Choć prace związane z procesem zamykania ksiąg i sporządzeniem sprawozdania spoczywają przede wszystkim na działach księgowości, jednak w tym okresie kierownictwo jednostki (firmy, przedsiębiorstwa, spółki, fundacji itd.) powinno szczególnie wnikliwie zainteresować się sferą rachunkowości.
[srodtytul]Kierownictwo odpowiada za rzetelność[/srodtytul]
To przecież kierownik jednostki (w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166037]ustawy o rachunkowości[/link]; dalej uor), tj. zarząd, właściciel, wspólnicy spółek osobowych itd. podpiszą sporządzone sprawozdanie i to oni będą odpowiedzialni – karnie i cywilnie, za jego rzetelność. Zainteresowanie tematem powinni wykazać też członkowie organów nadzorujących (np. w spółkach członkowie rad nadzorczych).
Dla uzasadnienia tych słów warto przytoczyć art. 4a ustawy o rachunkowości, który obowiązuje od 2 maja ubiegłego roku. Zgodnie z nim „kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w niniejszej ustawie. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku wynikającego z ust. 1”.
[srodtytul]Informacja dla banku kontrahenta i sądu[/srodtytul]
O ile w dużych przedsiębiorstwach w skład kierownictwa wchodzą zazwyczaj osoby znające się na szeroko rozumianej księgowości, w tym sprawozdawczości finansowej, o tyle w mniejszych firmach (szczególnie tych zarządzanych jednoosobowo) nie jest to regułą. Ich zarządy (właściciele) w całości zawierzają zaangażowanym przez siebie głównym księgowym czy też zewnętrznym firmom prowadzącym księgi w ramach outsourcingu.
Nie da się ukryć, że są firmy, których kierownictwo w ciągu roku obrotowego nie interesuje się stanem ksiąg, treścią zawartych w nich zapisów i wynikających z tego sald (może poza stanem rozrachunków, kasy oraz podstawowych parametrów określających wynik finansowy i obciążenie podatkiem). I wcale nie musi to wynikać bezpośrednio z zaniedbania, gdyż kierownicy takich podmiotów zwykle doskonale „czują” stan finansów swojej firmy bez konieczności śledzenia informacji emitowanej przez system księgowości.
Trzeba sobie jednak zdawać sprawę, że sprawozdanie finansowe to dokument, który zostaje uzewnętrzniony i będzie źródłem informacji o firmie również dla osób trzecich (np. kredytodawców, leasingodawców, dostawców towarów i usług), które opierając się na jego treści mogą się w określony sposób zachować (np. udzielić kredytu, pożyczki, poręczenia, zawrzeć kontrakt handlowy, dopuścić do udziału w przetargu i wiele innych).
Także organy rejestrowe (szczególnie sądy rejestrowe prowadzące KRS) coraz wnikliwiej przyglądają się zawartości składanych sprawozdań finansowych i reagują na ich mankamenty (szczególnie jeśli chodzi o niekompletność sprawozdań i dokumentów współistniejących i niespójność zawartych tam informacji).
[srodtytul]Na co zwrócić uwagę [/srodtytul]
Dziś postaramy się wskazać, na co należy zwrócić szczególną uwagę, analizując księgi rachunkowe przed sporządzeniem i podpisaniem sprawozdania. Oczywiście poszczególne zagadnienia zostaną jedynie zasygnalizowane, nie była bowiem naszym celem dogłębna ich analiza (bo to temat nie na krótki artykuł, a na publikację książkową), a jedynie zwrócenie uwagi na kluczowe zagadnienia wiążące się z zamykaniem ksiąg rachunkowych, w szczególności z poprawną wyceną najczęściej występujących w małych firmach aktywów i pasywów.
[i]Autor jest biegłym rewidentem[/i]
