Polski podatnik nie jest ograniczony w wyborze miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych. Może być ono położone zarówno na terenie RP, jak i za granicą. Dopuszcza to obowiązująca od 10 kwietnia 2010 r. nowelizacja ustawy o rachunkowości (art. 11 i art. 11 a). Podejmując decyzję, iż dokumentacja będzie przechowywana np. w Berlinie czy Madrycie, przedsiębiorca musi powiadomić o tym właściwe organy podatkowe w Polsce na formularzu NIP-2.
Należy pamiętać, że czynności kontrolne mogą być prowadzone zarówno w siedzibie przedsiębiorcy, jak i w miejscach związanych z prowadzoną działalnością
(art. 285a i 285b ordynacji podatkowej). Decyduje o tym de facto organ kontrolujący. Warto dodać, iż wyjątkowo kontrola może być prowadzona w innym miejscu, gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą firmy, ale tylko na terenie Polski (np. w biurze rachunkowym lub u doradcy podatkowego).
Jeżeli księgi podatkowe są przechowywane za granicą, organ kontrolujący ma kilka możliwości. Ma prawo zarządzić przeprowadzenie czynności sprawdzających w miejscu, w którym znajdują się księgi. W praktyce wydaje się to jednak mało prawdopodobne. Może także żądać od spółki, aby zapewniła dostęp do ksiąg w swojej siedzibie na terenie Polski. Wreszcie, za zgodą spółki, czynności te mogą zostać przeprowadzone także w siedzibie organu podatkowego.
Jeżeli więc podatnik podejmie decyzję o przechowywaniu dokumentacji za granicą, to i tak w trakcie ewentualnej kontroli podatkowej będzie zobowiązany dostarczyć wszystkie dokumenty do swojej siedziby lub innego miejsca na terenie Polski (uzgodnionego wcześniej z kontrolującymi).
Z punktu widzenia interesów podatnika istotne jest wyznaczenie w Polsce osoby, która o korespondencji przychodzącej od organów podatkowych lub innych urzędów państwowych będzie na bieżąco informować zarówno zarząd spółki, jak i służby zajmujące się księgowością za granicą.
Autor jest prawnikiem w kancelarii WKB Wierciński Kwieciński Baehr
