- Prowadzę działalność gospodarczą – zajmuję się handlem artykułami elektrycznymi. Dochód ustalam na podstawie księgi przychodów i rozchodów (nie dzieląc kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami). Zaliczki na podatek dochodowy wpłacam co kwartał. Na początku lipca dotarła do mnie dostawa towarów wraz z fakturą wystawioną 28 czerwca. Czy powinienem uwzględnić ją w rozliczeniach za drugi czy też za trzeci kwartał? – pyta czytelnik.

Artykuł 22 ust. 6b ustawy o PIT określa zasady ujmowania kosztów przez podatnika, który ustala dochód na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym przepisem za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, co do zasady, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Mimo nieprecyzyjnego odwołania zawartego w art. 22 ust. 6b ustawy o PIT organy podatkowe potwierdzają, że zawarta w tym przepisie zasada dotyczy wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Tak wynika m.in. z interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 15 maja 2012 r. (IBPBI/1/415-190/12/BK).

Warto pamiętać, że rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.) zawiera odrębne przepisy regulujące zasady ewidencjonowania m.in. towarów handlowych. Zgodnie z § 16 ust. 1 tego rozporządzenia otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych oraz towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła.

Ustęp 2 tego artykułu stanowi, że jeśli materiał lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, to należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego). W opisie tym należy podać:

- imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,

- ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego).

Opis musi być potwierdzony datą i podpisem osoby, która przyjęła dostawę. Należy również dokonać zapisu w księdze na podstawie tego opisu. Powinien on być przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.

W myśl § 16 ust. 3 rozporządzenia, jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, to opis, o którym mowa w ust. 2, dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.

Podatnik może nie sporządzać opisu, o którym mowa w ust. 2, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, ale tylko, gdy spełnia ona wymogi określone dla opisu (§ 16 ust. 4 rozporządzenia).

Należy również pamiętać, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o PIT. Takie zasady wynikają z § 17 rozporządzenia (nie dotyczą one sytuacji, gdy księga przychodów i rozchodów jest prowadzona przez biuro rachunkowe, ponadto uproszczenia przewidziano również przy księgowaniu raportów z kas fiskalnych).

Zasady ewidencji powodują, że faktura, o którą pyta czytelnik, może zostać ujęta po zaewidencjonowaniu przez niego niektórych dokumentów z lipca. Taki brak chronologii warto wyjaśnić w kolumnie 16 księgi przychodów i rozchodów zatytułowanej „Uwagi". Na takie rozwiązanie wskazuje dotycząca sytuacji podobnej, jak przedstawiona w pytaniu, interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 grudnia 2012 r. (ITPB1/415- -1005/11/DP).

Izba wyjaśniła, że „w przedstawionym stanie faktycznym zapisu dotyczącego otrzymania towarów handlowych należy dokonać w podatkowej księdze przychodów i roz- chodów w dniu otrzymania towarów oraz faktury. Przy czym w kolumnie 2 prowadzonej księgi przychodów i rozchodów jako datę zdarzenia gospodarczego należy wpisać datę wystawienia faktury. Natomiast w kolumnie 16 »uwagi« można wówczas wpisać adnotację wyjaśniającą przyczynę braku chronologii w księdze związaną z późniejszym otrzymaniem faktury, a tym samym ujęciem danej faktury w księdze".

W interpretacji tej organ podatkowy podkreślił, że „za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przyjmuje się dzień wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w księgach. Dlatego też wydatki poniesione na zakup towarów będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura, a nie w miesiącu, w którym dostarczono towar i dokonano zapisu w księdze".

Taki sposób postępowania za prawidłowy uznała również Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 16 września 2011 r. (IPTPB1/415-105/11-2/ASZ). Wyjaśniła ona: „w sytuacji kiedy faktura dokumentująca nabycie towaru handlowego została wystawiona przed dostawą towaru (np. w miesiącu poprzedzającym dostawę), to w kolumnie 2 podatkowej księgi przychodów i rozchodów »Data zdarzenia gospodarczego« należy wpisać datę wystawienia faktury. Data wystawienia faktury jest datą poniesienia kosztu uzyskania przychodu".

—Konrad Piłat doradca podatkowy w kancelarii KNDP Kolibski Nikończyk Dec & Partnerzy