości: przez okres pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty te dotyczą

Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji

ustawa o rachunkowości: minimum rok po terminie upływu rękojmi  lub rozliczeniu reklamacji

Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki

ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy w danej jednostce

pozostałe dowody księgowe i inne dokumenty

ustawa o rachunkowości: nie krócej niż pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dowody te dotyczą

 

Sposób przechowywania i przesyłania powinien gwarantować autentyczność pochodzenia dokumentu i integralność jego treści oraz czytelność przez cały okres jego przechowywania zgodny z powyższymi wskazaniami dotyczącymi dokumentacji papierowej.

Porównując terminy przechowywania dokumentów księgowych narzucone przez ustawę o rachunkowości i przepisy podatkowe , należy pamiętać, że gdy się różnią, trzeba kierować się okresem dłuższym. Ważne jest również to, że minimalny okres przechowywania dokumentów może się wydłużyć  w sytuacjach powodujących zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Autorka jest starszym menedżerem w Departamencie Outsourcingu Rachunkowości Grant Thornton Frąckowiak

Czytaj też:

 

Zobacz:

» Księgowość » Księgi i sprawozdania » Księgowania » Dowody księgowe

» PIT i CIT » Księga przychodów i rozchodów » Dowody księgowe