Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego łączy się z zamknięciem ksiąg rachunkowych. Polega to na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania w nich zapisów (art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

W praktyce występują zdarzenia dotyczące roku obrotowego, którego księgi rachunkowe zostały zamknięte.

Sposób ujęcia takich zdarzeń ujawnionych po dniu bilansowym (po sporządzeniu sprawozdania finansowego) został uregulowany w art. 54 ustawy o rachunkowości. Zależy on m.in. od tego, czy sprawozdanie za analizowany okres zostało już zatwierdzone, czy  nie.

Przed zatwierdzeniem

Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają na nie istotny wpływ  lub powodują, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, to powinna odpowiednio zmienić (skorygować) to sprawozdanie.

W tym celu zobowiązana jest dokonać odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Musi też powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał (jeżeli sprawozdanie podlegało weryfikacji przez audytora).

Jeżeli zdarzenia, które wystąpiły po dniu bilansowym, a przed jego zatwierdzeniem, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.

Gdy wspólnicy przyjęli sprawozdanie

Firmy często mają wątpliwości, jak ująć w księgach rachunkowych skutki kontroli podatkowej dotyczącej lat obrotowych, za których sprawozdania zostały już zatwierdzone. Wtedy należy zastosować art.  54 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Oznacza to, że skutki zdarzeń jednostka ujmuje w księgach roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała.

Jednocześnie ust. 3 tego przepisu mówi, że jeśli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako „zysk (strata) z lat ubiegłych” (jest to tzw. błąd podstawowy).

Z punktu widzenia sposobu ujęcia „zdarzeń po dniu bilansowym” w księgach bieżącego roku obrotowego należy podzielić je na dwie grupy:

- nieistotne, których skutki ujmowane są w wyniku finansowym bieżącego roku obrotowego (w którym otrzymano informację),

- istotne, których skutki ujmowane są w kapitale własnym w pozycji „zysk/strata z lat ubiegłych”.

Błąd istotny

W kapitale własnym ujmowane są błędy popełnione w roku lub w latach poprzednich, w konsekwencji których sprawozdania finansowe sporządzone za te lata nie przedstawiają rzetelnie i jasno sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Przykładem może być niedokonanie odpisu aktualizującego należności, gdy taki obowiązek wynika z ustawy o rachunkowości, czy też konieczność zaksięgowania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego za lata ubiegłe w wyniku kontroli organu skarbowego.

Należy pamiętać, aby informację o rodzaju zdarzenia uznanego za błąd podstawowy umieścić w informacji dodatkowej w części „Dodatkowe informacje i objaśnienia” w pozycji zawierającej informacje o znaczących zdarzeniach dotyczących lat ubiegłych ujętych w sprawozdaniu finansowym roku obrotowego.

Komentuje:

Hanna Kozłowska, doradca podatkowy, biegły rewident w KDA Kancelarii Doradców i Audytorów w Poznaniu

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego sposób poprawienia odkrytych nieprawidłowości zależy od jego rodzaju.

Inaczej skorygujemy błąd, który jednostka uzna za istotny, a inaczej taki, który nie wpływa w znaczący sposób na sprawozdanie finansowe oraz zaprezentowane w nim informacje. W tym pierwszym wypadku skutki ujmowane są w kapitale własnym w pozycji „zysk/strata z lat ubiegłych”.

Jeżeli natomiast ujawnione nieprawidłowości nie zostały przez jednostkę uznane za błąd podstawowy, ale wpływają one na wynik finansowy, to należy zaksięgować je na konto „pozostałe przychody operacyjne” lub „pozostałe koszty operacyjne”.

Księgowania te mają miejsce w księgach bieżącego okresu sprawozdawczego. Ostateczna ocena ujawnionych błędów należy do kierownika jednostki. Bierze on pod uwagę m.in. udział  nieprawidłowości w sumie bilansowej. W taki sposób należy także traktować skutki kontroli podatkowych.

Zobacz serwisy:

Księgowość » Księgi i sprawozdania » Odpowiedzialność za księgi rachunkowe

Księgi i sprawozdania » Sprawozdania finansowe