Zamknięcie ksiąg to konieczność sporządzenia sprawozdania finansowego. To, czy będzie to proces łatwy, czy trudny, zależy od wielu czynników, m.in. od stopnia zorganizowania systemu rachunkowości, organizacji systemów kontroli wewnętrznej.

[b]Bilans to element sprawozdania finansowego obok rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej oraz rachunku przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym [/b]w przypadku niektórych jednostek. Jednak potocznie często używa się pojęcia bilans do określenia całego sprawozdania finansowego. Zestawienie zmian w kapitale/funduszu własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych sporządzają jednostki zobowiązane do badania sprawozdań finansowych.

Spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe do bilansu powinny dołączyć sprawozdanie z działalności za okres nim objęty.

[b]Od 1 stycznia 2009 r. obowiązuje część zmian wynikających z [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=267129]ustawy z 18 marca 2008 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (DzU nr 63, poz. 393)[/link]. Niektóre regulacje dotyczą już sprawozdania finansowego za 2008 r.,tj.: zmiana definicji członka organu jednostki, definicji kierownika jednostki, odpowiedzialności osobowej za sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności oraz rozszerzenie zakresu informacji.[/b]

[srodtytul]Nowe dane w informacji dodatkowej[/srodtytul]

Wprowadzono konieczność wykazania nowych danych w informacji dodatkowej, a konkretnie w dodatkowych informacjach i objaśnieniach (ust. 4 pkt 1, 2 i 6 dodatkowych informacji i objaśnień). W tej części sprawozdania należy zawrzeć informacje o charakterze i celu gospodarczym zawartych przez jednostkę umów nieuwzględnionych w bilansie w zakresie niezbędnym do oceny ich wpływu na sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy.

Ponadto należy ujawnić istotne transakcje z podmiotami powiązanymi wraz z ich kwotami i informacje określające charakter tych powiązań, w przypadku gdy transakcje nie zostały przeprowadzone na warunkach rynkowych. Informacje dotyczące poszczególnych transakcji mogą być zgrupowane według ich rodzaju (z pewnymi jednak wyjątkami).

[ramka][b]Uwaga[/b]

Począwszy od sprawozdania finansowego za rok obrotowy rozpoczynający się po 1 stycznia 2009 r., obowiązywał będzie wymóg zgodności sprawozdania finansowego z zasadami (polityką) rachunkowości.[/ramka]

W dodatkowych informacjach i objaśnieniach za 2008 r. jednostka ma także obowiązek zawrzeć informację o wynagrodzeniu biegłego rewidenta lub podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, wypłaconym lub należnym za rok obrotowy – odrębnie za obowiązkowe badanie rocznego sprawozdania finansowego, inne usługi poświadczające, usługi doradztwa podatkowego oraz pozostałe usługi.

[srodtytul]Co musimy wpisać[/srodtytul]

Poszerzony został zakres danych, które zawierać powinno sprawozdanie z działalności. Powinno ono obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. W sprawozdaniu z działalności za 2008 r. trzeba dodatkowo wskazać informację o stosowaniu zasad ładu korporacyjnego w przypadku jednostek, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na jednym z rynków regulowanych Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

[srodtytul]Harmonogram czynności[/srodtytul]

Czynności związane ze sprawozdaniem finansowym, które jednostka powinna już mieć za sobą, to [b]inwentaryzacja aktywów i pasywów oraz podpisanie umowy z biegłym rewidentem o badanie sprawozdania finansowego. [/b]Inwentaryzację sporządza według harmonogramu ustalonego przez kierownika jednostki z zachowaniem częstotliwości określonej w art. 26 ustawy o rachunkowości. Na dzień bilansowy powinna być przeprowadzona inwentaryzacja: aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych zaliczanych w koszty w momencie zakupu lub wytworzenia.

Umowa z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych podpisana powinna być najpóźniej do 31 grudnia 2008 r. Warto jeszcze przypomnieć, że na jednostkach ciążył obowiązek ustalenia do końca roku średniorocznego zatrudnienia, obliczenia rocznej wysokości zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i dokonanie przelewu wyrównawczego na rachunek bankowy (albo z rachunku ZFŚS), rozliczenia delegacji służbowych oraz pobranych przez pracowników zaliczek.

Kolejne obowiązki to [b]sporządzenie zestawienia obrotów i sald za 2008 r. – nie później niż trzy miesiące po dniu bilansowym, tj. do 31 marca 2009 r. oraz sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego – nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 31 marca 2009 r.[/b] (skonsolidowanego sprawozdania do 30 czerwca 2009 r.).

Na rozliczenie się z urzędem skarbowym – sporządzenie rocznych deklaracji i przekazanie ich do właściwych miejscowo urzędów skarbowych – jednostki sporządzające CIT mają czas do 31 marca 2009 r., a jednostki opodatkowane PIT – do 30 kwietnia 2009 r.

[srodtytul]Obowiązki po sporządzeniu [/srodtytul]

Badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta powinno nastąpić w pierwszym półroczu 2009 r. (skonsolidowanego sprawozdania do 31 sierpnia 2009 r.). Jednostki powinny udostępnić sprawozdanie finansowe udziałowcom, akcjonariuszom, członkom spółdzielni wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta, o ile sprawozdanie podlega badaniu – najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem. Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego musi nastąpić nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2009 r. (sprawozdania skonsolidowanego – dziewięć miesięcy, tj. do 30 września 2009 r.).

W ciągu 15 dni od terminu zatwierdzenia – a jeśli sprawozdania nie zatwierdzono w obowiązującym terminie – w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia – trzeba złożyć sprawozdanie, opinię i odpis uchwały zatwierdzającej sprawozdanie w sądzie rejestrowym. W ciągu 15 dni od zatwierdzenia następuje również przesłanie sprawozdania do publikacji w Monitorze Polskim B (Monitorze Spółdzielczym) i ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych.

[srodtytul]Najważniejszy rzetelny obraz[/srodtytul]

Nadrzędną zasadą rachunkowości jest zasada wiarygodności. Nakazuje ona jednostkom stosować przyjęte zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Oznacza to, że dane wynikające z ksiąg rachunkowych mają zgodnie ze stanem rzeczywistym odzwierciedlać informacje służące za podstawę sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Stan księgowy wynikający z ksiąg rachunkowych musi być zgodny ze stanem faktycznym. Do tego celu służy m.in. wspomniana wcześniej inwentaryzacja. Stan wynikający z ewidencji księgowej stanowiący podstawę do sporządzenia sprawozdania finansowego można uznać za prawdziwy po potwierdzeniu stanu aktywów i pasywów oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic (niedoborów i nadwyżek).

[srodtytul]Ostrożna wycena [/srodtytul]

Składniki aktywów i pasywów wyceniać należy na dzień bilansowy, stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie lub wytworzenie koszty, z zachowaniem zasady ostrożności. W sprawozdaniu należy uwzględnić:

- odpisy aktualizujące, wynikające ze zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej aktywów;

- rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń;

- pozostałe koszty i przychody operacyjne (niewątpliwe) oraz straty i zyski nadzwyczajne.

Oceny zdarzeń mających wpływ na ostrożną wycenę dokonuje się według wiedzy na dzień faktycznego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny w sprawozdaniu (a także w księgach) należy uwzględnić te zdarzenia, które zostaną ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.

[ramka][b]GPP>przypomina[/b]

[b]W praktyce ważniejsza od formy jest treść[/b]

[b]Sprawozdanie powinno być sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, tj. zgodnie z ustawą o rachunkowości i przyjętymi przez jednostkę zasadami (polityką) rachunkowości. [/b]

Zdarzenia należy ująć w księgach rachunkowych i wykazać w sprawozdaniu finansowym zgodnie z zasadą przewagi treści nad formą, czyli zgodnie z treścią ekonomiczną tych zdarzeń.Stosując zasadę przewagi treści nad formą, w aktywach jednostki wykazuje się także aktywa kontrolowane przez jednostkę, mimo że nie jest ona ich właścicielem. Skutkuje to u części jednostek odmienną podatkowo i bilansowo kwalifikacją w księgach rachunkowych niektórych umów najmu, dzierżawy i leasingu.

Uwzględnić należy także zasadę indywidualnej wyceny. Wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych, ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

Przy stosowaniu zasad rachunkowości, zwłaszcza przy wycenie aktywów i pasywów oraz ustalaniu wyniku finansowego, przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. Kierownik jednostki musi zatem ustalić zdolność jednostki do kontynuowania działalności, uwzględniając wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego. Jest to tzw. zasada kontynuacji. [/ramka]