Regularnie uaktualniając dane o stanie majątku na podstawie inwentaryzacji można zapewnić lepszy obraz ubytków określonego typu zapasów w jednostce. Częstsze badanie daje solidną podstawę do podjęcia decyzji, czy należy wprowadzić nowe zabezpieczenia w całej organizacji, czy też poszukać alternatywnych środków zaradczych. Do korzyści płynących ze stosowania inwentaryzacji ciągłej można zaliczyć: precyzyjny pomiar ubytków określonej grupy produktów, określenie konkretnych problemów w obrębie wybranej grupy produktów oraz godne zaufania raporty, na podstawie których można podejmować decyzje. Nie bez znaczenia jest także potwierdzenie skuteczności wprowadzonych zabezpieczeń i zachęta do rozszerzenia ich zakresu.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji, także ciągłej, należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a różnice między stanem rzeczywistym ustalonym w trakcie spisu a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Ujawnione niedobory lub nadwyżki księguje się na podstawie zestawień zbiorczych, zestawień różnic inwentaryzacyjnych itp. Obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych następuje w ustalonym porządku:

a) przekazywanie arkuszy spisów z natury i innych materiałów z inwentaryzacji (sprawdzenie, oświadczenia itp.) przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonemu stałemu członkowi komisji inwentaryzacyjnej,

b) przekazywanie kierownikowi jednostki przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym arkuszy inwentaryzacyjnych,

c) wycena spisów, ustalenia różnic inwentaryzacyjnych i przekazanie komisji inwentaryzacyjnej zestawień różnic inwentaryzacyjnych,

d) powiadomienie o stwierdzonych różnicach osób materialnie odpowiedzialnych i złożenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby,

e) opracowanie protokółu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych przez komisję i przedłożenie do akceptacji,

h) ujęcie w księgach wyników rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (nie później jednak niż w ostatnim dniu roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji).

Dokumenty inwentaryzacyjne, zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt. 7 ustawy o rachunkowości, powinny być przechowywane przez pięć lat od przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.

Tomasz Diering, menedżer w dziale rewizji finansowej BDO, biuro w Poznaniu