Pełna księgowość często kojarzy się przedsiębiorcom z wysokimi kosztami. W obawie przed nimi nie decydują się na ewidencjonowanie operacji gospodarczych na kontach księgowych, wybierając podatkową księgę przychodów i rozchodów. Decyzja ta okupiona jest rezygnacją z możliwości sprawnego kontrolowania działalności gospodarczej.

Ewidencje podatkowe utrudniają dobrą ocenę posiadanego majątku i jego zmian zachodzących w toku prowadzonej działalności gospodarczej oraz faktycznego wyniku finansowego. Prowadząc ewidencje podatkowe, małe firmy zmuszone są oceniać działalność firmy wyłącznie przez pryzmat posiadanej gotówki, osiągniętych przychodów, wysokości podstawy opodatkowania lub płaconego do urzędu skarbowego podatku.

W praktyce mianem uproszczonej księgowości błędnie określa się ewidencje podatkowe. Moim zdaniem tego typu określenie jest w tym wypadku nieuprawnione z uwagi na to, że ewidencjom podatkowym obca jest zasada podwójnego zapisu, na której opiera się księgowość. Poza tym to właśnie przepisy o rachunkowości umożliwiają prowadzenie pełnej księgowości w sposób uproszczony połączony ze sporządzaniem uproszczonych sprawozdań finansowych.

[srodtytul]Istotny jest rozmiar firmy[/srodtytul]

Elementem, który determinuje złożoność księgowości, w tym liczbę wymaganych kont księgowych, jest rozmiar przedsiębiorstwa. Od wielkości firmy zależy również forma sprawozdań finansowych (pełna lub uproszczona). Sprawozdania finansowe w formie uproszczonej w przypadku małych firm nie są czasochłonne i trudne do przygotowania. Jednak nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, że mogą skorzystać z takiej możliwości.

[srodtytul]Kim jest mały przedsiębiorca[/srodtytul]

Grupę przedsiębiorców, którzy ze względu na swój rozmiar mogą sporządzać uproszczone sprawozdania finansowe, definiuje art. 50 ustawy o rachunkowości. Nazwijmy ją małymi przedsiębiorcami.

Spełnienie dwóch z trzech następujących wielkości w roku obrotowym, za który sporządza się sprawozdanie finansowe, oraz w roku obrotowym, który go poprzedza, uprawnia do sporządzania uproszczonego sprawozdania finansowego a tym samym do prowadzenia uproszczonej księgowości:

- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty nie przekracza 50 osób,

- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego nie przekracza 2 mln euro,

- przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych nie przekraczają 4 mln euro.

[ramka][b]Warunki uprawniające do sporządzenia sprawozdania finansowego za 2009 r. w formie uproszczonej[/b]

1. [b]w 2008 r.[/b] nie przekroczono dwóch z trzech wielkości:

a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty było mniejsze niż [b]50 osób[/b],

b) suma aktywów była niższa od [b]8 344 800 zł (2 mln euro)[/b],

c) suma przychodów ze sprzedaży produktów i towarów i z operacji finansowych była niższa od [b]16 689 600 zł (4 mln euro)[/b] oraz

2.[b] w 2009 r.[/b] nie przekroczono dwóch z trzech wielkości:

a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty było mniejsze niż [b]50 osób[/b],

b) suma aktywów była niższa od [b]8 216 400 zł (2 mln euro)[/b],

c) suma przychodów ze sprzedaży produktów i towarów i z operacji finansowych była niższa od [b]16 432 800 zł (4 mln euro)[/b].

Zastosowane kursy do przeliczenia wartości wyrażonych w euro wynoszą 4,1724 zł/euro i 4,1082 zł/euro odpowiednio na 31 grudnia 2008 r. i 31 grudnia 2009 r.[/ramka]

Wartości wyrażone w euro przelicza się według średniego kursu ogłaszanego na odpowiedni dzień bilansowy.

Do grupy małych przedsiębiorców zaliczyć można nie tylko przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą lub ograniczających działalność z przyczyn strategicznych lub koniunkturalnych, ale również przedsiębiorstwa osiągające obrót powyżej 4 mln euro, jeśli suma bilansowa i zatrudnienie nie przekraczają pozostałych wskazanych w ustawie wielkości. Wyłączone są z niej banki, zakłady ubezpieczeń i reasekuracji.

[srodtytul]ŁATWIEJ PROWADZIĆ KSIĘGI BO WYKAZUJEMY MNIEJ INFORMACJI[/srodtytul]

[b]Zaletą uproszczonego sprawozdania jest to, że wymaga od przedsiębiorców mniejszej ilości informacji[/b]

Konta księgowe odpowiadają pozycjom wymaganym w sprawozdaniu finansowym. Im mniejsza jest liczba pozycji sprawozdawczych, tym mniejsza może być liczba kont księgowych.

Uproszczone sprawozdanie finansowe obejmuje trzy elementy:

- uproszczony bilans,

- uproszczony rachunek zysków i strat,

- uproszczoną informację dodatkową.

Małe firmy prowadzące uproszczoną księgowość opartą na [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C4D974F1FF1A718DEDF174AA6983D419?n=1&id=324433&wid=347265 ]ustawie o rachunkowości[/link] korzystają ze zwolnienia z obowiązku sporządzania:

- sprawozdania z przepływów pieniężnych,

- sprawozdania ze zmian w kapitale własnym oraz

- rozbudowanej informacji dodatkowej.

Co więcej, uproszczony bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa podlegają dalszym zmianom, ponieważ ustawa o rachunkowości wymaga pomijania tych pozycji sprawozdawczych, które nie występują w okresach obrotowych.

[srodtytul]Bilans[/srodtytul]

Zastosowanie niżej wymienionych uproszczeń sprawozdawczych powoduje, że uproszczony bilans może prezentować mniej niż dziesięć pozycji po stronie aktywów oraz mniej niż pięć pozycji po stronie pasywów przykład w [b][link=http://grafik.rp.pl/grafika2/504262]tabeli 1 (pdf)[/link][/b].

W rzeczywistości liczba pozycji po stronie aktywów może zostać zmniejszona nawet do sześciu, ponieważ małe firmy zazwyczaj nie posiadają pewnych specyficznych rodzajów aktywów, takich jak: inwestycje w nieruchomości, długoterminowe rozliczenia międzyokresowe, należności długoterminowe.

[srodtytul]Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne[/srodtytul]

Małe firmy nie muszą prezentować szczegółowych informacji o środkach trwałych. Podział na grunty, budynki, urządzenia techniczne i maszyny, środki transportu, inne środki trwałe nie jest wymagany. Konsekwencją wyboru takiego zakresu ujawnień jest znacząca redukcja czasu sporządzania informacji dodatkowej.

Gdy prezentujemy w bilansie środki trwałe w jednej kwocie, nie jest już konieczne przedstawianie szczegółowych zmian wartości poszczególnych grup rodzajowych. Wystarczy przedstawienie syntetycznych zmian dla pozycji zbiorczej środków trwałych. Podobne rozwiązania dotyczą wartości niematerialnych i prawnych.

[srodtytul] Inwestycje długoterminowe[/srodtytul]

Jeżeli mały przedsiębiorca ma długoterminowe inwestycje w akcje albo w nieruchomości, to przedstawia w bilansie ich wartości w jednej pozycji. Nie dotyczy go obowiązek szczegółowego podziału inwestycji na grupy rodzajowe określony w załączniku 1 do [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C4D974F1FF1A718DEDF174AA6983D419?n=1&id=324433&wid=347265]ustawy o rachunkowości[/link].

Przyjęcie uproszczonej zasady sprawozdawczej skutkuje również zwolnieniem z obowiązku szczegółowego prezentowania zmian poszczególnych typów inwestycji w informacji dodatkowej. Wystarczy prezentowanie zagregowanej informacji o ich zmianach.

[srodtytul]Zapasy[/srodtytul]

Informacja o poszczególnych kategoriach zapasów może być pominięta. Głównym celem ewidencji księgowej jest dostarczenie na potrzeby uproszczonego sprawozdania finansowego informacji o łącznej wartości zapasów materiałów, towarów, produktów, produkcji w toku będących w posiadaniu przedsiębiorstwa na dzień bilansowy.

[srodtytul]Należności krótkoterminowe[/srodtytul]

Małe firmy są zwolnione z obowiązku oddzielnej prezentacji w bilansie należności z tytułu dostaw i usług od jednostek powiązanych, pozostałych należności z tytułu dostaw i usług, należności z tytułu podatków, należności dochodzonych na drodze sądowej oraz należności pozostałych.

Oczywiście z punktu widzenia wewnętrznej kontroli kwot należnych od podmiotów i instytucji zewnętrznych odpowiedni podział analityczny informacji powinien być utrzymany przez właścicieli i kierownictwo firmy. Jednak nie ma obowiązku ich szczegółowego prezentowania w bilansie i informacji dodatkowej.

[srodtytul]Rezerwy na zobowiązania[/srodtytul]

Informacja dotycząca rezerw na zobowiązania nie wymaga podziału na długo- i krótkoterminowe ani w bilansie, ani w informacji dodatkowej.

[srodtytul] Zobowiązania długoterminowe[/srodtytul]

Redukcja szczegółowości zobowiązań długoterminowych, wymaganych do zaprezentowania w bilansie, do poziomu pozycji oznaczonych literami rzymskimi umożliwia zbiorczą prezentację w jednej kwocie. Bez względu na liczbę i rodzaje tytułów tych zobowiązań mały przedsiębiorca ogranicza informację w bilansie do jednej pozycji „zobowiązań długoterminowych”.

W informacji dodatkowej zamieszcza dodatkowo jedynie podział na okresy planowanej spłaty tych zobowiązań: do 1 roku, powyżej 1 roku do 3 lat, powyżej 3 lat do 5 lat oraz powyżej 5 lat.

[srodtytul]Zobowiązania krótkoterminowe[/srodtytul]

Ta grupa zobowiązań dotyczy wszystkich kwot, jakie przedsiębiorca powinien uregulować w okresie 12 miesięcy od dnia bilansowego. Ustawa o rachunkowości nie wymaga od uproszczonego sprawozdania finansowego odrębnego prezentowania zobowiązań z tytułu dostaw i usług od jednostek powiązanych, pozostałych zobowiązań z tytułu dostaw i usług, zobowiązań z tytułu podatków, zobowiązań z tytułu wynagrodzeń oraz pozostałych.

Dział księgowości powinien (choć nie jest zobowiązany) utrzymywać podział analityczny według wspomnianych tytułów, ale na potrzeby zarządzania płynnością i identyfikowania zaległych zobowiązań. Na potrzeby uproszczonego sprawozdania taka informacja nie jest potrzebna - [b][link=http://grafik.rp.pl/grafika2/504262]patrz tabela 1 (pdf)[/link][/b].

[srodtytul]Rachunek zysków i strat[/srodtytul]

Rachunek zysków i strat może podlegać uproszczeniu na podstawie art. 50 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim gdy przedsiębiorstwo nie realizowało określonych transakcji, pomija pozycje rachunku zysków przewidziane w załączniku 1 ustawy.

Małe firmy zazwyczaj nie posiadają inwestycji kapitałowych i inwestycji w nieruchomości. Dlatego nie dotyczą ich takie pozycje, jak: dywidenda otrzymana, aktualizacja inwestycji, zbycie inwestycji.

Przykładowy uproszczony rachunek zysków i strat przedstawia - [b][link=http://grafik.rp.pl/grafika2/504263]patrz tabela 2 (pdf)[/link][/b].

[srodtytul]Informacja dodatkowa[/srodtytul]

Dane i wyjaśnienia prezentowane w informacji dodatkowej podzielić można na dwie kategorie:

- uzupełnienia informacji zawartych w bilansie i rachunku zysków i strat oraz

- pozostałe informacje.

Bezpośrednią konsekwencją uproszczenia struktury bilansu i rachunku zysków i strat jest ograniczenie zakresu danych ujawnianych w uproszczonej informacji dodatkowej odnoszącej się do ich pozycji sprawozdawczych. Informacje należące do kategorii objaśniających zjawiska, których wyczytać nie możemy z bilansu i rachunku zysków i strat, to informacja o zobowiązaniach warunkowych (poręczenia udzielone przez małe firmy innym podmiotom), średniorocznym zatrudnieniu.

Podejmując decyzję o zakresie ujawniania informacji w trzecim elemencie uproszczonego sprawozdania, należy kierować się w szczególności zasadą istotności wyrażoną w art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nią rachunkowość przedsiębiorstwa, w tym sprawozdanie finansowe, powinna wyodrębniać wszystkie istotne z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowo-finansowej informacje.

Uproszczona informacja dodatkowa oparta na uproszczonej rachunkowości powinna prezentować w szczególności informacje i objaśnienia wyłącznie istotne z punktu widzenia oceny sytuacji finansowej i majątkowej małej firmy.

[ramka][b]Uproszczenia księgowe[/b]

Przedsiębiorcy sporządzający uproszczone sprawozdanie finansowe mogą jednocześnie stosować inne uproszczenia księgowe. Najważniejsze z nich to:

- zwolnienie z kalkulacji podatku odroczonego oraz

- zwolnienie z księgowego ujęcia rozliczenia leasingu finansowego.

Pierwsze z uproszczeń oznacza, że mali przedsiębiorcy prezentują w sprawozdaniu finansowym podatek dochodowy wynikający z deklaracji podatkowej bez uwzględnienia przesunięcia w czasie rozliczeń podatkowych wynikających z przeprowadzonych w danym roku obrotowym transakcji.

Drugie – że koszty leasingowanych przedmiotów (samochody, linie produkcyjne, komputery, inne) ustala się według przepisów ustaw podatkowych, czyli identycznie jak w przypadku ewidencji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W małych firmach zajmujących się produkcją koszty niewykorzystanych zdolności produkcyjnych mogą być doliczone do kosztów wytworzenia produktów (art. 28 ust. 4a ustawy o rachunkowości). Możliwa jest również uproszczona wycena produkcji w toku wyłącznie na poziomie wsadu materiałowego, jeżeli cykl produkcyjny nie przekracza trzech miesięcy.

W określonych w art. 17 przypadkach możliwe jest odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów w dniu zakupu oraz produktów w momencie ich wytworzenia. Pamiętać należy, że koszty firmy koryguje się o niezużyte i niesprzedane zapasy w drodze inwentaryzacji nie później niż na dzień bilansowy.

Rozwiązanie to również jest identyczne z tym, które spotkać można w księdze przychodów i rozchodów. Dniem bilansowym jest dzień kończący rok obrotowy oraz każdy inny dzień, na który sporządza się uproszczone sprawozdanie finansowe.[/ramka]

[ramka][b]Zalety uproszczonej księgowości

Krzysztof Burnos prezes zarządu Biura Biegłych Rewidentów Elma-Polaudit sp. z o.o. w Łodzi[/b]

Uproszczona księgowość oparta na zasadach rachunkowości stanowi doskonałe źródło bieżącej informacji o firmie, o jej majątku i wynikach. Wachlarz oferowanych uproszczeń księgowych umożliwia małej firmie prowadzenie pełnej księgowości w sposób uproszczony i co najważniejsze często nie bardziej czasochłonny niż prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Nieocenionymi jednak zaletami uproszczonej księgowości są dodatkowe narzędzia wzmacniające bieżącą kontrolę i ochronę wszystkich składników majątku przedsiębiorstwa.

Dla każdej znaczącej grupy majątkowej prowadzi się konto księgowe, dzięki czemu przedsiębiorca w dowolnym momencie może zweryfikować historię zmian i stanu posiadanych urządzeń produkcyjnych (środki trwałe), długów klientów (należności), towarów oraz materiałów produkcyjnych (zapasy), a także pieniędzy w kasie i na rachunku bankowym (środki pieniężne).

Uproszczone księgi wyłączone są z ustawowego obowiązku audytu, ale mogą być jednorazowo lub okresowo przeglądane przez biegłego rewidenta, który doradzić może, jak prawidłowo zastosować uproszczenia.[/ramka]

[i]Autor jest prezesem zarządu Biura Biegłych Rewidentów Elma-Polaudit sp. z o.o. w Łodzi[/i]