Księgowi w zagranicznych firmach muszą przede wszystkim znać ustawę o rachunkowości, a także krajowe standardy rachunkowości, międzynarodowe standardy rachunkowości (MSR), międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej oraz przepisy dyrektyw UE [b](dyrektywa IV, 78/660/EWG z 25 lipca 1978 r. oraz dyrektywa VII, 83/349/EWG z 13 czerwca1983 r. ze zm.)[/b].

Przyda się także [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=163330]rozporządzenie ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (DzU z 2001 r. nr 137, poz. 1539 ze zm.)[/link].

[srodtytul]Pełna księgowość dla zagranicznych... [/srodtytul]

Ustawę o rachunkowości stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Polski spółek prawa handlowego, jednostek organizacyjnych działających na podstawie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, a także osób fizycznych, oraz spółek cywilnych osób fizycznych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły 1 200 000 euro. Poza tym ustawę stosuje się również do zagranicznych osób prawnych, zagranicznych jednostek nieposiadających osobowości prawnej oraz zagranicznych osób fizycznych, prowadzących na terytorium RP działalność osobiście, przez osobę upoważnioną, przy pomocy pracowników – w odniesieniu do działalności prowadzonej na terytorium RP, bez względu na wielkość przychodów.

[srodtytul]...uproszczenia tylko dla przedstawicielstw [/srodtytul]

O działalności przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych mówi rozporządzenie ministra finansów. Mogą one zastosować pewne uproszczenia. Jeśli jednak zaczną prowadzić działalność gospodarczą, muszą przejść na ogólne zasady księgowości.

[srodtytul]Kiedy międzynarodowe standardy [/srodtytul]

W zakresie nieuregulowanym przez ustawę o rachunkowości i krajowe standardy rachunkowości, można stosować MSR. Ponadto część jednostek, głównie emitenci papierów wartościowych oraz podmioty wchodzące w skład grupy kapitałowej, w której jednostka dominująca sporządza skonsolidowane sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR, podlega obligatoryjnie lub fakultatywnie MSR/MSSF. Wtedy ustawę o rachunkowości stosują jedynie w zakresie nieuregulowanym przez MSR.

[srodtytul]Obowiązuje język polski [/srodtytul]

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Powinny być otwierane wraz z dniem dokonania pierwszej operacji gospodarczej, która wpływa na pozycję finansową jednostki, oraz na początku każdego roku finansowego, a zamykane na dzień zakończenia działalności jednostki oraz na dzień kończący rok obrotowy.

Firma powinna mieć politykę rachunkowości, włączając plan kont, w języku polskim. Prowadzenie ksiąg powinno odbywać się zgodnie z zasadami: memoriałową, współmierności, ostrożności i kontynuacji działania.

[srodtytul]Gdzie prowadzić... [/srodtytul]

Księgi prowadzi się w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej). Można je też powierzyć podmiotowi uprawnionemu do prowadzenia ksiąg, ale w takim wypadku muszą być przechowywane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Ustawa o rachunkowości dopuszcza możliwość prowadzenia ksiąg jednostek posiadających oddziały (zakłady) w siedzibie jednostki albo oddziałów (zakładów) z pewnymi zastrzeżeniami. Tak więc firma zagraniczna zakładająca oddział na terenie Polski może prowadzić księgi rachunkowe np. przy wykorzystaniu systemów informatycznych zainstalowanych poza granicami Polski, jeżeli spełnione są określone warunki, m.in. wprowadzanie danych wynikających z dokumentów źródłowych następuje w siedzibie jednostki, gdzie są również przechowywane oryginały dokumentów.

[srodtytul]...i przechowywać[/srodtytul]

Przechowywanie ksiąg rachunkowych jest obecnie możliwe jedynie w siedzibie jednostki. Od 1 stycznia 2009 r. wejdzie jednak w życie art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym księgi rachunkowe, dowody księgowe, sprawozdania finansowe i inne dokumenty księgowe mogą być przechowywane poza siedzibą jednostki i oddziałów, jeżeli zostaną one powierzone podmiotowi świadczącemu usługi przechowywania dokumentów. Ta zmiana to duże udogodnienie dla zagranicznych przedsiębiorców.

[srodtytul]Sprawozdanie i badanie[/srodtytul]

Wszystkie jednostki podlegające ustawie o rachunkowości muszą sporządzać sprawozdania finansowe w języku i walucie polskiej. Sprawozdanie składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej a także, w przypadku firm, które mają obowiązek audytu, z zestawienia zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych.

Zarówno sprawozdanie spółki z o.o., jak i oddziału będzie musiało być co roku badane, jeżeli w poprzednim roku obrotowym spełnione zostały co najmniej dwa z następujących warunków:

- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

- suma aktywów na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,

- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Przedstawicielstwa firm zagranicznych (nieprowadzące działalności gospodarczej) mogą sporządzać sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej. Nie musi być badane niezależnie od spełniania wymienionych warunków.

[ramka][b]Uwaga na sankcje[/b]

Roczne sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone nie później niż w trzy miesiące od dnia bilansowego, a zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Ogłoszenie sprawozdania finansowego, czyli jego publikacja w Monitorze Polskim B, oraz złożenie w Krajowym Rejestrze Sądowym powinno nastąpić w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia. Przepisy nie przewidują sankcji za niezatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego w wymienionym terminie. Jednak zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki oraz osoba odpowiedzialna za rachunkowość podlegają grzywnie lub karze ograniczenia wolności, m.in. gdy nie składają rocznego sprawozdania finansowego do ogłoszenia czy też do właściwego rejestru.[/ramka]

[i]Beata Szumny jest starszym konsultantem w zespole Global Compliance Services w biurze krakowskim firmy PricewaterhouseCoopers

Anna Młodawska jest konsultantem w zespole Global Compliance Services w biurze warszawskim firmy PricewaterhouseCoopers[/i]