Zamknięcie ksiąg składa się z kilku podstawowych etapów. Są to czynności wstępne – przygotowawcze, przedbilansowe, bilansowe oraz pobilansowe.

Do pierwszej grupy należy zaliczyć przede wszystkim skompletowanie wiążących przepisów i innych materiałów interpretacyjnych (opracowań, komentarzy, poradników itp.). Następnie trzeba wskazać na potrzebę weryfikacji metod wyceny aktywów i pasywów oraz metod ustalania wyniku finansowego. Weryfikacji powinien podlegać również zakładowy plan kont i system informatyczny oraz system ochrony danych i ich zbiorów.

Do drugiej grupy czynności należy zaliczyć wtórną kontrolę zaksięgowanych dowodów oraz sprawdzenie poprawności dekretacji na dowodach i poprawności księgowań. Następnie do tej grupy trzeba zaliczyć dokonanie analizy kont pod kątem obrotów i sald, przeprowadzenie inwentaryzacji rocznej aktywów i pasywów, uzgodnienie i potwierdzenie sald z dłużnikami i wierzycielami jednostki oraz dokonanie rozliczeń poinwentaryzacyjnych z wyceną i ustaleniem różnic. Do tej grupy należą też zaksięgowane różnice inwentaryzacyjne oraz wszelkie korekty ustalone w czasie czynności przedbilansowych.

[srodtytul]Zestawienie obrotów i sald[/srodtytul]

Do czynności bilansowych zaliczamy sporządzenie zestawienia obrotów i sald, przeprowadzenie bilansowej wyceny aktywów i pasywów, dokonanie uzgodnień między syntetyką i analityką, wprowadzenie do ksiąg ostatnich korekt i przeksięgowań bilansowych. Następnie niezbędne jest ponowne sporządzenie zestawienia obrotów i sald po ostatnich księgowaniach oraz wstępne zamkniecie ksiąg rachunkowych. Zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego na podstawie zapisów na kontach księgi głównej.

Zestawienie takie powinno zawierać:

- symbole lub nazwy kont,

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Salda wynikające z zestawienia służą do sporządzania bilansu na koniec roku obrotowego, tzw. bilansu zamknięcia, a jednocześnie stanowią stany początkowe aktywów i pasywów będące podstawą otwarcia ksiąg rachunkowych na początek następnego roku obrotowego, tzw. bilans otwarcia.

[srodtytul]Inne czynności[/srodtytul]

Kolejną czynnością jest sporządzenie tzw. roboczej wersji rachunku zysków i strat oraz roboczej wersji bilansu. Kolejne czynności to przygotowanie wszystkich załączników do bilansu rocznego oraz sporządzenie pozostałych części sprawozdania finansowego w wersji roboczej. Następnie należy dokonać weryfikacji sprawdzającej robocze wersje arkuszy sprawozdawczych, po czym pozostaje sporządzenie oficjalnej wersji ostatecznej sprawozdania finansowego.

[b]Czynności pobilansowe obejmują udostępnienie sprawozdania finansowego wraz z załącznikami biegłemu rewidentowi w celu badania (dotyczy jednostek, które podlegają temu obowiązkowi)[/b] oraz zapoznanie się z jego opinią i raportem i sporządzenie syntetycznej informacji dla zarządu firmy. Następnym krokiem jest przygotowanie analizy ekonomiczno-finansowej za rok sprawozdawczy i jej przedłożenie zarządowi firmy. Kolejną czynnością pobilansową jest przedłożenie sprawozdania finansowego do zatwierdzenia, zatwierdzenie i ogłoszenie sprawozdania oraz ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych.

[srodtytul]Błędy w ewidencji[/srodtytul]

Niezwykle ważne jest zweryfikowanie poprawności zapisów ewidencyjnych. [b]Aby wykryć błędy związane ze złą kwalifikacją operacji gospodarczych na konta księgowe, należy przeanalizować księgowania na kontach analitycznych i sprawdzić, czy są one zgodne z treścią operacji gospodarczych. [/b]Należy również skontrolować, czy salda kont występują po poprawnych stronach, tzn.:

- salda końcowe kont aktywnych po stronie Wn,

- salda końcowe kont pasywnych po stronie Ma,

- salda końcowe kont kosztów po stronie Wn,

- salda końcowe kont przychodów po stronie Ma.

Trzeba też sprawdzić zapisy dokonane po stronie Ma kont kosztowych oraz po stronie Wn kont przychodów. Zapisy te powinny dokumentować jedynie operacje gospodarcze stanowiące wyraźną korektę kosztów bądź przychodów.

[srodtytul]Realne aktywa i kompletne pasywa[/srodtytul]

Bilans przedstawia w układzie określonym w załączniku nr 1 do ustawy aktywa i pasywa jednostki, czyli majątek jednostki i źródła jego finansowania. Aktywa dzielą się na dwie grupy – trwałe i obrotowe, pasywa odpowiednio na kapitał /fundusz własny oraz zobowiązania i rezerwy na zobowiązania. W bilansie aktywa powinny być realne (niezawyżone), a pasywa kompletne (niezaniżone).

W sytuacji gdy zagrożona jest kontynuacja działalności, wycena aktywów jednostki następuje po cenach sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych jednak od cen ich nabycia lub kosztów wytworzenia, pomniejszonych o odpisy umorzeniowe i odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. W takim przypadku jednostka jest również obowiązana utworzyć rezerwę na przewidywane dodatkowe koszty i straty spowodowane zaniechaniem lub utratą zdolności do kontynuowania działalności. Informacja o kontynuowaniu (bądź zagrożeniu) działalności przez jednostkę powinna być zawarta we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego.

[srodtytul]Kilka ważnych zasad[/srodtytul]

Sporządzając bilans, należy pamiętać o kilku zasadach, które należy wziąć pod uwagę, aby sporządzony był on rzetelnie. Są to: zasada równowagi bilansowej, zasada dnia bilansowego, zasada segregacji, zasada ciągłości, zasada kompletności i zasady formalne.

Wszystkie te [b]zasady wymagają, aby ogólna kwota aktywów była zawsze równa łącznej sumie pasywów, bilans zawsze musi być sporządzany na określony dzień bilansowy, [/b]elementy majątku powinny być zakwalifikowane do właściwej grupy i podgrupy bilansu. Przy kwalifikowaniu należy mieć na uwadze, że aktywa ujmuje się według rosnącego stopnia płynności, natomiast pasywa według rosnącego stopnia wymagalności. Bilans zamknięcia minionego okresu jest bilansem otwarcia okresu następnego. W bilansie należy ująć wszystkie składniki majątku i źródła jego finansowania nawet wtedy, gdy po sporządzeniu bilansu a przed jego zatwierdzeniem jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na bilans.

Z kolei zasady formalne określają wzór informacyjny, stopień szczegółowości bilansu i jego zgodność ze stanem faktycznym. Należy pamiętać, że przedstawione w bilansie informacje wymagają uzupełnienia i uszczegółowienia w informacji dodatkowej. Bilans może być przez jednostkę sporządzony ze szczegółowością większą niż określona w załączniku nr 1 do ustawy, jeżeli istnieje taka potrzeba, która wynika np. ze specyfiki danej jednostki.

Jednostki, które nie mają obowiązku badania sprawozdania finansowego, mogą stosować następujące uproszczenia:

- kwalifikować umowy leasingu według prawa podatkowego,

- nie naliczać aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego,

- nie stosować wymogów rozporządzenia w zakresie instrumentów finansowych.

Ponadto w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości: KSR nr 1 Rachunek przepływów pieniężnych, KSR nr 2 Podatek dochodowy, KSR nr 3 Niezakończone usługi budowlane, KSR nr 4 Utrata wartości aktywów, KSR nr 5 Leasing, najem, dzierżawa.

[srodtytul]Kiedy uproszczone[/srodtytul]

Mniejsze jednostki mają ustawowe prawo do uproszczonej formy prezentacji danych. Uproszczenie to polega na wykazywaniu danych oznaczonych we wzorach sprawozdawczych dużymi literami i cyframi rzymskimi. Prawo do takiej prezentacji danych mają jednostki, które za rok sprawozdawczy i za rok poprzedzający nie osiągnęły dwóch z trzech następujących wielkości:

- średnioroczne zatrudnienie 50 osób,

- suma aktywów na koniec roku obrotowego stanowiąca równowartość w złotych 2 mln euro (kurs z 31 grudnia 2007 r. i 31 grudnia 2008 r.),

- przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiących równowartość w złotych 4 mln euro (kurs z 31 grudnia 2007 r. i 31 grudnia 2008 r.).

Jeżeli informacje dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego nie wystąpiły w jednostce zarówno w roku obrotowym, jak i za rok poprzedzający, pozycje te się pomija. Ustawa o rachunkowości dopuszcza prezentację danych w sprawozdaniu finansowym w tysiącach złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki.

[ramka][b]GPP>uwaga [/b]

Wszczęcie postępowania naprawczego albo upadłościowego z możliwością zawarcia układu lub zmiana formy prawnej jednostki nie stanowią przeszkody do uznania, że działalność będzie kontynuowana.[/ramka]

[ramka][b]Czego nie może zabraknąć[/b]

[b]Bilans zawiera następujące elementy:[/b]

- nazwę i rodzaj jednostki gospodarczej, dla której jest sporządzany,

- określenie momentu bilansowego, na który jest sporządzany – daty,

- wyszczególnienie składników majątku i ich wartości z zachowaniem określonej w ustawie o rachunkowości kolejności i z określonym stopniem szczegółowości,

- wyszczególnienie źródeł finansowania majątku i jego wartości,

- sumy cząstkowe poszczególnych grup składników majątku i źródła ich finansowania,

- sumy ogólne aktywów i pasywów,

- podpisy osób sporządzających oraz kierownika jednostki. [/ramka]