Za sprawozdanie odpowiada zarząd, a nie biuro rachunkowe

[b]Spółka z o.o. miała podpisaną umowę z biurem rachunkowym na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. 30 września 2008 r. złożyliśmy wypowiedzenie zgodnie z warunkami umowy (trzymiesięczne). Do końca 2008 r. biuro było zobowiązane prowadzić nasze księgi. Od 1 stycznia 2009 r. zatrudniamy główną księgową do prowadzenia spraw finansowo-księgowych naszej spółki. Jest ona zobowiązana do zaksięgowania grudnia, a zarazem zamknięcia roku podatkowego 2008. Mamy wątpliwości, kto powinien sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2008 r. Właściciel biura rachunkowego twierdzi, że jeżeli sami sporządzimy sprawozdanie finansowe za 2008 r. (składające się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej), to biuro (które prowadziło księgi od stycznia do listopada) nie odpowiada za księgi z 2008 r. Czy ma rację?[/b] – pyta czytelnik DF.

Najogólniej mówiąc, zależy to od tego, co zostało zapisane w umowie z biurem rachunkowym. Trzeba pamiętać, że jest to umowa cywilnoprawna, a zatem – zgodnie z kodeksem cywilnym – strony mogą swobodnie sformułować jej postanowienia (art. 353 [sup]1[/sup] k.c.). W praktyce strony często umawiają się, że jeśli dojdzie do rozwiązania umowy z końcem roku, to biuro zamyka jeszcze księgi rachunkowe tego roku. Ale jednocześnie, na wypadek gdyby zlecający zrezygnował z tej ostatniej usługi, biura z reguły zastrzegają sobie, że w takiej sytuacji nie ponoszą odpowiedzialności nie tylko za sprawozdanie finansowe, ale i za księgi za cały mijający rok.

Argumentują to w ten sposób, że podmiot lub osoba, która będzie zamykać księgi, może zdążyć jeszcze dokonać wielu zapisów, na które „odchodzące” biuro nie ma już żadnego wpływu.

W opisanej przez czytelnika sytuacji byłoby to o tyle prawdopodobne, że nowy pracownik spółki będzie księgować również operacje z grudnia.

Reasumując: o ewentualnej odpowiedzialności biura za szkodę wynikającą z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy (tzn. o odpowiedzialności kontraktowej na podstawie art. 471 k.c.) będą rozstrzygać jej zapisy.

[srodtytul]Kto ponosi odpowiedzialność karną[/srodtytul]

Natomiast niezależnie od tego, czytelnik musi pamiętać, że i tak odpowiedzialność karną za niesporządzenie sprawozdania finansowego ponosi nie biuro rachunkowe, tylko – zgodnie z ustawą o rachunkowości – kierownik jednostki. W spółce z o.o., o którą pyta czytelnik, kierownikiem jednostki jest członek zarządu (lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników).

Owszem, ustawa o rachunkowości (uor) zezwala, by kierownik jednostki powierzył prowadzenie ksiąg biuru rachunkowemu (art. 4 ust. 5), ale nawet w takim wypadku odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi kierownik jednostki, a nie biuro. Są to m.in. następujące obowiązki kierownika jednostki:

- musi zapewnić, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania ustawy o rachunkowości; obowiązek ten ciąży na nim oraz na członkach rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego i wszyscy odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę w tym zakresie (zgodnie z obowiązującym od 2 maja 2008 r. art. 4a uor),

- powinien zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawić je właściwym organom (art. 52 uor),

- musi złożyć w rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe oraz inne dokumenty wymienione w art. 69 ust. 1 uor,

- powinien przekazać do ogłoszenia w Monitorze Polskim B wprowadzenie do sprawozdania finansowego, bilans, rachunek zysków i strat i inne dokumenty wymienione w art. 70 uor.

[srodtytul]Czym to grozi[/srodtytul]

Odpowiedzialność karna oznacza, że jeżeli kierownik jednostki:

- dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie (art. 77 uor),

- nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia, nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności w rejestrze sądowym, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności (art. 79 uor).

Gdyby członek zarządu był jednocześnie pracownikiem spółki, to niewykonanie tych obowiązków byłoby ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 kodeksu pracy i mogłoby być podstawą tzw. zwolnienia dyscyplinarnego [b](co potwierdził Sąd Najwyższy w wyrokach z 3 kwietnia 2001 r., I PKN 818/2000, i z 1 października 1998 r., I PKN 360/98).[/b]