Podstawowym jest zawarcie umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Szczegółowy jego zakres, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną określają stosowne rozporządzenia ministra finansów.

Ponadto doradca podatkowy obowiązany jest: postępować zgodnie z przepisami prawa, ze złożonym ślubowaniem i z zasadami etyki zawodowej, a także stale podnosić swoje kwalifikacje oraz regularnie opłacać składkę członkowską na samorząd zawodowy. Podobnie biegli rewidenci usługowo prowadzący księgi są zobowiązani do przestrzegania zasad etyki zawodowej, zasad niezależności oraz standardów rewizji finansowej. Również księgowi dysponujący certyfikatem księgowym są zobowiązani do przestrzegania kodeksu zawodowej etyki w rachunkowości.

[srodtytul]Sankcje z kodeksu karnego...[/srodtytul]

Każdy, kto zajmuje się sprawami gospodarczymi przedsiębiorcy, ponosi odpowiedzialność karną, jeśli prowadząc te sprawy, popełni przestępstwo. W art. 296 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=E15CDB54C2A1F3D578CD3623F4C6CED9?id=74999]kodeksu karnego[/link] (k.k.) wskazano, że karalne jest wyrządzenie znacznej szkody majątkowej osobie fizycznej, prawnej lub jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej w wyniku nadużycia udzielonych uprawnień lub niedopełnienia obowiązków. To przestępstwo może popełnić każdy, kto jest zobowiązany do zajmowania się sprawami majątkowymi lub działalnością gospodarczą innego podmiotu na podstawie ustawy, decyzji organu lub umowy.

Zatem [b]również każdy przedsiębiorca usługowo prowadzący księgi powinien liczyć się z grążącymi mu sankcjami wynikającymi z przepisów k.k. Może również ponosić odpowiedzialność na podstawie art. 303 § 1 k.k.[/b], zgodnie z którym karalne jest wyrządzenie szkody w wyniku nieprowadzenia dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności.

[b]Za te czyny może grozić kara nawet do pięciu lat pozbawienia wolności. Kara może być wyższa[/b], jeśli przedsiębiorca działa w celu osiągnięcia korzyści majątkowej (do ośmiu lat) lub wyrządzą szkodę w wielkich rozmiarach (do dziesięciu lat).

Odpowiedzialność karna powstanie tylko wtedy, gdy w efekcie działania przedsiębiorcy powstanie szkoda majątkowa (w razie przestępstwa z art. 296 – znaczna szkoda majątkowa).

[srodtytul]...i z ustawy o rachunkowości[/srodtytul]

Brak szkody majątkowej nie oznacza jednak, że nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg nie jest karalne. Przedsiębiorca prowadzący usługowo księgi może bowiem ponosić odpowiedzialność na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości. Zgodnie z jej art. 77 każdy, kto wbrew przepisom ustawy:

- nie prowadzi ksiąg rachunkowych,

- prowadzi je wbrew tym przepisom lub

- podaje w tych księgach nierzetelne dane,

podlega karze grzywny lub pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie.

Odpowiedzialność tę może ponosić nie tylko kierownik jednostki czy główna księgowa, ale również zewnętrzne biuro rachunkowe. Tej samej karze podlega każdy, kto wbrew przepisom ustawy:

- nie sporządza sprawozdania finansowego,

- sporządza je niezgodnie z tymi przepisami lub

- zawiera w nim nierzetelne dane.

Pociągnięty do odpowiedzialności na podstawie tego przepisu może zostać każdy księgowy, który nierzetelnie prowadzi księgi, bez względu na to, czy swoim działaniem wyrządził klientowi szkodę.

Ten, kto podejmuje się usługowego prowadzenia ksiąg, powinien spełnić warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, które uprawniają do takiej działalności, oraz dopełnić obowiązku ubezpieczenia. Usługowe prowadzenie ksiąg przez osobę niespełniającą tych wymogów jest zagrożone karą grzywny albo ograniczenia wolności (art. 79 ustawy o rachunkowości). Również i w tym wypadku bez znaczenia jest, czy w efekcie działań sprawcy została wyrządzona szkoda.

[srodtytul]Inne kary[/srodtytul]

[b]Specjalna sankcja karna grozi również osobom, które wykonują czynności doradztwa podatkowego (w tym usługowo prowadzą księgi) bez uprawnień[/b]. Na podstawie art. 81 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FA925C1639906D95865893E88D40CD63?id=269316]ustawy o doradztwie podatkowym[/link] taki występek jest zagrożony karą grzywny do 50 tys. zł.

Księgowi, którzy nie prowadzą ksiąg, nie przechowują ich we wskazanym w umowie miejscu albo prowadzą je nierzetelnie lub wadliwe, muszą również liczyć się z ryzykiem poniesienia odpowiedzialności na podstawie przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F155C44972B5348F79FE4A219CEFA905?id=186065]kodeksu karnego skarbowego[/link] (k.k.s.).

Warto podkreślić, że księgi są prowadzone nierzetelnie, jeśli są prowadzone niezgodnie ze stanem rzeczywistym, a wadliwie, jeśli są prowadzone niezgodnie z przepisami prawa.

[b]O ile w ustawie o rachunkowości nie ma mowy o umyślności czynów, o tyle odpowiedzialność na gruncie k.k.s.[/b] (art. 60 § 1 i § 2 oraz art. 61 § 1, § 2 i § 3 k.k.s.) [b]może wystąpić tylko, jeśli działanie było umyślne. Czyny wskazane w tych przepisach k.k.s. są zagrożone karą grzywny do 240 stawek dziennych.[/b]

[srodtytul]Odpowiedzialność kierownika[/srodtytul]

Jak już wskazałyśmy, odpowiedzialność za nierzetelne prowadzenie spraw finansowych, w tym prowadzenie ksiąg, ponosi każdy, kto jest zobowiązany do ich prowadzenia.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=EEC4EB9CDE0FE479228AC3C92FF8B738?id=324433]ustawy o rachunkowości[/link] kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Nie uwolni się od tej odpowiedzialności, nawet jeśli zleci prowadzenie ksiąg biuru rachunkowemu lub księgowej uprawnionej do usługowego prowadzenia ksiąg. [b]Uwzględniając jednak, że to księgowy odpowiada za weryfikację dowodów księgowych i za ich prawidłowe ujęcie w księgach, w razie wystąpienia nieprawidłowości będzie ponosił odpowiedzialność razem z kierownikiem jednostki[/b].

[srodtytul]Klient może wystąpić z pozwem cywilnym[/srodtytul]

Należy jednak zaznaczyć, że przedsiębiorca nie może przerzucić odpowiedzialności na biuro rachunkowe lub księgowego przykładowo z tytułu zaległości podatkowych. Bowiem to on jako podatnik odpowiada za wystąpienie nieprawidłowości. Przedsiębiorca, który poniósł sankcję karną lub administracyjną z winy usługowo prowadzącego księgi, może dochodzić odszkodowania na drodze powództwa cywilnego.

Potwierdził to [b]Naczelny Sąd Administracyjny (ośr. zam. w Poznaniu) w wyroku z 13 października 1998 r. (I SA/Po 395/9)[/b]. Czytamy w nim: „Powierzenie przez podatnika prowadzenia księgi podatkowej biuru rachunkowemu nie zwalnia go od następstw niewłaściwego wywiązania się przez to biuro z wykonania umowy i nie stanowi okoliczności wyłączającej odpowiedzialność podatnika za prawidłowe wykonanie zobowiązania podatkowego. Za prawidłowe wykonanie zobowiązania podatkowego odpowiada bowiem podatnik. Może on jednak dochodzić od biura rachunkowego naprawienia wyrządzonej mu szkody, zgodnie z postanowieniami zawartej z tym biurem umowy na podstawie przepisów prawa cywilnego, w toku procesu cywilnego przed sądem powszechnym”.

Przedsiębiorca najczęściej będzie mógł dochodzić odpowiedzialności prowadzącego księgi na podstawie art. 471 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FFAE0D23E9AEADC68AC1B0B058066CE1?id=70928]kodeksu cywilnego[/link] dotyczącego tzw. odpowiedzialności kontraktowej.

Z tego przepisu wynika, że [b]podmiot zawierający z przedsiębiorcą umowę o usługowe prowadzenie ksiąg jest zobowiązany do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania usługi[/b]. Gwarancją otrzymania przez przedsiębiorcę odszkodowania jest obowiązek ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej przez usługowo prowadzącego księgi. W efekcie odszkodowanie jest najczęściej wypłacane przez zakład ubezpieczeń.

[srodtytul]Jak odpowiada pracownik[/srodtytul]

W jakim zakresie za szkody wyrządzone klientowi przez biuro rachunkowe mogą odpowiadać jego pracownicy? Zgodnie z art. 114 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=E8EC185D454B57EBCEC72706C1F854C6?id=76037]kodeksu pracy[/link] (k.p.) pracodawca może pociągnąć do odpowiedzialności materialnej pracownika, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych wyrządził mu szkodę.

Pracownik będzie jednak zwolniony z odpowiedzialności, jeśli pracodawca lub inna osoba przyczynili się do jej powstania lub zwiększenia. [b]Nie można zatem obciążyć pracownika odpowiedzialnością, jeśli działał na wyraźne polecenia pracodawcy i podczas jego nieobecności podpisał i przesłał do urzędu skarbowego deklarację VAT, która, jak się później okazało, była sporządzona nierzetelnie.[/b]

Również w art. 120 § 1 k.p. wskazano, że do naprawienia szkody wyrządzonej osobie trzeciej przez pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków pracowniczych zobowiązany jest wyłącznie pracodawca. Jeśli naprawi on szkodę, będzie mógł dochodzić odszkodowania od pracownika na zasadach przewidzianych w tym kodeksie (art. 120 § 2 k.p.).

Na podstawie art. 100 § 1 k.p. pracownik jest zobowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

W doktrynie podkreśla się, że poziom wiedzy o tym, które działania są sprzeczne z przepisami prawa, jest inny u pracowników, którzy mają kwalifikacje do usługowego prowadzenia ksiąg (np. zatrudnionych w biurze rachunkowym doradców podatkowych lub biegłych rewidentów), a inny u osoby bez kwalifikacji. W innych okolicznościach będzie można zatem pociągnąć do odpowiedzialności materialnej wykwalifikowanego pracownika, a w innych osobę, która nie ma wiedzy o tym, czy podejmowane przez nią działania są zgodne z przepisami prawa.

[ramka][b]Kto jest uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg[/b]

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=5F4913868BE6D462C52C97908FE72E5F?id=324433]Ustawa o rachunkowości[/link] w rozdz. 8a definiuje pojęcie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i wskazuje osoby uprawnione do wykonywania takiej działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy ją wykonujący są uprawnieni m.in. do prowadzenia, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielania im pomocy w tym zakresie a także sporządzania, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielania im pomocy w tym zakresie.

[b]Usługowo prowadzić księgi mogą:[/b]

1) przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

2) pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Muszą oni mieć uprawnienia, które potwierdzone są odpowiednim certyfikatem księgowym, wpisem do rejestru biegłych rewidentów lub wpisem na listę doradców podatkowych. Warunki, które należy spełnić, aby otrzymać certyfikat uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg, określają ustawa o rachunkowości i [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A5F94803A88AE01D55075A9F83E07ED8?id=308544]rozporządzenie ministra finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych[/link].

Natomiast w ustawie o doradztwie podatkowym określono, że [b]w zakres czynności doradztwa podatkowego wchodzi m.in.[/b] prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie, oraz sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie. W art. 3 tej ustawy wskazano grupę podmiotów uprawnionych do zawodowego wykonywania tych czynności. Są to:

1) osoby fizyczne, wpisane na listę doradców podatkowych,

2) adwokaci i radcowie prawni,

3) biegli rewidenci,

4) organizacje zawodowe posiadające osobowość prawną, spółdzielnie, stowarzyszenia lub izby gospodarcze, jeżeli przedmiotem ich działalności statutowej jest również doradztwo podatkowe świadczone wyłącznie na rzecz ich członków,

5) podmioty uprawnione na podstawie odrębnych przepisów do badania sprawozdań finansowych.

[b]Biegli rewidenci[/b] mogą, oprócz wykonywania czynności rewizji finansowej, usługowo prowadzić księgi rachunkowe i podatkowe (art. 48 ust. 2 pkt 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A146BE5140F091ADA33C2DCD08BC6486?id=312008]ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie[/link]).

Zgodnie z art. 76a pkt 5 ustawy o rachunkowości prowadzący usługowo księgi mogą przy świadczeniu usług korzystać z pomocy osób nieuprawnionych, przy czym są wówczas zobowiązani zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad ich wykonywaniem.[/ramka]

[i]Joanna Szostak jest kierownikiem Zespołu Księgowego w BSO Outsourcing sp. z o.o.

Anita Bardońska jest specjalistką ds. podatkowych w Kancelarii Prawnej BSO Prawo & Podatki[/i]