To komisja klasyfikuje różnice między stanem z ksiąg a stanem rzeczywistym, według ustalonych kryteriów. Wskutek zakończonej inwentaryzacji mogą zostać ujawnione różnice pomiędzy stanem rzeczywistym składników majątkowych, a stanem ujętym w księgach rachunkowych. Powstałe różnice powinny zostać wykazane w księgach rachunkowych roku, za który przeprowadzono inwentaryzację. Zatem nadwyżki i niedobory stwierdzone do 15 stycznia 2019 r. podlegają ujęciu w księgach rachunkowych 2018 r. Dotyczy to również rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, którego należy dokonać do 26 marca 2019 r. (z uwagi na to, że zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za zakończony rok obrotowy są sporządzane, zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 uor, nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym).
Czytaj też:
Spis z natury w przypadku środków trwałych niekoniecznie co roku
Rachunkowe zamknięcie roku: rzetelna inwentaryzacja to rzetelne sprawozdanie
Przed przystąpieniem do rozliczenia inwentaryzacji należy sprawdzić kompletność i poprawność dokumenta- cji inwentaryzacyjnej. Mając pewność, co do jej prawidłowości, można przystąpić do wyceny arkuszy spisowych, której z zasady dokonują księgowi. Powinna być przeprowadzona wycena bieżąca, z zastosowaniem cen ewidencyjnych, której celem jest ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych oraz wycena bilansowa, której cel stanowi zrównanie stanu spisanych składników z ostrożnie oszacowaną wartością, odpowiadającą oczekiwanym korzyściom ekonomicznym (tu należy mieć na uwadze regulacje prawa bilansowego odnoszące się do tworzenia odpisów aktualizujących).
Istotne, pozorne, kompensowane...
Po przeprowadzonej wycenie następuje porównanie danych z arkuszy spisowych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych.
W efekcie może być stwierdzone powstanie nadwyżek lub niedoborów inwentaryzacyjnych, które wymagają zbadania i wyjaśnienia przez osobę odpowiedzialną materialnie, a następnie przez komisję inwentaryzacyjną, dokonującą klasyfikacji różnic, których kryteria powinna określać instrukcja inwentaryzacyjna.
Z punktu widzenia sposobu ewidencji i rozliczeń różnice inwentaryzacyjne można skategoryzować jako:
1.
nieistotne, których wyjaśnienie jest niemożliwe albo wiązałoby się z dużym, niewspółmiernym do efektu nakładem pracy bądź kosztów;
2.
pozorne, powstające w wyniku błędów popełnionych w bieżącej ewidencji składników majątkowych bądź w trakcie inwentaryzacji (np. błędy w dokumentacji, błędy w pomiarze);
3.
kompensowane w ramach niedoborów i nadwyżek, które powstały w podobnych składnikach majątkowych (asortymentach); kompensata niedoborów z nadwyżkami, przebiegająca według zasady „mniejszej ilości po niższej cenie", może być dokonana w przypadku równoczesnego spełnienia następujących warunków: niedobory i nadwyżki zostały stwierdzone podczas tego samego spisu, zostały stwierdzone w tym samym polu spisowym oraz dotyczą składników, które zostały powierzone opiece tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej;
4.
ubytki naturalne, wynikające z cech fizycznych danych składników lub ze sposobu obrotu nimi (parowanie, wysychanie, utrata jakości itp.); jednostki, których zapasów ten problem dotyczy, powinny mieć ustalone normy określające wielkość dopuszczalnych ubytków naturalnych;
5.
spowodowane zdarzeniami losowymi.
Ważne jest także dalsze wyodrębnianie wśród nich (szczególnie z punktu widzenia prawa podatkowego) niedoborów zawinionych – powstałych w wyniku niedbalstwa, niesubordynacji, nie- uczciwości osoby materialnie odpowiedzialnej, które mogą być bezsporne (bo osoba materialnie odpowiedzialna wyraża zgodę na pokrycie niedoboru) lub kwestionowane przez osobę odpowiedzialną. W odniesieniu do tej drugiej grupy musimy zdecydować, czy godzimy się niejako z wystąpieniem straty, czy też nasze roszczenie kierujemy na drogę postępowania sądowego.
Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne ewidencjonuje się, do czasu ich wyjaśnienia, na koncie dwusaldowym (wykazującym charakter konta rozrachunkowego) „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek". Po stronie Wn księguje się wartość niedoborów, a po stronie Ma – nadwyżek, a powiązane to jest drugostronnie z doprowadzeniem wartości ewidencyjnej inwentaryzowanego składnika do jego wartości rzeczywistej, stwierdzonej podczas inwentaryzacji.
Saldo powinno być zerowe
Dalsze etapy rozliczeń inwentaryzacji powinny doprowadzić do całkowitego rozliczenia salda wymienionego konta i zależeć od stosowanej kategoryzacji różnic inwentaryzacyjnych. Ubytki naturalne i niedobory pozorne powinny być ujmowane w ciężar kosztów, powstałych w wyniku rozchodowywania danego składniku majątku, np. w przypadku materiałów konta kosztów „Zużycie materiałów i energii", a w przypadku towarów „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)". Inne niedobory niezawinione (nieistotne i spowodowane zdarzeniami losowymi) obciążają pozostałe koszty operacyjne.
Rozliczenie niedoborów zawinionych powinno nastąpić z udziałem odpowiedniego konta rozrachunków (np. „Rozrachunki z pracownikami" lub wyodrębnionego konta „Należności skierowane na drogę postępowania sądowego"). Zgodnie z zasadą ostrożności, w momencie skierowania dochodzenia należności na drogę postępowania sądowego, należy utworzyć odpis aktualizujący w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych (i ewentualnie kosztów finansowych w przypadku naliczonych odsetek).
Jeżeli wartość obciążenia z tytułu niedoboru przewyższa jego wartość ewidencyjną, powstają wtedy rozliczenia międzyokresowe przychodów (choć często jednostki ujmują taką sytuację, dokonując bezpośrednio księgowań na dobro pozostałych przychodów operacyjnych).
