Sposób i miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ich przechowywanie wydają się niezwykle istotnymi zagadnieniami w kontekście korzystania przez firmy z usług outsourcingu księgowego, jak również przenoszenia funkcji związanych z wprowadzaniem dokumentów do systemu finansowo-księgowego do tzw. centrów usług wspólnych (ang: shared service center, dalej: CUW), prowadzonych poza granicami kraju. Dodatkowo, międzynarodowe firmy działające na polskim rynku często muszą sprostać wielu wyzwaniom, jakimi są chociażby prowadzenie ksiąg w narzuconym przez grupę systemie księgowym i stosowanie z góry przyjętych opisów do ewidencji zdarzeń gospodarczych. Stąd też nasuwa się kilka pytań:

- czy wprowadzanie dokumentów przez zespoły poza granicami kraju to już przeniesienie miejsca prowadzenia ksiąg?

- czy opisy zdarzeń gospodarczych w systemie księgowym muszą być wprowadzane w języku polskim?

- czy język systemu księgowego koniecznie musi być językiem polskim?

Komu wolno powierzyć

Co do zasady, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę przy wykorzystaniu zasobów będących w jej dyspozycji (lokalowych, sprzętowych, ludzkich). Jednocześnie jednostka nie jest ograniczona w wyborze miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych (np. w siedzibie, oddziale, zakładzie czy biurze). Artykuł 11a uor przewiduje możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych poza siedzibą jednostki, oddziału, zakładu lub prowadzonego biura na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub innego państwa członkowskiego. I tak, księgi mogą być prowadzone przez:

- przedsiębiorcę prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 76a ust. 3 uor;

- przedsiębiorcę prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tj. z państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym oraz z państw, które zawarły ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi umowę regulującą swobodę świadczenia usług.

Gdy prowadzenie ksiąg rachunkowych powierza się podmiotowi spoza Polski, ważne jest, aby upewnić się, że podmiot ten ma uprawnienia do prowadzenia ksiąg nadane zgodnie z przepisami państwa, w którym działa.

Trzeba rozróżnić czynności

Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (dalej: stanowisko KSR) istotne jest, aby rozróżnić czynności wprowadzania dokumentów do systemu księgowego od prowadzenia ksiąg.

Przez czynność wprowadzania danych do systemu finansowo-księgowego rozumie się zapisywanie danych w określony sposób. Natomiast podejmowanie decyzji o sposobie zakwalifikowania danych do ujęcia w księgach rachunkowych wchodzi w zakres sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi oraz zapisami w nich. Taka kontrola może mieć formę akceptowania lub korygowania wcześniej wprowadzonych zapisów. Większość komputerowych systemów finansowo-księgowych umożliwia rozdzielenie wprowadzenia źródłowego dowodu księgowego do systemu od jego zaksięgowania. Tak więc, jeżeli wprowadzenie danych z dowodu księgowego do systemu finansowo-księgowego nie wiąże się bezpośrednio z:

a) decydowaniem o sposobie jego zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych;

b) kontrolą poprawności zapisów zdarzeń, dokonywanych w księgach rachunkowych;

– to samo wprowadzanie danych do tego systemu nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.

Przykład

Polska spółka powierza część funkcji związanych z wprowadzaniem dokumentów do systemu finansowo- -księgowego CUW znajdującemu się w Indiach. Jednocześnie funkcja kontrolna w zakresie poprawności wprowadzonych zapisów oraz decyzyjna co do sposobu ujęcia zdarzeń w księgach przypisana jest do zespołu znajdującego się w Polsce. Czy wprowadzanie dokumentów przez zespół w Indiach można utożsamić z prowadzeniem ksiąg w Indiach?

W świetle przywołanego stanowiska KSR, samo przesunięcie funkcji wprowadzania dokumentów w CUW w Indiach nie jest przesłanką do uznania, że księgi spółki prowadzone są w Indiach.

Gdzie znajduje się serwer

Ustawa o rachunkowości zezwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu oprogramowania komputerowego. Księgi rachunkowe prowadzone za pomocą systemu finansowo-księgowego stają się równoważne z prowadzonymi w sposób tradycyjny w momencie, kiedy można stwierdzić, że stanowią one zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych zbiorów danych komputerowych, baz danych bądź też wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Ponadto, warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie komputerowej jest:

- posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych;

- zapewnienie automatycznej kontroli ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald;

- automatyczne numerowanie stron wydruków komputerowych, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz sumowanie na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

W praktyce coraz częściej zdarza się, że księgi prowadzone są przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Komitet Standardów Rachunkowości wypowiedział się również w kwestii uznania za prawidłowe ksiąg prowadzonych w tej formie. I tak, zgodnie ze stanowiskiem KSR konieczne jest spełnienie następujących warunków:

- jednostka sprawuje kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;

- jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;

- księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco;

- zapewnione jest jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;

- dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

- księgi rachunkowe są przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ich przez jednostkę;

- jednostka dysponuje wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub ma zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (pięć lat).

Czy koniecznie w języku polskim

Konsekwencją udziału zagranicznego kapitału w spółce i przynależności do grupy przedsiębiorstw z różnych państw jest narzucony przez grupę system księgowy, jak i sposób opisywania zdarzeń gospodarczych w księgach. Niejednokrotnie jednostce narzucony jest odgórnie wymóg stosowania opisów w języku obcym.

Polska jednostka musi skonfrontować te wymogi z jedną z nadrzędnych zasad prowadzenia ksiąg, zgodnie z którą księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim oraz w walucie polskiej (art. 9 uor). W przypadku używania systemu księgowego opracowanego w obcym języku, KSR wprost podkreślił, że samo oprogramowanie księgowe to nie księgi (księgami są zbiory danych zawartych w systemie księgowym).

W związku z tym jednostka nie ma obowiązku posiadania całego oprogramowania w języku polskim. Wymóg stosowania języka polskiego przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera obejmuje wyłącznie dane zawarte w systemie księgowym. Dotyczy to w szczególności:

- nazw kont księgowych;

- opisów rodzajów transakcji itp.;

- nazw operacji gospodarczych;

- nazewnictwa walut.

Obowiązek stosowania języka polskiego ogranicza się wyłącznie do raportów, których zawartość informacyjna pokrywa się z zawartością informacyjną ksiąg rachunkowych. Należą do nich w szczególności:

- dziennik;

- zapisy kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych;

- zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

- inwentarz.

Wymóg stosowania języka polskiego dotyczy zarówno prezentowanych danych, jak i pozostałych elementów raportu, takich jak nazwa księgi głównej, nagłówki i stopki raportu czy też nazwy kolumn i wierszy. Pozostałe raporty, które wykraczają poza minimalne wymogi dotyczące zawartości informacyjnej ksiąg rachunkowych, mogą być traktowane jako dodatkowe i nie muszą być dostępne w języku polskim. Tak więc, generowane z systemu raporty mające charakter raportów wewnętrznych, wykraczających poza katalog raportów, do których jednostki są zobligowane według uor, mogą być w całości sporządzone w języku obcym.

Co więcej, wymóg prowadzenia ksiąg w języku polskim oznacza, że treść zapisów, w szczególności opisy zdarzeń wprowadzonych do systemu księgowego, powinna być wyrażona w języku polskim. KSR dopuszcza jednak możliwość stosowania zapisów w formie kodów, skrótów lub symboli pod warunkiem, że jest dostępna lista dozwolonych i stosowanych kodów, skrótów lub symboli, a kody, skróty lub symbole są opisane w języku polskim.

Również w przypadku dowodów księgowych mających formę zapisów powstających automatycznie w systemie księgowym, zwłaszcza not odsetkowych, naliczenia amortyzacji, itp., treść tych zapisów powinna być dostępna w języku polskim, jeżeli nie ma ona formy kodu, skrótu lub symbolu (tworzonych automatycznie przez system).

Skutki karne

Niezastosowanie się do wymogów w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych ma określone skutki karne wynikające z przepisów uor, ordynacji podatkowej, jak i kodeksu karnego skarbowego.

 

 

—Renata Ciesielska jest doradcą podatkowym, starszym konsultantem w PwC

Zdaniem autora

Bartosz Sypniewski, konsultant w PwC

Odpowiedzialność spoczywa na kierowniku

Przekazanie prowadzenia ksiąg zewnętrznej jednostce nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Powinien on wykazać się starannym wyborem przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także kontrolą odpowiednich zapisów w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz dotrzymywania warunków tej umowy.

Zgodnie z KSR, efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów, m.in. poprzez dostęp on line, raportowanie okresowe lub na żądanie. Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (z zastrzeżeniem zasad określonych w ustawie o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz wymogów, jakie powinien spełniać podmiot zajmujący się usługowym prowadzeniem ksiąg) oraz informację dotyczącą posiadania ważnych polis ubezpieczenia OC.