Zgodnie z art. 52 ust. 2 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2009/DU2009Nr152poz1223.asp]ustawy o rachunkowości[/link] sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to wszyscy członkowie tego organu.

Podpisanie sprawozdania finansowego wyraża potwierdzenie osób składających podpis, że ono rzetelnie przedstawia sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jednostki powinno nastąpić nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. Wynika to z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Należy je udokumentować w formie pisemnej uchwały bądź postanowienia (decyzji) organu zatwierdzającego.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego oznacza zaakceptowanie jego treści. Po zatwierdzeniu możliwe jest dokonanie podziału zysku lub pokrycia straty za rok obrotowy, za który sporządzane jest sprawozdanie.

Po zatwierdzeniu sprawozdania jednostki nie mają już możliwości wprowadzania żadnych zapisów do ksiąg rachunkowych dotyczących badanego okresu i zmieniania tego sprawozdania za dany rok obrotowy.

[srodtytul]Złożenie w urzędzie skarbowym[/srodtytul]

Przepisy o podatku dochodowym nakazują, aby sprawozdanie finansowe zostało złożone w urzędzie skarbowym. Zgodnie z art. 27 ust. 2[link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2000/DU2000Nr%2054poz%20654.asp] ustawy o CIT[/link] podatnicy przekazują sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego łącznie z opinią i raportem audytora.

Ponadto spółki mają obowiązek dołączyć do tych dokumentów odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Przekazanie do urzędu skarbowego powinno nastąpić w ciągu dziesięciu dni od daty zatwierdzenia sprawozdania.

Nieco ograniczone są obowiązki przedsiębiorców płacących podatek dochodowy od osób fizycznych. Nie mają oni obowiązku składania urzędom skarbowym opinii i raportu biegłego rewidenta (nawet wtedy, gdy sprawozdanie finansowe było przez niego badane).

[srodtytul]Ogłoszenie w rejestrze sądowym[/srodtytul]

Roczne sprawozdanie finansowe po jego zatwierdzeniu musi zostać złożone we właściwym rejestrze sądowym (KRS). Obowiązek ten wynika z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości i dotyczy wyłącznie jednostek, które są zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorstw.

Obowiązkowi temu nie podlegają więc osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (są one ewidencjonowane przez gminę).

Złożenie sprawozdania finansowego w KRS powinno nastąpić w terminie 15 dni od daty jego zatwierdzenia.

Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości w KRS należy złożyć:

- roczne sprawozdanie finansowe,

- odpis uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i sposobie przeznaczenia zysku lub pokrycia straty,

- opinię biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu,

- w przypadku jednostek sporządzających uproszczone sprawozdanie finansowe (stosownie do art. 50 ust. 2 ustawy o rachunkowości) zamiast opinii biegłego rewidenta składa się informację o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia,

- sprawozdanie z działalności jednostki w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

Dokumenty te składane są w rejestrze sądowym, jako załącznik do urzędowego formularza KRS-Z30.

Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w terminie, to należy je złożyć w rejestrze sądowym dwukrotnie: pierwszy raz najpóźniej w ciągu 15 dni po terminie, w którym powinno być zatwierdzone, drugi – po jego faktycznym zatwierdzeniu wraz z kompletem wymaganych dokumentów.

Trzeba pamiętać, że niezłożenie sprawozdania finansowego w KRS w terminie jest naruszeniem ustawy o rachunkowości. Czyn ten jest zagrożony karą grzywny albo karą ograniczenia wolności.

Wpisy do KRS o złożeniu sprawozdania finansowego wraz z innymi dokumentami podlegają obowiązkowi ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). Składając wniosek o wpis, należy bez wezwania uiścić opłatę sądową i opłatę za ogłoszenie w MSiG. Potwierdzenie ich zapłaty należy dołączyć do dokumentów składanych do KRS.

[srodtytul]Publikacja w Monitorze Polskim B[/srodtytul]

Jednostki, których sprawozdania finansowe podlegają badaniu i ogłaszaniu, muszą opublikować je w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej Monitor Polski B (spółdzielnie w Monitorze Spółdzielczym).

Mają obowiązek złożyć je do ogłoszenia w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia. Zgodnie z art. 70 ust. 1 ustawy o rachunkowości złożeniu do ogłoszenia podlegają:

- wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej,

- bilans,

- rachunek zysków i strat,

- zestawienia zmian w kapitale własnym,

- rachunek przepływów pieniężnych,

- opinia biegłego rewidenta lub informacja o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia (gdy jednostka sporządza uproszczone sprawozdanie finansowe),

- odpis uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Wraz z wyżej wymienionymi dokumentami należy złożyć pismo przewodnie zlecające publikację, które powinno zawierać: dokładną nazwę i adres firmy; adres korespondencyjny; telefon kontaktowy; NIP, REGON, PKD.

Trzeba pamiętać, że kosztami publikacji zostanie obciążona firma na podstawie wystawionej i wysłanej do niej faktury.

[ramka][b]Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe[/b]

Organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe zwykle jest:

- w spółce akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenia akcjonariuszy,

- w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – zwyczajne zgromadzenie wspólników,

- w spółkach jawnej, cywilnej, komandytowej, partnerskiej

– wspólnicy,

- w spółce komandytowo-akcyjnej – walne zgromadzenie,

- w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą – właściciel,

- w przedsiębiorstwach państwowych – rada pracownicza (jeśli jej nie ma, to organ założycielski),

- w spółdzielni – walne zgromadzenie.[/ramka]

[i]Autorka jest starszą konsultantką w departamencie outsourcingu rachunkowości Grant Thornton Frąckowiak sp. z o.o. sp.k.[/i]